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name: mandantenkommunikation
description: "Verwenden, wenn die Mandantschaft Sachstand, Empfehlung, Frist und Kostenwirkung verständlich erhalten soll: Mandantenbrief, Entscheidungsvorlage mit Optionen, Rückfrage, Vergleichsempfehlung, Rechtsmittelberatung oder Zwischennachricht. Liefert versandfertigen Text in Sie-Form ohne interne Protokolle. Nicht für Fristrechnung, Schriftsatz oder Rechnung."
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# Mandanten verständlich informieren und konkrete Entscheidungen vorbereiten

## 1. Zweck und Anwendungsfall

### 1.1. Kommunikation mit einem erkennbaren Zweck

Erstelle das konkret benötigte Schreiben: Sachstandsbericht, Unterlagenanforderung, Beratung zu einem gerichtlichen Hinweis, Kosteninformation, Vergleichsempfehlung, Rechtsmittelberatung oder Abschlussmitteilung. Der Empfänger soll erkennen, was geschehen ist, was empfohlen wird und was er bis wann entscheiden oder beitragen soll. Ein allgemein freundlicher Text ohne Handlungsaussage ist kein ausreichendes Ergebnis. Ebenso wenig genügt eine juristische Materialsammlung, aus der der Mandant die Empfehlung selbst ableiten müsste.

Ein Entwurf wird vollständig vorbereitet, auch wenn der Versand noch nicht autorisiert ist; eine Bitte um Formulierung ist kein Versandauftrag.

### 1.2. Verständlichkeit ohne Rechtsverlust

Verwende grundsätzlich die Sie-Form, sofern der Mandatskontext nicht ausdrücklich die Du-Form vorgibt. Schreibe in klaren vollständigen Sätzen. Erkläre Fachbegriffe dort, wo sie für die Entscheidung notwendig sind. Die Mandantschaft muss beispielsweise verstehen, dass ein Anerkenntnis, ein Verzicht, ein Vergleich und eine bloße Zahlung unterschiedliche Wirkungen haben. Vereinfache die Darstellung, ohne rechtserhebliche Unterschiede zu entfernen.

Trenne interne Bewertung und Empfängertext; der Brief enthält die für die Entscheidung nötigen Erläuterungen und den konkreten Handlungsvorschlag.

### 1.3. Auslöser, Abgrenzung und Nachbarskills

Der Skill beginnt, wenn ein gerichtlicher Hinweis, ein Vergleichsvorschlag, ein Urteil, eine Deckungsmitteilung oder ein gegnerisches Schreiben eingegangen ist und die Mandantschaft unterrichtet oder zu einer Entscheidung geführt werden soll. Er beginnt ebenso, wenn für den nächsten Schriftsatz Belege fehlen, ein Telefonat nachgefasst werden soll, sich der Kostenrahmen durch eine neue Aufgabe verändert oder ein Mandatsabschnitt mit verbleibenden Pflichten endet.

Die Fristberechnung selbst, also Fristart, Zustellungstag, Rechenweg und Kalenderkontrolle, übernimmt [fristen-berechnen-ueberwachen](../fristen-berechnen-ueberwachen/SKILL.md); dieser Skill übernimmt ein Fristende nur aus einem dort erzeugten Fristobjekt mit Status eingetragen in den Brief. Die Vereinbarung oder Änderung der Honorargrundlage übernimmt [honorar-budget-vereinbaren](../honorar-budget-vereinbaren/SKILL.md); dieser Skill erklärt dem Mandanten die gespeicherte Grundlage und ihre Kostenfolge. Schriftsätze entstehen in [schriftsaetze-entwerfen](../schriftsaetze-entwerfen/SKILL.md), die Prüfung einer offenen Fachfrage in [recht-recherchieren](../recht-recherchieren/SKILL.md). Berufsrechtliche Folgen eines möglichen eigenen Fehlers oder einer Mandatsniederlegung prüft [anwaltsberufsrecht-pruefen](../anwaltsberufsrecht-pruefen/SKILL.md). Die Zeiterfassung läuft über [zeiten-erfassen](../zeiten-erfassen/SKILL.md), die Rechnung über [abrechnung-e-rechnung](../abrechnung-e-rechnung/SKILL.md), der Mandatsabschluss über [mandat-abschliessen](../mandat-abschliessen/SKILL.md). Der Hauptskill [ki-kanzlei-steuern](../ki-kanzlei-steuern/SKILL.md) verbindet diese Schritte im tatsächlichen Mandat.

Dieser Skill versendet nichts eigenständig, berechnet keine Frist, legt keine Honorargrundlage fest, erfindet keine Erfolgswahrscheinlichkeit und ersetzt keine Fachprüfung der materiellen Rechtslage.

## 2. Eingaben

### 2.1. Empfänger und Ziel klären

Lies die vorhandene Akte, den konkreten Auftrag und die jüngste Kommunikation. Prüfe, wer Mandant, bevollmächtigter Ansprechpartner, Zahlungspflichtiger und bloßer Informationsadressat ist. Ein Rechtsschutzversicherer, Familienangehöriger oder Unternehmensmitarbeiter ist nicht automatisch berechtigt, sämtliche vertraulichen Einzelheiten zu erhalten.

Bestimme den Zweck des Schreibens in einem Satz: „Die Mandantin soll bis Freitag, 09.10.2026, entscheiden, ob sie den konkret beschriebenen Vergleich mit Kostenregelung akzeptiert.“ Sind Ziel, Empfänger und Frist eindeutig, beginne direkt mit dem Text.

### 2.2. Sachstand und Entscheidungslage

Erfasse gesicherte Ereignisse, gegnerische Behauptungen, gerichtliche Hinweise und offene Tatsachen getrennt. Ein Vergleichsvorschlag ist keine Entscheidung über die Begründetheit, eine vorläufige Einschätzung des Gerichts kein Urteil, eine angekündigte Zahlung kein Zahlungseingang, eine Deckungsanfrage keine Deckungszusage.

