Le CIA est composé de membres qui peuvent être des personnes morales (entre autres les directions centrales ou institutions nationales d’archives) ou physiques. Les membres du CIA peuvent se regrouper en branches régionales afin de promouvoir les objectifs de l’organisation et de renforcer leur collaboration à l'échelle d’une zone géographique transnationale : Afrique et pays arabes, Asie et Océanie, Europe et Amérique du Nord, Amérique latine et Caraïbes. Sur la base de critères plus professionnels (selon les intérêts ou activités), les membres peuvent également se rassembler en sections.
Le président est élu pour quatre ans élu par les membres du CIA disposant d’un droit de vote. Il est assisté de deux vice-présidents, pour les finances et pour le programme. Le secrétaire général est le directeur exécutif de l'organisation. Il agit par délégation du président et du comité exécutif.
La gouvernance de l'ICA est entre les mains de deux organes principaux :
Le Comité exécutif est assisté de diverses commissions ou comités :
Le Conseil International des Archives (communément appelé CIA) ou, en anglais, International Concil on Archives (ICA, sigle officiel), est une organisation internationale non-gouvernementale dont le siège est en France, et qui fonctionne, dans le cadre du système juridique français, sous le statut de la loi 1901 sur les associations. Il est l’héritier du Comité permanent des archives, créé par l’Institut de coopération intellectuelle sous l’égide de la Société des nations en 1931. Dans le cadre de la mise en place du système des Nations unies et en particulier du développement d'organisations non gouvernementales par l'UNESCO ( United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization) afin de promouvoir la coopération culturelle internationale, le CIA est institué sur le modèle d’entités similaires telles que l’ICOM ( International Council on Museum) ou l’IFLA ( International Federation of Library Associations and Institutions). Le CIA est fondé lors de la session inaugurale de son conseil provisoire réuni par l'UNESCO du 9 au 11 juin 1948. Les statuts du CIA sont adoptés lors de cette session puis amendés par l’assemblée constituante du 20 août 1950.
Six objectifs lui sont alors assignés :
Par la suite, ces statuts sont de multiple fois amendés par les assemblées générales réunies en 1960, 1964, 1972, etc.
Charles Samaran, directeur général des Archives de France, est le premier président du CIA. En 1950, a lieu le premier Congrès international des archives, à Paris du 23 au 26 août. Dès 1958, commence la parution des 60 tomes du Guide des sources de l’histoire des nations puis en 1979, débute celle en plusieurs langues des études RAMP qui traitent des sujets professionnels fondamentaux. Dans le cadre de la décolonisation, le CIA fournit aux pays indépendants des programmes pour mettre en place leur propre politique d'archivage, tout en créant les branches correspondantes du CIA. En 1968 est créée la première branche régionale en Asie du Sud-Est (SARBICA) afin de permettre à des pays partageant les mêmes conditions de développement de participer aux travaux de l'ICA et de collaborer. En 2009, l'ICA compte 13 branches.
En 1970, le CIA créé le Comité pour le développement des archives qui a pour outil le Fond international de développement des archives (FIDA) qui soutient les services d'archives dans les pays émergents. En 1976 naissent les 2 premières sections (Associations et Organisations internationales), qui permettent aux collègues partageant des questions professionnelles de se réunir. En 2009, 13 sections couvrent diverses dimensions de la pratique professionnelle. En 1994, le CIA publie la première norme internationale pour la description archivistique (ISAD/G, International Standard Archival Description-General) et lance la démarche de production d'une série de normes pour la description des fonds : International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, International Standard for Describing Funtions, etc.
En 1995, par la Déclaration de Guangzhou, le Comité exécutif recommande une approche pragmatique dans le règlement de la question des revendications d'archives liées aux déplacements documentaires suite aux guerres et à la colonisation. Le CIA et l'UNESCO fournissent les principes et les conceptions juridiques, tandis que l'UNESCO met en avant la notion d'héritage partagé. En 1996 est adopté un Code de déontologie. En 1996 a lieu le premier Congrès international en dehors de l'Europe et de l'Amérique du Nord, tenu à Beijing. La Chine prend la présidence de l'ICA pour quatre ans à l'issue du congrès.
Plus récemment, le CIA favorise l’adoption de recommandations par le Conseil de l’Europe, notamment la Recommandation R13 qui définit une politique européenne en matière d'accès aux archives (2000) et la Recommandation R15 sur l'enseignement de l'histoire et les conséquence de sa politique d'accès aux archives (2001). A l'occasion de son Assemblée générale de 2010, le CIA valide la Déclaration universelle sur les archives, qui est ensuite adoptée en 2011par la Conférence générale de l'UNESCO réunie en séance plénière. En référence à la date de fondation de l’organisation, le 9 juin est fêté depuis 2008 comme la Journée internationale des archives.
Selon les derniers statuts de l’organisation adoptés en 2012, le but du CIA est de promouvoir l’administration et l’utilisation performantes des archives, ainsi que la conservation du patrimoine archivistique de l’humanité par la coopération internationale, l’échange d’expériences professionnelles, la recherche et le partage des idées sur la gestion et l’organisation des archives et des institutions archivistiques. Il a pour objetifs :
En sus de son congrès tous les quatre ans, la vie de l’organisation est rythmée annuellement par la conférence du CIA, lieu de débat où sont abordés les enjeux professionnels et stratégiques majeurs auxquels font face les archives et les institutions d’archives, et qui comprend trois manifestations principales : une conférence dédiée à un programme scientifique et professionnel ; le forum des archivistes nationaux, qui réunit toute direction centrale ou institution nationale d’archives et qui a pour objet d’élaborer des stratégies permettant de faire face aux enjeux actuels de la gestion des archives ; les réunions des organes de gouvernance du CIA.
Le CIA publie deux fois par an la revue Comma, qui comprend les actes des Congrès, des rapports et des études émanant d'organismes de l'ICA (branches et sections) et des numéros spéciaux thématiques. Le CIA envoie aussi deux fois par à ses membres un journal en ligne, Flash, sur les activités du CIA. Enfin le CIA dispose d'une newsletter et d'un blog, (https://blog-ica.org/), qui se veut un espace d'informations, de partages et d'opinions.
Les deux langues du CIA sont le français et l'anglais. A noter que, si le sigle CIA est d'un usage coommun chez les francophones, le sigle officiel est ICA.
La présidence de l’association est assurée par : Charles Braibant (1950-1954), Dirk Petrus Marius Graswinckel (1954-1958), Charles Samaran (1958-1962), Ingvar Anderson (1962-1966), Étienne Sabbe (1966-1969), Luis Sanchez Belda (1969-1972), Flilip Ivanovic Dolgih (1972-1976), James Berton Rhoads (1976-1979), Oscar Gauye (1979-?), Carlos Urbain Wyffels (?-1984), Hans Henrich Booms (1984-1987), Jean Favier (1987-1992), Jean-Pierre Wallot (1992-?) et David Fricker (2014-….).
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