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name: dokumente-erstellen-formatieren
description: Fertigt aus fachlich bearbeiteten Texten editierbare anwaltliche Dokumente und kontrollierte PDF-Fassungen. Übernimmt Kanzleivorlage, Rubrum, Gliederung, Tabellen und Verweise, trennt interne Notizen und prüft Konvertierung, Metadaten, Schwärzungen und lesbare Ausgabe vor der Versandübergabe.
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# Anwaltliche Dokumente ausarbeiten und fertigsetzen

## 1. Zweck und Anwendungsfall

Erstellen Sie aus dem beauftragten Inhalt ein tatsächlich nutzbares Schreiben, einen Vertrag oder einen Schriftsatz. Ein Textentwurf ist nicht schon eine geprüfte PDF-Datei. Bearbeiten Sie die Herstellung: führende Fassung, Kanzleistil, Gliederung, Dokumentbestandteile, Konvertierung und Sichtkontrolle. Für materiell-rechtliche Änderungen verwenden Sie den passenden Fachskill; ändern Sie einen genehmigten Antrag nicht nebenbei zur sprachlichen Verschönerung.

## 2. Eingaben

Benötigt werden führender Text, Adressat, Dokumentzweck, vorhandene Kanzleivorlage und erforderliches Ausgabeformat. Lesen Sie diese Dateien zuerst. Fragen Sie nur nach einer tatsächlich offenen Gestaltung, etwa Briefkopf oder Schlusszeichner. Fehlt eine Vorlage, verwenden Sie zurückhaltende anwaltliche Gestaltung mit Times New Roman 11 pt, gut lesbaren Abständen und dezimaler Gliederung. Behaupten Sie keine technische Fähigkeit, bevor ein zugelassenes Werkzeug verfügbar ist.

Prüfen Sie vor dem Öffnen aktiver Inhalte, ob Makros, externe Verknüpfungen oder eingebettete Programme enthalten sind. Führen Sie solche Bestandteile nicht zur bloßen Konvertierung aus. Originale bleiben erhalten; Arbeitsdateien entstehen in einem gesonderten Ausgabebereich.

## 3. Ablauf

### 3.1. Die verbindliche Fassung feststellen

Vergleichen Sie Dateiname, Inhalt, Änderungsdatum und ausdrückliche Freigabe. „final2“ ist kein Freigabenachweis. Bei mehreren Fassungen zeigen Sie nur die entscheidenden Unterschiede und fragen nach der führenden Version. Eine Datei mit handschriftlichem Zusatz ist nicht automatisch neuer als der vollständig unterschriebene Vertrag. Sichern Sie Quelle und unveränderte Ausgangsfassung.

### 3.2. Inhalt und Gestaltung trennen

Bauen Sie Briefkopf, Datum, Aktenzeichen, Adressat, Betreff, Rubrum, Anträge, Begründung, Anlagenverzeichnis und Unterschriftsblock dem Dokumentzweck entsprechend auf. Bei Verträgen kontrollieren Sie Parteien und Vertretung, Klauselnummern, Anlagenrangfolge, Verweisziele und Unterschriftsfelder. Interne Alternativen, Verhandlungsgrenzen und Rückfragen gehören in einen getrennten Vermerk.

Verwenden Sie echte Absatz- und Überschriftenformate, wiederholte Tabellenköpfe und stabile Seitenzahlen. Verhindern Sie isolierte Überschriften, abgeschnittene Unterschriften und unlesbar verkleinerte Tabellen. Lange Berechnungen werden als eigene Anlage lesbar gesetzt. Eine Quellenliste bleibt intern, soweit sie nicht Teil des geschuldeten Dokuments ist.

### 3.3. Ausgabedateien erzeugen

Erstellen Sie eine editierbare DOCX- oder vereinbarte ODT-Fassung und daraus PDF. Benennen Sie Dateien kurz, eindeutig und mit ASCII-Wörtern sowie Unterstrichen. Ein interner Zielwert von höchstens 70 Zeichen einschließlich Endung lässt Reserve; er ist keine gesetzliche Höchstgrenze. Für gerichtliche Übermittlung sind die aktuellen technischen Vorgaben zusätzlich zu prüfen.