Benötigt werden die Handlungsalternativen und deren Folgen: bei einem Rechtsmittel Erfolgsaussichten, Angriffsgründe, Fristen, Kosten und wirtschaftlicher Nutzen; bei einem Vergleich Zahlung, Fälligkeit, Erledigungsumfang, Kostenregelung, Sicherheiten und Vollstreckbarkeit; bei einer Unterlagenanforderung konkrete Dokumente und ihr Zweck. Die Bitte „Senden Sie alles“ ist nur angemessen, wenn der Bestand tatsächlich unübersichtlich ist.

### 2.3. Kosten und bestehende Antworten

Lies Honorarvereinbarung, bisherige Kosteninformation, Vorschüsse, Deckel und bestätigte Zeiten und übernimm frühere Antworten. Ein genehmigtes Budget wird nicht erneut abgefragt, solange sich Umfang und Annahmen nicht ändern; bei einem neuen Verfahrensabschnitt prüfe die Reichweite der Vereinbarung.

Trenne eigene Vergütung, Gerichtskosten, gegnerische Kosten, Sachverständigenkosten und Auslagen; nenne Netto- oder Bruttobezug. Erkläre Kostenerstattung und eigene Zahlungspflicht getrennt: Selbst ein voller Prozesserfolg führt nicht automatisch zur Erstattung der vereinbarten Mehrvergütung, und ein Rechtsschutzversicherer deckt nur den bestätigten Umfang.

### 2.4. Entscheidende Angaben

| Angabe | Warum entscheidend | Vorgehen, wenn sie fehlt |
|---|---|---|
| Empfänger und Berechtigung | Vertraulichkeit nach § 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB | Nur an bestätigten Mandanten adressieren; Dritte als Platzhalter kennzeichnen |
| Zweck in einem Satz | Bestimmt Aufbau, Länge und Entscheidungsfrage | Aus Auftrag und letztem Ereignis ableiten; sonst eine gezielte Frage |
| Auslösendes Dokument mit Datum | Sachstand ohne Wertungssprung | Ohne Dokument keinen Sachstand behaupten; Platzhalter setzen |
| Fristobjekt mit Status eingetragen und Zustellungsbeleg | Rechtsverlust bei Fehlangabe | Frist ausdrücklich als vorläufig kennzeichnen; Fristenskill anstoßen |
| Interne Rückmeldefrist mit Uhrzeit | Zeit für Prüfung und Schriftsatz | Aus Fristende und Bearbeitungsdauer vorschlagen, nicht erfinden |
| Handlungsalternativen mit Folgen | Entscheidungsvorlage statt Materialsammlung | Mindestens zwei Optionen ausformulieren; Lücken benennen |
| Gespeicherte Honorargrundlage | Kostenhinweis nach § 49b Abs. 5 BRAO, § 3a RVG | Grundlage vorhalten und bestätigen lassen; keine Zahl erfinden |
| Stand von Vorschuss, Deckung, Erstattung | Wer zahlt zuerst, wer erstattet später | Getrennt als offen kennzeichnen; Versicherungsschreiben anfordern |
| Ziele und Prioritäten des Mandanten | Empfehlung muss zum Ziel passen | Aus Akte entnehmen; bei echter Unklarheit eine Frage |
| Bestätigter Kommunikationsweg | § 2 Abs. 2 BORA, Verschlüsselung, Portal | Bisherigen Weg nutzen; bei sensiblem Inhalt Risikohinweis einfügen |
| Bereits erteilte Weisungen | Keine erneute Entscheidung über Entschiedenes | Weisung zitieren und nur die neue Frage stellen |

### 2.5. Rückfragen in der richtigen Reihenfolge

Stelle Rückfragen nur, wenn die Antwort das Schreiben inhaltlich verändert, und in dieser Reihenfolge. Erstens: „Wer soll das Schreiben erhalten, und ist diese Person nach der Akte berechtigt, den vollständigen Beratungsinhalt zu erhalten?“ Zweitens: „Welche Entscheidung soll der Mandant mit diesem Schreiben treffen, oder soll er nur informiert werden?“ Drittens: „Liegt das auslösende Dokument mit Zustellungs- oder Zugangsdatum vor, und ist das Fristobjekt bereits nach Freigabe von G2 tatsächlich im Kalender eingetragen und rückgelesen?“ Viertens: „Gilt die gespeicherte Honorargrundlage für diesen Schritt unverändert, und gibt es eine Deckungszusage oder einen Vorschuss, den ich erwähnen soll?“ Fünftens: „Welches Ziel hat der Mandant nach Ihrer Kenntnis vorrangig, etwa schnelle Zahlung, Grundsatzklärung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung?“ Sechstens, nur bei einem Versandauftrag: „Soll ich die vorliegende Fassung an die bestätigte Adresse senden, oder bleibt es bei einem Entwurf?“

Ohne Antwort auf die erste und zweite Frage entsteht nur ein Rohentwurf mit Platzhaltern. Ohne Antwort auf die dritte Frage wird der Brief vollständig geschrieben, das Fristende aber ausdrücklich als vorläufig mit dem Platzhalter „[Fristende nach Eintragung einsetzen]“ gekennzeichnet. Ohne Antwort auf die vierte Frage enthält der Brief den Kostenhinweis mit der gespeicherten Grundlage und den Vermerk, dass Deckung oder Vorschussverrechnung noch nicht berücksichtigt sind. Ohne Antwort auf die fünfte Frage werden die Optionen neutral gegenübergestellt. Bereits beantwortete Fragen werden nicht wiederholt.

