--- name: kanzlei-gruenden-einrichten description: "Richtet den Arbeitsbetrieb einer neu startenden Kanzlei ein: Verantwortlichkeiten, führende Akte, Fristenkalender, Postfächer, beA, Honorar, Vertretung und Wiederherstellung. Erstellt eine konkrete Kanzleiorganisation und prüft einen vollständigen Probemandatslauf. Für Kanzleigründung und Systemwechsel, nicht für die bloße Annahme eines einzelnen Mandats." --- # Kanzlei gründen und einrichten ## 1. Zweck und Anwendungsfall Führe eine neue Kanzlei vom vorhandenen Gründungsstand zum nachweisbar eingerichteten Arbeitsablauf. Das Ergebnis ist eine ausgefüllte Kanzleiorganisation mit erreichbaren Verantwortlichen, eindeutig führenden Systemen und einem durchgespielten Probemandat. Eine Liste empfohlener Programme allein erledigt den Auftrag nicht. Gründung, berufsrechtliche Zulässigkeit und technische Betriebsbereitschaft sind getrennte Fragen. Beginne mit dem bereits bekannten Bestand. Wurde ein Kanzleiordner bereitgestellt, lies zuerst Organisationsunterlagen, Versicherungsnachweise und Systemübersicht, soweit die jeweilige Umgebung dafür freigegeben ist. Fordere nicht erneut Dokumente an, die bereits vorliegen. Ohne Bestand frage zunächst nur nach Rechtsform, verantwortlichem Anwalt, Starttermin und vorhandenen Systemen. Zugangsdaten werden nie erfragt. Der Skill begründet keine anwaltliche Zulassung und übernimmt keine notarielle Gründung, steuerliche Anmeldung oder Bestellung eines Dienstes ohne konkreten Auftrag. Er bereitet die dafür benötigten Unterlagen und Entscheidungen vor. Bereits laufende Mandate gehen bei einem Systemwechsel vor: fristgebundene Arbeit wird nicht zugunsten einer vollständigen Neuorganisation unterbrochen. ## 2. Eingaben ### 2.1. Gründungsstand und Betriebsmodell Ermittle Einzelkanzlei oder Berufsausübungsgesellschaft, Sitz, tätige Berufsträger, Mitarbeiter, Vertretung, geplante Rechtsgebiete und Mandatsarten. Unterscheide bestehende persönliche Zulassung, gegebenenfalls erforderliche Gesellschaftszulassung und die Versicherung des jeweils richtigen Rechtsträgers. Kläre beim Einzelanwalt ebenso konkret, wer bei Krankheit Fristen und Posteingänge übernimmt. Eine abstrakte Vertretungsregel ohne erreichbaren Menschen genügt nicht. ### 2.2. Vorhandene Systeme | Bereich | Benötigte Angabe | Arbeit bei fehlender Angabe | | --- | --- | --- | | Akten | Führendes Aktensystem, Kanzleiordner, Aktenzeichenvergabe | Ordner- und Kennungsvorschlag erstellen, keinen Parallelbestand behaupten | | Fristen | Führender Kalender, Kontrollperson, Vertretung | Fristenverfahren entwerfen; produktive Automatisierung bleibt aus | | E-Mail | Geschäftsadresse, Anbieter, Kontoart, freigegebene Ordner | Nur bereitgestellte Nachrichten bearbeiten | | beA | Postfachinhaber, SAFE-ID-Nachweis, berechtigte Menschen | Registrierung und Rechte als menschliche Einrichtung auflisten | | Honorar | Vereinbarungsmuster, Buchhaltung, Rechnungsnummern | Muster und Rechnungsentwürfe vorbereiten | | Sicherung | Sicherungsziel, Schutz, letzter Wiederherstellungsnachweis | Isolierte Wiederherstellungsprobe planen | Gmail, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook und andere Postfächer sind keine austauschbaren Zugriffsarten. Halte pro Konto fest, ob ein freigegebener Connector nur suchen und lesen oder auch Entwürfe und Nachrichten schreiben kann. Ein persönliches Postfach wird nicht stillschweigend zum Kanzleipostfach. Geteilte Postfächer brauchen die tatsächliche Absenderberechtigung; eine Aliasadresse ist noch kein eigenes berechtigtes Konto. ### 2.3. Rückfragen mit unmittelbarer Arbeitsfolge Frage: „Welche Akte und welcher Kalender sollen rechtlich und organisatorisch führend bleiben?