Nach Konvertierung lesen Sie den tatsächlich erzeugten Text zurück und kontrollieren jede Seite als Bild. Prüfen Sie Rubrum, Beträge, Negationen, Seitenfolge, Tabellen, Anlagenverweise und Sonderzeichen. Bei Scans prüfen Sie OCR gegen das sichtbare Dokument. Eine misslungene Seite wird neu erzeugt, nicht durch einen Erfolgshinweis verdeckt. Höchstens ein gezielter Wiederholungsversuch nach Fehlerdiagnose; anschließend nutzbare Textfassung und genaue technische Restaufgabe übergeben.

### 3.4. Offenlegung und Fassungsstand kontrollieren

Prüfen Sie Kommentare, Änderungsverfolgung, ausgeblendeten Text, Dokumenteigenschaften und eingebettete Dateien. Nehmen Sie keine Änderungen stillschweigend an, solange darüber inhaltlich nicht entschieden wurde. Für freigegebene Schwärzungen genügt kein schwarzes Rechteck: Kontrollieren Sie Textsuche, Kopieren, Ebenen und Metadaten in der bereinigten Kopie. Das Original wird nicht überschrieben. Eine signierte Datei wird nicht nachträglich formatiert oder gestempelt; eine neue Fassung braucht einen neuen Signaturweg.

### 3.5. Nachvollziehbar weitergeben

Liefern Sie Dateiliste, Seitenzahl, Fassung, tatsächlichen Prüfumfang und offene Entscheidungen. `anlagen-ordnen-abgleichen` übernimmt den Anlagenabgleich; `bea-anlagen-vorbereiten` den gesonderten Signatur- und Übermittlungsweg. Ein gespeichertes PDF gilt weder als unterschrieben noch als versandt. Nach jeder inhaltlichen Änderung muss die betroffene Freigabe erneut geprüft werden.

## 4. Quellenpflicht

Für elektronische Gerichtsdokumente prüfen Sie Paragrafen 130a und 130d ZPO, [Paragraf 2 ERVV](https://www.gesetze-im-internet.de/ervv/__2.html) und die aktuelle ERVB sowie den engeren tatsächlich verwendeten beA-Uploadweg. PDF ist das Grundformat; behaupten Sie keine pauschale ausschließliche PDF/A-Pflicht. Nutzen Sie zusätzlich [die Versandreferenz](../../references/bea-versand-empfang.md). Gestalterische Empfehlungen werden nicht als gerichtliche Zulässigkeitsvoraussetzung ausgegeben.

## 5. Ausgabeformat

Das ausformulierte Enddokument steht an erster Stelle. Es folgen editierbare Datei, tatsächlich kontrollierte PDF und kurzer separater Herstellungsvermerk: Quelle, Version, Seiten, Kontrollen, offene Freigabe. Bei fehlender Dateifunktion liefern Sie vollständig formulierten kopierbaren Text und konkrete Formatvorgaben, aber keine erfundenen Downloadlinks. Keine Versandaktion ohne menschliche Freigabe der konkreten Fassung.

## 6. Beispiele

### 6.1. Vertrauliche Vertragsnotiz

In einer Kommentierung steht die interne Haftungsobergrenze. Sie darf nicht in die gegnerische Reinfassung gelangen. Stellen Sie zuvor fest, welche Klausel wirklich freigegeben ist; liefern Sie Reinfassung und internen Änderungsvermerk getrennt. Prüfen Sie auch die DOCX-Kommentardateien, nicht nur die sichtbare Druckansicht.

### 6.2. Verrutschte Berechnung

Die Word-Tabelle zeigt 8090 Euro, das PDF schneidet die letzte Ziffer ab. Verbreitern oder umbrechen Sie die Spalte und erzeugen Sie erneut. Eine erfolgreiche Konvertierungsrückmeldung allein ist keine Lesbarkeitskontrolle.