## 3. Ablauf und Checkliste

### 3.1. Ergebnis und Empfehlung zuerst formulieren

Beginne mit der Kernaussage: „Wir empfehlen, das Vergleichsangebot in der vorliegenden Fassung noch nicht anzunehmen, weil die Erledigungsklausel auch Ihre bislang nicht bezifferte Gegenforderung erfassen könnte.“ Danach erläutere die entscheidenden Tatsachen und die mögliche Korrektur. Bei einem Sachstandsbericht nennt der erste Satz, was geschehen ist und ob Handlungsbedarf besteht.

Eine Empfehlung beruht auf den Zielen des Mandanten, die nicht unterstellt werden; ein rechtlich maximaler Anspruch ist nicht automatisch der wirtschaftlich beste Weg.

### 3.2. Sachstand ohne Wertungssprünge erklären

Beschreibe zunächst, welche Unterlage oder Handlung den neuen Stand begründet. „Das Gericht hat mit Verfügung vom 06.10.2026 darauf hingewiesen, dass der bisherige Vortrag zum Zugang der Mahnung nicht ausreicht.“ Erläutere anschließend die Folge: „Wir müssen daher den Zugang genauer darlegen oder den vorgerichtlichen Zinsbeginn anders begründen.“ Vermeide Formulierungen wie „Das Gericht glaubt uns nicht“, wenn lediglich ein Substantiierungshinweis vorliegt.

Ordne gegnerische Aussagen als solche ein („Die Gegenseite behauptet, der Zusatzauftrag sei nicht erteilt worden“) und nenne die eigene Einschätzung gesondert („Die E-Mail vom 12.08.2026 spricht für eine Beauftragung, lässt den Leistungsumfang aber offen“).

### 3.3. Rechtsrisiken konkret erläutern

Erkläre das Risiko an der entscheidenden Voraussetzung. „Ohne Nachweis des Zugangs kann das Gericht den beanspruchten Zinsbeginn ablehnen“ benennt eine konkrete Folge; „Es besteht immer ein Prozessrisiko“ ist zu allgemein. Trenne das Risiko einer vollständigen Klageabweisung vom Risiko einer geringeren Forderung, eines späteren Zinsbeginns oder einer ungünstigen Kostenquote, damit der Mandant die betroffene wirtschaftliche Größe erkennt.

Verwende keine erfundenen Prozentwerte. Szenarien sind meist geeigneter: Bestätigung der Zusatzabrede durch die Zeugin, keine Erinnerung oder widersprechende Aussage, jeweils mit der Konsequenz für den Anspruch.

### 3.4. Beweisrisiken verständlich machen

Erkläre den Unterschied zwischen dem geschilderten Geschehen und seiner Nachweisbarkeit: „Wir können Ihre Darstellung vortragen. Wenn die Gegenseite sie bestreitet, müssen die entscheidenden Tatsachen jedoch mit geeigneten Beweismitteln festgestellt werden.“ Ordne die Belege zu: Eine Rechnung belegt nicht zwangsläufig den Vertragsschluss, eine Versandbestätigung nicht in jeder Konstellation den Zugang, und eine Gesprächsnotiz ersetzt keine Zeugenaussage.

Frage gezielt nach wahrnehmungsfähigen Personen und Originalunterlagen: „Wer nahm an dem Gespräch teil und kann den Inhalt aus eigener Wahrnehmung schildern?“ Die Mandantschaft soll keine Aussagen einüben oder Belege nachträglich passend machen.

### 3.5. Fristen und interne Rückmeldung trennen

Nenne das geprüfte rechtliche Fristende und die interne Rückmeldefrist getrennt. „Die Berufungsfrist endet am Freitag, 13.11.2026. Damit wir Ihre Angaben prüfen und die Berufung rechtzeitig einlegen können, benötigen wir Ihre Entscheidung bis Mittwoch, 04.11.2026, 12 Uhr.“ Erkläre die konkrete Folge fehlender Rückmeldung; vermeide pauschale Drohungen mit sicherem Rechtsverlust. Nenne die Verantwortlichkeit ausdrücklich: Die Kanzlei sichert die Frist organisatorisch, der Mandant liefert Entscheidung und Belege bis zum genannten Zeitpunkt.

Für die Berufung im Zivilprozess gilt nach [§ 517 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__517.html) eine Notfrist von einem Monat ab Zustellung des vollständigen Urteils, spätestens fünf Monate nach Verkündung; die Begründungsfrist beträgt nach [§ 520 Abs. 2 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__520.html) zwei Monate ab Zustellung und kann ohne Einwilligung des Gegners um bis zu einen Monat verlängert werden, wenn der Vorsitzende die dort genannten Voraussetzungen bejaht. Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt [§ 222 Abs. 2 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__222.html) das Ende auf den nächsten Werktag. Der Brief nennt ein konkretes Fristende nur aus einem Fristobjekt mit Status eingetragen nach Freigabe des Gates G2 sowie belegter Kalendereintragung und Rücklesung; ein Fristobjekt im Status erfasst oder berechnet erscheint im Brief ausdrücklich als vorläufig. Eine Verlängerung wird erst nach gerichtlicher Bewilligung als gewährt mitgeteilt.

Wenn das Fristende noch ungeprüft ist, benenne den fehlenden Auslösebeleg; ein Schreibdatum darf nicht als Zustellungsdatum ausgegeben werden. Bei dringlichem Handlungsbedarf bereite den Sicherungsschritt parallel vor, soweit der Auftrag reicht.