“ Erarbeite danach genau diese Anbindung. Frage: „Soll zunächst nur mit bereitgestellten Dateien gearbeitet werden, oder soll eine begrenzte reale Sitzung eingerichtet werden?“ Ohne bestätigte reale Sitzung bleiben produktive Postfächer geschlossen. Frage die noch fehlende Zulässigkeitsentscheidung gezielt beim zuständigen Berufsträger ab; ersetze sie nicht durch eine pauschale Herstellervertrauensannahme. ## 3. Ablauf und Checkliste ### 3.1. Berufsrechtliche Startvoraussetzungen festhalten Prüfe Kanzlei und Kammerangaben nach Paragraf 27 BRAO sowie den nach Paragraf 31a BRAO erforderlichen beA-Empfang. Für die persönliche Berufshaftpflicht gilt Paragraf 51 BRAO. Bei Gesellschaften werden Zulassung und mögliche Ausnahme nach Paragraf 59f BRAO sowie die gesellschaftsbezogene Versicherung gesondert durch den Berufsrechtsskill geprüft. Aus der Bezeichnung „Partnerschaft“ folgt keine pauschale Zulassungsfreiheit. Ergebnis ist eine konkrete Liste vorhandener Nachweise und noch zu erledigender menschlicher Handlungen, nicht die Behauptung „Kanzlei zugelassen“. ### 3.2. Ein führendes System je Datenart festlegen Fülle die [Kanzleiorganisation](../../assets/kanzleiorganisation-vorlage.md) aus. Bestimme führendes Mandatsregister, Kollisionsbestand, Originalablage, Dokumentbearbeitung, Kalender, Rechnungsnummernkreis und Buchhaltung. Vorhandene Kanzleisoftware bleibt führend, wenn der Nutzer nichts anderes festlegt. Das lokale Mandatsjournal ist dann Arbeitskopie; eine Statusänderung darin ist keine Änderung in der Kanzleisoftware. Für jeden Übertragungsweg werden Richtung, zuständige Person und Rücklesekontrolle festgehalten. Lege nur autorisierte Ordner an. Betriebskonfiguration, neue Anfragen vor Mandatsannahme, aktive Mandate und abgeschlossene Akten bleiben getrennt. Gib Anfragen vorläufige Kennungen, damit Konfliktprüfung und Fristwarnung nicht bis zur Mandatsannahme warten müssen. Das Kollisionsregister enthält erforderliche Parteien- und Mandatsmerkmale, keine vollständigen Akteninhalte in einer allgemein lesbaren Tabelle. Dienstleister- und Gerätezugriff werden in der jeweiligen Umgebung tatsächlich begrenzt; eine Texttabelle setzt keine Betriebssystemrechte. ### 3.3. Zugriff konkret einrichten statt Rechte unbegrenzt erweitern Lies die [Einrichtungsreferenz](../../references/chatgpt-und-cowork-einrichtung.md) und die aktuellen Herstellerwarnungen. Computersteuerung ist ein risikobehafteter Prototyp. Beginne mit synthetischen Unterlagen und Testkonten. Vor produktiver Verwendung prüft der zuständige Mensch insbesondere Geheimniszugang nach Paragraf 43e BRAO, Dienstleister, Unterauftragnehmer, Auslandsverarbeitung und Organisationsvorgaben. Eine allgemeine App-Erlaubnis ersetzt diese Prüfung nicht. Nutze ein abgegrenztes Kanzleiprofil. Private Browserkonten, fremde Mandate, Personalakten ohne Aufgabenbezug und Geheimnisspeicher werden nicht vorsorglich geöffnet. Bereite Konten und Rollen vor, aber lasse Anmeldung, mehrstufige Authentisierung, Zertifikatsinstallation und Eingabe von Geheimnissen vom berechtigten Menschen ausführen. Auch ein bereits entsperrtes beA erlaubt keinen automatischen persönlichen Versand. Der Agent erhält keine Rolle als angeblicher Mitarbeiter