### 3.6. Fragen bündeln und beantworten lassen

Stelle nur entscheidende Fragen und ordne jeder ihre Bedeutung zu: „Bitte senden Sie die Nachricht, mit der das Angebot angenommen wurde; sie ist für den Nachweis des Auftragsschlusses erforderlich.“

Bei Widersprüchen formuliere neutral: „In Ihrer Nachricht vom 02.10.2026 nennen Sie den 28.09.2026 als Zugangstag, heute den 30.09.2026. Bitte teilen Sie mit, welcher Tag zutrifft und worauf Ihre Erinnerung beruht.“

### 3.7. Unverzügliche Unterrichtung und Antwort

Nach § 11 BORA ist die Mandantschaft über alle für den Fortgang der Sache wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten; von wesentlichen erhaltenen oder versandten Schriftstücken ist Kenntnis zu geben, und Anfragen des Mandanten sind unverzüglich zu beantworten. So § 11 Absatz 1 und 2 BORA in der Fassung vom 01.12.2025 ([BRAK](https://www.brak.de/fileadmin/02_fuer_anwaelte/berufsrecht/033-BORA_Stand_01.12.2025.pdf)); das Mandat ist zudem in angemessener Zeit zu bearbeiten. Ein eingegangener gerichtlicher Hinweis, ein Vergleichsvorschlag oder ein Urteil löst spätestens mit der Fristnotierung auch den Entwurf der Mandanteninformation aus. Eine Mandantenanfrage wird nicht bis zur vollständigen Fachprüfung liegen gelassen; ist die Antwort noch nicht möglich, erhält der Mandant eine Zwischennachricht mit dem konkreten Zeitpunkt der Antwort.

Übersende wesentliche Schriftstücke als Anlage; die Zusammenfassung eines Urteils ersetzt die Übersendung nicht, und die Übersendung ersetzt die Beratung nicht.

### 3.8. Kosteninformation vor einem wesentlichen neuen Schritt

Erkläre, welche Kosten durch die nächste Handlung entstehen können und auf welcher Grundlage. Nach [§ 49b Abs. 5 BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__49b.html) ist vor Übernahme des Auftrags darauf hinzuweisen, dass sich die Gebühren nach dem Gegenstandswert richten; bei einer Erweiterung des Mandats auf eine neue Angelegenheit wiederholt der Brief diesen Hinweis. Bei Stundenhonorar werden Satz, erwarteter Umfang, Deckel und Unsicherheiten beschrieben; bei Festpreis der enthaltene Leistungsumfang. Eine unverbindliche Schätzung darf keine versteckte Preisgarantie enthalten; ein verbindlicher Preis darf nicht mit pauschalen Vorbehalten ausgehöhlt werden.

Eine Vergütungsvereinbarung bedarf nach [§ 3a Abs. 1 RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__3a.html) der Textform, muss als solche bezeichnet und mit Ausnahme der Auftragserteilung von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt sein und den Hinweis enthalten, dass Gegner, Verfahrensbeteiligte oder Staatskasse im Fall der Kostenerstattung regelmäßig nicht mehr als die gesetzliche Vergütung erstatten. Die Ausnahme für Gebührenvereinbarungen nach § 34 RVG in § 3a Absatz 1 Satz 4 RVG bleibt zu beachten. Der Brief über eine Mandatserweiterung ersetzt eine erforderliche Vereinbarung nicht; er kündigt sie an und übergibt die Gestaltung an [honorar-budget-vereinbaren](../honorar-budget-vereinbaren/SKILL.md). Ein Vorschuss kann nach [§ 9 RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__9.html) für entstandene und voraussichtlich entstehende Gebühren und Auslagen angemessen gefordert werden; der Brief nennt Betrag, Grundlage und spätere Verrechnung.

Nenne bei einer Erweiterung den bisher vereinbarten Rahmen, den konkreten Mehrumfang und eine begründete neue Einschätzung; „Es wird teurer“ genügt nicht, und eine Stundenspanne stammt aus einer verantworteten Kalkulation, nicht aus dem Muster.

### 3.9. Erstattung, Versicherung und Vorschuss auseinanderhalten

Erkläre, wer zunächst zahlt und wann eine Erstattung möglich ist; die gegnerische Kostenerstattung richtet sich nicht nach dem vereinbarten Stundensatz. Für den regelmäßigen Fall im arbeitsgerichtlichen Urteilsverfahren erster Instanz besteht nach [§ 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbgg/__12a.html) kein Anspruch der obsiegenden Partei auf Erstattung der Kosten ihres Prozessbevollmächtigten; Satz 2 verlangt, vor Abschluss der Vertretungsvereinbarung auf diesen Ausschluss hinzuweisen. Der Brief zu einem arbeitsgerichtlichen Mandat enthält diesen Hinweis ausdrücklich und erklärt, dass der Mandant seine Anwaltskosten auch bei vollem Obsiegen selbst trägt.

Ein Vorschuss ist keine abschließende Kostenrechnung. Eine Deckungszusage wird mit Datum, Gegenstand, Instanz, Selbstbehalt und Einschränkungen ausgewertet; übernimmt die Versicherung nur gesetzliche Gebühren, wird die Differenz zur Vergütungsvereinbarung konkret erklärt.

### 3.10. Vergleichsberatung vollständig vorbereiten

Stelle den angebotenen Vergleich der Fortführung des Streits gegenüber. Erkläre Zahlungsbetrag, Fälligkeit, Zinsen, Kostenregelung, Sicherheiten und Erledigungsumfang. Eine Klausel über „sämtliche Ansprüche aus der Geschäftsbeziehung“ kann weiter reichen als der anhängige Streit. Prüfe, ob bekannte Gegenforderungen, künftig entstehende Ansprüche oder Ansprüche Dritter betroffen sein könnten.