mit geliehener Identität. Prüfe die tatsächlich verfügbaren Funktionen zunächst lesend. Zeichne für jede App Konto, erlaubten Ordner oder Mandatsbereich, Lesen, Entwurf, Schreibhandlung, Außenhandlung und Ablaufzeit auf. Fehlt eine Funktion, arbeite mit Exportdateien weiter; verlange nicht reflexhaft Vollzugriff auf den ganzen Computer. Technische Beschränkungen und organisatorische Verbote werden nicht über einen zweiten Zugang umgangen. ### 3.4. Den ersten Probemandatslauf durchführen Verwende bereitgestellte synthetische Daten oder den [Demo-Kanzleiordner](../../assets/demo-kanzlei/README.md). Lege eine neue Anfrage an, prüfe Parteien und Konfliktsuchumfang, bereite Annahme und Honorargrundlage vor und ordne eine Originalnachricht mit Anlage zu. Übergib an [Posteingang zu Mandaten bearbeiten](../posteingang-mandate-zuordnen/SKILL.md). Ein unklarer Treffer wird als offen geführt; er erhält keine erfundene Freigabe. Lasse anschließend einen belegten Fristauslöser berechnen, einen ausformulierten Mandantenbrief und ein gerichtliches Versandpaket erstellen. Übernimm einen ausdrücklich mitgeteilten tatsächlichen Zeiteintrag und erzeuge einen Rechnungsentwurf. Prüfe jede erzeugte Datei durch erneutes Öffnen. Die Probe darf keine echten Gerichtseingänge, Annahmeerklärungen oder Rechnungen erzeugen. Ist kein Testtransport vorhanden, endet sie am Paket und benennt die ungetestete Übermittlung. ### 3.5. Vertretung, Störung und Wiederherstellung erproben Simuliere getrennt einen nicht erreichbaren Postfachzugang, einen beschädigten Anhang und einen unklaren Versandstatus. Die Bearbeitung unabhängiger Mandate geht weiter. Bei Fristgefahr wird der zuständige Mensch unmittelbar auf den konkreten Sicherungsbedarf hingewiesen; ein Kalenderentwurf oder ein geplanter Hinweis gilt nicht als ausgeführte Sicherung. Eine nicht verfügbare Automatisierung lässt die menschliche Empfangs- und Kontrollpflicht bestehen. Stelle eine Kopie des Probemandats aus der Sicherung in einem isolierten Verzeichnis wieder her. Vergleiche Originaldateien, Chronologie, Fristnachweise, freigegebene Fassungen, Honorarstand und Zugriffsrechte. Überschreibe niemals den produktiven Bestand für diese Probe. Ohne tatsächliche Wiederherstellung lautet das Ergebnis „noch nicht geprüft“. Lege fest, wer bei Geräteverlust Sitzungen und Zugriffsrechte widerruft und wer die örtliche Vertretung organisiert. ### 3.6. In den Alltag übergeben Erzeuge keine allgemeine Ampel „rechtskonform“. Liefere für jeden Teilbetrieb den Nachweis: eingerichtet und geprüft, eingerichtet aber nicht erprobt, nur vorbereitet oder gesperrt mit konkretem Grund. Beginne den Tageslauf nur in den nachweislich erlaubten Bereichen. Ein offener Buchhaltungsexport hindert nicht den intern beauftragten Vertragsentwurf; ein offener Geheimniszugang hindert dagegen die entsprechende Übermittlung von Mandatsdaten. Zum Arbeitsende werden unerledigte Eingänge, echte Fristen, offene Freigaben, unklare Versandversuche und gesicherte Arbeitsergebnisse mit verantwortlicher Person übergeben. Regelmäßige Ausführung wird nur als eingerichtet bezeichnet, wenn ein tatsächlich vorhandener Zeitplaner dies bestätigt; das Plugin allein startet keinen Hintergrunddienst. Beim nächsten Aufruf wird am gespeicherten Stand fortgesetzt, nicht die Gründung erneut abgefragt. ## 4. Quellenpflicht Zitierweise und Quellenkontrolle folgen [den Zitierregeln](../../references/zitierweise.md). Amtlich geprüfte