Erkläre die Kostenfolge ausdrücklich: Ohne abweichende Vereinbarung gelten die Kosten eines Vergleichs und des erledigten Rechtsstreits nach [§ 98 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__98.html) als gegeneinander aufgehoben, soweit über die Prozesskosten nicht bereits rechtskräftig entschieden wurde; jede Seite trägt dann ihre eigenen Anwaltskosten und die Hälfte der Gerichtskosten. Weise darauf hin, dass ein Vergleich eine zusätzliche Einigungsgebühr nach dem Vergütungsverzeichnis auslösen kann, deren Höhe anhand des konkreten Gebührenblatts zu prüfen ist. Ein gerichtlicher Vergleich kann nach [§ 278 Abs. 6 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__278.html) auch schriftlich durch Annahme eines gerichtlichen Vorschlags geschlossen werden; das Gericht stellt ihn durch Beschluss fest. Die Zustimmung des Mandanten zum Entwurf ist deshalb von der Annahmeerklärung gegenüber dem Gericht zu unterscheiden, die die Kanzlei erst nach Weisung abgibt.

Erläutere, dass ein Vergleich den Streit durch gegenseitiges Nachgeben beendet und [§ 779 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__779.html) einen besonderen Unwirksamkeitsgrund regelt: Der als feststehend zugrunde gelegte Sachverhalt entspricht nicht der Wirklichkeit, und bei Kenntnis der Sachlage wäre der Streit oder die Ungewissheit nicht entstanden. Andere allgemeine Unwirksamkeitsgründe bleiben gesondert zu prüfen; spätere bessere Beweise öffnen den Vergleich regelmäßig nicht mehr. Die Beratung zum Vergleich ist haftungsrelevant und wird schriftlich festgehalten. Begründe die Empfehlung mit Beweisrisiken, Verfahrensdauer, Kosten und Durchsetzbarkeit; bei drohendem Zahlungsausfall können Sicherheitsleistung, kurze Fälligkeit oder Vollstreckungstitel entscheidend sein. Formuliere die empfohlenen Änderungen vollständig.

### 3.11. Rechtsmittelberatung nach einem ungünstigen Urteil

Erläutere den Inhalt der Entscheidung und die tragenden Gründe, bevor die Erfolgsaussichten bewertet werden. Benenne konkrete Angriffe: fehlerhafte Normauslegung, übergangener erheblicher Vortrag, unzutreffende Beweiswürdigung oder Verfahrensfehler. „Das Urteil ist angreifbar“ genügt nicht.

Stelle Statthaftigkeit, Einlegungs- und Begründungsfrist, Kosten und wirtschaftliche Bedeutung dar. Unterscheide fristwahrende Einlegung und spätere Begründung und erkläre deren Kostenfolge. Wird vom Rechtsmittel abgeraten, erkläre die Gründe und die Folge des Fristablaufs. Schweigen des Mandanten ist kein Rechtsmittelverzicht; der Brief verlangt eine ausdrückliche Weisung und nennt, was die Kanzlei ohne Weisung bis zum Fristende tut.

### 3.12. Schwierige Nachrichten klar und respektvoll formulieren

Bei schlechten Aussichten, abgelehnter Deckung oder unerwarteten Kosten wird das Ergebnis früh genannt. „Nach Prüfung der vorliegenden Unterlagen können wir den behaupteten Zusatzauftrag derzeit nicht ausreichend belegen“ ist klarer als „Es bestehen gewisse Herausforderungen“. Erläutere anschließend, was noch aufgeklärt werden kann und welche Alternative besteht; der Ton bleibt sachlich.

Bei einem möglichen eigenen Fehler werden Sachstand, unmittelbare Sicherungsmaßnahmen und weitere Prüfung getrennt. Beschönige keine versäumte Frist, behaupte aber keinen endgültigen Rechtsverlust, wenn Wiedereinsetzung oder andere Maßnahmen noch zu prüfen sind. Ein Haftungsanerkenntnis oder ein Verzicht auf Einwendungen wird nicht beiläufig in einen Sachstandsbrief aufgenommen.

### 3.13. Kommunikationsweg, Vertraulichkeit und Verschlüsselung

Die Verschwiegenheitspflicht nach [§ 43a Abs. 2 BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43a.html) und der Schutz des [§ 203 StGB](https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html) gelten für jeden Kommunikationsweg. § 2 Abs. 2 BORA verlangt risikoadäquate und zumutbare organisatorische und technische Schutzmaßnahmen; die Nutzung eines mit Vertraulichkeitsrisiken verbundenen elektronischen Wegs ist danach jedenfalls erlaubt, wenn der Mandant zustimmt, und von einer Zustimmung ist auszugehen, wenn der Mandant diesen Weg vorschlägt oder beginnt und ihn nach einem zumindest pauschalen Risikohinweis fortsetzt. Das entspricht § 2 Absatz 2 BORA in der Fassung vom 01.12.2025.

Dokumentiere, ob der Mandant die unverschlüsselte E-Mail selbst begonnen hat und ob der Risikohinweis in der Akte liegt. Fehlt er, enthält die erste E-Mail einen Satz wie „Wir weisen darauf hin, dass unverschlüsselte E-Mails von Dritten mitgelesen werden können; wenn Sie einen gesicherten Weg wünschen, nennen wir Ihnen unser Mandantenportal.“ Bei Gesundheits-, Straf- oder Geschäftsgeheimnisdaten schlage den gesicherten Weg aktiv vor; behaupte keinen Kanal, der nicht eingerichtet ist.

Prüfe bei jeder Antwort in einer E-Mail-Kette, ob frühere Kopieempfänger noch berechtigt sind; ein einmaliger Versand an eine Adresse begründet keine unbegrenzte Freigabe. Bei mehreren Mandanten darf ein Ansprechpartner nicht ohne Weiteres Einzelinteressen eines anderen Beteiligten erfahren. Eine Kostenaufstellung an einen Versicherer erhält eine reduzierte Tätigkeitsbeschreibung, die die Nachprüfbarkeit der Leistung nicht beseitigt.

### 3.14. Honorarcheck und Zeitnarrativ im Arbeitsprozess

Halte vor einem wesentlichen Kommunikationsauftrag den Honorarstand (Modell, Satz/Betrag, Umfang, Deckel, netto/brutto) knapp vor: „Gespeichert: Zeithonorar 240 EUR netto je Stunde, Deckel 1.200 EUR netto für die außergerichtliche Phase. Gilt das für diesen Brief unverändert?“ Eine einfache Sachstandsmitteilung kann Teil des bisherigen Mandats sein; eine umfassende neue Rechtsmittelberatung kann einen erweiterten Umfang auslösen.

Nach tatsächlicher Arbeit frage nach Datum, menschlicher Dauer, Person, Abrechenbarkeit und Narrativ, soweit diese Angaben fehlen; ein geeignetes Narrativ lautet „Mandanteninformation zu Vergleichsangebot, Beweisrisiken und Kostenfolgen einschließlich Handlungsempfehlung“. Verbuche keine hypothetische Zeit, die ein Mensch ohne KI benötigt hätte. Bestätigte Angaben werden mit dem Befehl `time` von [kanzlei.py](../../scripts/kanzlei.py) im realen Mandatsordner gespeichert; das Skript erwartet dafür `id`, `terms_id`, `work_date`, `person`, `minutes`, `narrative`, `billable`, `confirmed` und `source` nach [Mandatsordner und CLI](../../references/mandatsordner-und-cli.md). Der Zeitstand (bestätigte Minuten, offene Zeitfragen) geht mit der Übergabe weiter; eine offene Zeitfrage hindert die Fertigstellung des Briefs nicht.

### 3.15. Versandstand und Rücklauf dokumentieren

Vor autorisiertem Versand prüfe Fassung, Empfänger, Betreff, Anlagen und Kommunikationsweg; interne Kommentare und fremde Aktenreste sind entfernt. Nach Versand dokumentiere nur den belegten Status: Ein Versand ist nicht in jedem Fall ein Zugangsnachweis, eine fehlende Lesebestätigung widerlegt den Zugang nicht, und ein Entwurfsstatus beweist keine Kommunikation.

Bei Rücklauf wird die neue Information in die Akte und das betroffene Produkt eingearbeitet. Eine Zustimmung mit Änderungsvorbehalt ist keine vorbehaltlose Annahme; eine Rückfrage zu Kosten ist keine Freigabe des nächsten Schritts. Ein autonomer Erinnerungsdienst wird nicht behauptet.

### 3.16. Telefonische Beratung nachfassend festhalten

Bei einem Telefonat unterscheide tatsächlich besprochenen Inhalt und nachträgliche Ergänzung. Ein Vermerk darf nicht behaupten, eine Kostenfolge sei erläutert worden, wenn sie erst beim Schreiben auffällt; formuliere dann: „Ergänzend zu unserem heutigen Gespräch weisen wir darauf hin, dass …“. Prüfe, ob die Ergänzung eine erneute Entscheidung erforderlich macht.

Ein Nachfassschreiben hält Empfehlung, Alternativen, Risiken, Frist und Weisung fest, ohne pauschal zu bestätigen, der Mandant habe „sämtliche Risiken übernommen“: „Sie haben uns heute beauftragt, den Vergleich mit einem Mindestzahlungsbetrag von [Betrag] und der beschriebenen Beschränkung der Erledigungsklausel weiterzuverhandeln.“

### 3.17. Verständnishürden und Unternehmensentscheider

Bei juristischen oder sprachlichen Verständnishürden passe Satzlänge, Begriffserklärung und Informationsreihenfolge an; erkläre etwa „Rechtskraft“ als den Zustand, in dem die Entscheidung mit den gewöhnlichen Rechtsmitteln nicht mehr angegriffen werden kann. Eine Übersetzung wird als solche kenntlich gemacht. Bei mehreren Entscheidungsträgern eines Unternehmens benenne, wer die Weisung erteilen darf. Eine kaufmännische Kurzfassung darf rechtserhebliche Bedingungen nicht entfernen: Sieht der Geschäftsführer nur den Zahlungsbetrag, nicht aber die Erledigungsklausel, ist die Entscheidungsvorlage unvollständig.

### 3.18. Abschlussmitteilung mit verbleibenden Pflichten

Eine Abschlussmitteilung nennt das erreichte Ergebnis und die ausstehenden Schritte. Ein Urteil kann zugestellt sein, ohne dass Rechtskraft oder Zahlung feststehen; ein Vergleich kann geschlossen sein, ohne dass die Zahlung eingegangen ist. „Die Sache ist erledigt“ steht nur, wenn der beauftragte Umfang abgeschlossen ist. „Wir prüfen den Zahlungseingang und informieren Sie“ steht nur, wenn diese Zuständigkeit eingerichtet ist; andernfalls wird der Anschluss als nächste Handlung benannt und an [mandat-abschliessen](../mandat-abschliessen/SKILL.md) übergeben.

### 3.19. Agentischer Lauf und Freigabestufe

Dieser Skill führt die Phase `kommunikation` des Mandatslaufs nach [Mandatslauf und Freigaben](../../references/mandatslauf-und-freigaben.md); sie endet mit dem versandfertigen Brief oder der Entscheidungsvorlage als führender Fassung. Eine Zwischennachricht während laufender Sacharbeit wird mit `--nebenlauf` als Nebenlauf eingetragen.

| Stufe | Ohne Rückfrage erlaubt |
|---|---|
| 0 | Brief und interner Vermerk als Text; keine Datei im Mandatsordner |
| 1 | Brief unter `01_Bearbeitung` anlegen und fortschreiben, Vermerk daneben, Dokumentregister führen |
| 2 | Phase setzen, Produkt und offene Fragen im Mandatslauf eintragen, bestätigte Minuten im Journal buchen |
| 3 | Gate G3 öffnen, Empfänger, Betreff und Anlagen zusammenstellen, Übergabevermerk schreiben, Nachbarskill anstoßen |

Auf keiner Stufe versendet der Skill, erteilt eine Freigabe, trägt eine Frist in den Kalender ein oder kennzeichnet sie als bestätigt, wertet eine Deckungsanfrage als Zusage oder ändert den Honorarstand.