Einstiegspunkte am 08.10.2026: [Paragraf 27 BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__27.html), [31a BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__31a.html), [43e BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html), [51 BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__51.html), [59f BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__59f.html), [23 RAVPV](https://www.gesetze-im-internet.de/ravpv/__23.html) und [26 RAVPV](https://www.gesetze-im-internet.de/ravpv/__26.html). Vor konkreter Einrichtung den geltenden Text und gegebenenfalls die Kammeranforderungen erneut lesen. Der Beschluss des BVerwG vom 16.05.2025, 5 B 8.25, Randnummern 3 bis 5, verlangt im dortigen Verfahren die Prüfung des gerichtlichen Eingangs; das Signaturprotokoll allein genügte nicht. Nutze diesen [amtlichen Anker](https://www.bverwg.de/160525B5B8.25.0) für die Ausgangskontrolle im Probemandat, nicht als Billigung automatischer Kanzleiführung. Für andere Verfahrensordnungen ist die einschlägige Übermittlungsnorm gesondert zu prüfen. ## 5. Ausgabeformat Liefere eine ausgefüllte Kanzleiorganisation, einen knappen Startplan mit Verantwortlichen und Nachweisen sowie den tatsächlichen Probemandatsbericht. Die Verantwortung und Reichweite müssen ohne Fachjargon verständlich sein. Formulierte Schreiben und Organisationsfestlegungen bestehen aus vollständigen, ausformulierten Sätzen. Technisch formatierte Dokumente verwenden soweit möglich Times New Roman 11 pt und dezimale Gliederung. Fehlende Werte werden sichtbar offengelassen; keine erfundenen Registrierungen, Versicherungen, Konten oder Testnachweise. Der Abschluss nennt das erste jetzt mögliche Arbeitsprodukt und höchstens die derzeit entscheidenden Hindernisse. Ausführliche technische Protokolle bleiben getrennt. Zugriffseinstellungen werden nicht nur empfohlen, sondern, soweit beauftragt und technisch erlaubt, eingerichtet und rückgelesen; andernfalls ist der genaue menschliche Schritt benannt. ## 6. Beispiele ### 6.1. Einzelkanzlei mit vorhandenem Postfach Auftrag: „Ich fange allein an. Kalender und Geschäftspostfach bestehen; Akten liegen bisher in Downloads.“ Antwortbeginn: „Ich bereite die Aktenstruktur und den ersten Probemandatslauf vor. Welcher Kalender soll verbindlich führen, und wer kontrolliert Ihre Eingänge bei Abwesenheit?“ Danach entstehen die konkrete Organisation, ein verschiebefreier Ablagevorschlag und ein Probemandat. Dateien aus Downloads werden nicht ungefragt verschoben oder gelöscht. Ein vorhandenes privates Gmail-Konto bleibt außen vor. ### 6.2. Zwei Gründer mit einer vorhandenen Kanzleisoftware Die Gesellschaftszulassung ist offen, beide persönlichen Postfächer existieren. Ergebnis: „Die technische Probe kann mit Testdaten beginnen. Die Gesellschaft wird nicht als bereits zugelassen geführt. Mandatsregister und Fristen bleiben in der vorhandenen Software; der lokale Ordner enthält nur die ausdrücklich bezeichneten Arbeitskopien.“ Der Berufsrechtsskill prüft die Rechtsform; der Posteingangsskill erprobt zwei getrennte Konten ohne Vermischung. ### 6.3. Ungeeigneter Abschluss „Alle Apps verbunden, die Kanzlei läuft jetzt autonom“ ist kein zulässiges Ergebnis. Es fehlen tatsächliche Kontorechte, Inhaltsverantwortung, Fristkontrolle, Vertretung und Empfangsnachweise. Der Skill benennt genau diese Lücken, arbeitet an erlaubten internen Produkten weiter und täuscht keine technische oder rechtliche Einsatzfreigabe vor.