Der Skill öffnet das Gate G3 (Versand und Einreichung), weil jeder Mandantenbrief Außenwirkung hat. Produkt dafür ist der Brief im Zustand `geprueft`; frei gibt typischerweise die sachbearbeitende Rechtsanwältin namentlich. Nach der Freigabe sind Versandzeitpunkt, Versandweg und der Versand- oder Eingangsbeleg nachzutragen; erst dann wechselt der Versandstatus von „Entwurf“ auf „versandt“ oder „bestätigt zugegangen“. Für G3 wird `--bezug mandantenbrief` verwendet; der registrierte Brief bestimmt den zuständigen Skill `mandantenkommunikation`, die geprüfte Fassung und ihren Hash. Die benannte verantwortliche Person wird beim Öffnen mit `--person` dokumentiert. Das Gate G2 (Fristeintrag) öffnet dieser Skill nicht; er wartet auf dessen Freigabe, und die belegte Kalendereintragung mit Rücklesung ab, bevor ein Fristende ohne Vorläufigkeitsvermerk im Brief steht.

Im Produktregister trägt der Skill den Brief mit sprechender Kennung ein, zunächst als `entwurf`, nach dokumentierter fachlicher Gegenkontrolle durch die benannte verantwortliche Person als `geprueft`; `freigegeben` setzt erst die Kanzlei nach G3. Danach stößt er ohne Rückfrage [zeiten-erfassen](../zeiten-erfassen/SKILL.md) mit dem Zeitstand an. Beispiel mit [mandatslauf.py](../../scripts/mandatslauf.py):

```bash
python3 "<Pluginordner>/scripts/mandatslauf.py" phase --akte "/Mandate/M-26-104" --phase kommunikation --grund "Vergleichsvorschlag vom 06.10.2026"
python3 "<Pluginordner>/scripts/mandatslauf.py" product --akte "/Mandate/M-26-104" --id mandantenbrief --pfad "01_Bearbeitung/Brief_Vergleich_v02.docx" --skill mandantenkommunikation --zustand geprueft
python3 "<Pluginordner>/scripts/mandatslauf.py" gate --akte "/Mandate/M-26-104" --gate G3 --aktion oeffnen --bezug mandantenbrief --person "Dr. Anna Kessler"
python3 "<Pluginordner>/scripts/mandatslauf.py" next --akte "/Mandate/M-26-104"
```

`next` nennt bei offenem G3 dieses Gate; `external_action_allowed` bleibt `false`. Stoppregel: Der Skill bleibt stehen, solange die Berechtigung des Empfängers ungeklärt ist, das Gate G3 nicht namentlich freigegeben wurde oder der Brief ein Fristende nennen müsste, dessen Fristobjekt weder eingetragen noch als vorläufig gekennzeichnet werden kann.

### 3.20. Typische Fehler und Gegenkontrolle

| Fehler | Woran erkennbar | Gegenkontrolle |
|---|---|---|
| Schreibdatum als Fristbeginn | Brief nennt Datum des Urteils statt Zustellung | Zustellungsbeleg in Akte; Fristobjekt eingetragen |
| Rückmeldefrist gleich Fristende | Mandant soll „bis zum Fristende“ antworten | Angemessenen Bearbeitungspuffer bestimmen; bei kurzer Restfrist ausdrücklich engeren Rücklauf und Sicherungsschritt benennen |
| Quellenprotokoll im Brief | Rn.-Zitate, Abrufvermerke, Werkzeughinweise im Empfängertext | Protokoll in internen Vermerk verschieben |
| Erfundene Erfolgsquote | Prozentangabe ohne Grundlage | Durch Szenarien ersetzen oder Grundlage benennen |
| Erledigungsklausel nicht erklärt | Brief nennt nur Zahlungsbetrag | Reichweite und Gegenforderungen im Brief benannt |
| Kostenfolge des Vergleichs fehlt | Kein Satz zu § 98 ZPO und Einigungsgebühr | Kostenabsatz vorhanden und mit Gebührenblatt abgeglichen |
| Erstattung im Arbeitsgericht behauptet | ZPO-Formel bei arbeitsgerichtlichem Mandat | § 12a ArbGG geprüft und Hinweis aufgenommen |
| Deckungsanfrage als Zusage | „Ihre Versicherung übernimmt die Kosten“ ohne Schreiben | Deckungszusage mit Datum und Umfang in Akte |
| Schätzung als Festpreis | „Die Kosten betragen“ statt „voraussichtlich“ | Honorargrundlage mit Modell und Verbindlichkeit zitiert |
| Du-Form ohne Vorgabe | Vertrauliche Ansprache ohne Mandatsnotiz | Anredevorgabe in Akte geprüft |
| Unberechtigter Kopieempfänger | Alte E-Mail-Kette mit Dritten übernommen | Empfängerliste gegen Berechtigung geprüft |
| Versand behauptet statt belegt | „versandt“ ohne Freigabeeintrag oder „zugegangen“ ohne Nachweis | Gate G3 mit Name und Bezug freigegeben; Versandprotokoll in Akte |

### 3.21. Übergabe an Nachbarskills

Jede Übergabe nennt die führende Fassung des Briefs mit Pfad und Hash, die Fristobjekte mit ihrem Status (erfasst, berechnet, eingetragen), den Honorarstand (Modell, Satz/Betrag, Umfang, Deckel, netto/brutto), den Zeitstand (bestätigte Minuten, offene Zeitfragen), die offenen Gates und die offenen Fragen; der Nachbarskill beginnt mit diesem Stand, nicht mit einer erneuten Mandatsaufnahme.

An [fristen-berechnen-ueberwachen](../fristen-berechnen-ueberwachen/SKILL.md) geht das auslösende Dokument mit Zustellungs- oder Zugangsbeleg als Fristobjekt im Status erfasst; zurück kommt das Fristobjekt im Status berechnet mit Rechenvermerk und nach Freigabe von G2 sowie belegter Eintragung mit Kalenderrücklesung im Status eingetragen; Nur dieses Fristende wird ohne Vorbehalt in den Brief übernommen; ein früherer Berechnungsstand darf ausdrücklich als vorläufig erscheinen. An [honorar-budget-vereinbaren](../honorar-budget-vereinbaren/SKILL.md) geht der Honorarstand mit der Beschreibung des neuen Leistungsumfangs; zurück kommt der bestätigte Honorarstand oder die führende Fassung der Vergütungsvereinbarung, auf die der Brief verweist. An [recht-recherchieren](../recht-recherchieren/SKILL.md) geht die Rechtsfrage, von der die Empfehlung abhängt; zurück kommt die verifizierte Antwort mit Quellen für den internen Vermerk.

An [schriftsaetze-entwerfen](../schriftsaetze-entwerfen/SKILL.md) gehen die gelieferten Belege mit Eingangsdatum und die offenen Fragen aus dem Rücklauf; zurück kommt die führende Fassung des aktualisierten Schriftsatzentwurfs. An [anwaltsberufsrecht-pruefen](../anwaltsberufsrecht-pruefen/SKILL.md) geht die führende Fassung des Briefentwurfs über einen möglichen eigenen Fehler oder eine Deckungsablehnung vor dem Versand; zurück kommt die berufsrechtliche Prüfnotiz mit Freigabe oder Änderung. An [zeiten-erfassen](../zeiten-erfassen/SKILL.md) geht der Zeitstand mit Datum, Dauer, Person und Narrativvorschlag; zurück kommt die gespeicherte Zeit-ID. An [mandat-abschliessen](../mandat-abschliessen/SKILL.md) geht die führende Fassung der Abschlussmitteilung mit den offenen Pflichten und den offenen Gates; zurück kommt der Abschlussbericht. An [workflow-uebergabe](../workflow-uebergabe/SKILL.md) geht jede führende Fassung, die eine andere Person abnehmen soll, mit offenen Gates und offenen Fragen; zurück kommt die geprüfte Fassung.

## 4. Quellenpflicht

### 4.1. Rechtliche Aussage und interne Nachweise

Beachte [Zitierweise](../../references/zitierweise.md), [Rechtsquellen](../../references/rechtsquellen.md) und [Arbeitsweise](../../references/arbeitsweise.md). Prüfe den maßgeblichen Normstand, insbesondere Mandatsvertrag, berufsrechtliche Informationspflichten und bei Kosten [§ 3a RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__3a.html), [§ 10 RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__10.html), [§ 34 RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__34.html) und [§ 60 RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__60.html).

Prüfstand ist der 08.10.2026. Kommentar-, Handbuch- und Aufsatzfundstellen werden nicht als Nachweise verwendet. Jede Kostenwarnung wird auf den gelesenen Normtext und gegebenenfalls eine tatsächlich gelesene amtliche Entscheidung zurückgeführt.

### 4.2. Entscheidungsanker

**BGH, Urt. v. 19.02.2026 – Az. IX ZR 226/22, Rn. 8–18 und 23–32.** [Volltext](https://www.bundesgerichtshof.de/SharedDocs/Entscheidungen/DE/Zivilsenate/IX_ZS/2022/IX_ZR_226-22.pdf?__blob=publicationFile&v=1). Trägt: Die Reichweite der Vergütungsvereinbarung wird zuerst ausgelegt und dann auf Textform geprüft; eine Anerkenntnisfiktion für nicht binnen eines Monats beanstandete Zeitaufstellungen ist auch im unternehmerischen Verkehr unwirksam. Für den Brief folgt daraus, neue Leistungen und geltende Vereinbarung konkret zu benennen und Schweigen nicht als Anerkennung von Zeiten darzustellen. Trägt nicht: eine allgemeine Unwirksamkeit jeder Zeithonorarvereinbarung oder eine Befreiung vom Kostenerstattungshinweis.

**BGH, Urt. v. 12.09.2024 – Az. IX ZR 65/23, Rn. 20–35, 37 und 51.** [Volltext](https://curia.europa.eu/site/upload/docs/application/pdf/2025-04/ix_zr__65-23_2025-04-16_15-06-53_148.pdf). Trägt: Eine formularmäßige Zeithonorarabrede ist nicht allein wegen fehlender Prognose oder fehlender Pflicht zu Zwischenaufstellungen unwirksam; Transparenz, Benachteiligung und Rechtsfolge sind getrennt zu prüfen. Trägt nicht: eine inhaltlich unzureichende Kostenkommunikation oder unprüfbare Zeitangaben gegenüber dem Mandanten.

**EuGH, Urt. v. 12.01.2023 – Az. C-395/21, EU:C:2023:14, Rn. 35–45 und 47–50.** [Volltext](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:62021CJ0395). Trägt: Die bloße Angabe eines Stundensatzes genügt gegenüber Verbrauchern ohne weitere Erläuterung nicht dem Transparenzmaßstab; Kostenmechanismus und Größenordnung sind verständlich zu machen, etwa durch Schätzung oder regelmäßige Zeit- und Kosteninformation. Trägt nicht: ein allgemeines Verbot anwaltlicher Stundenhonorare oder die Pflicht, einen exakten Endpreis zu garantieren.

**BGH, Urt. v. 13.10.2016 – Az. IX ZR 214/15, Rn. 18–29, besonders Rn. 23–29.** [Volltext](https://www.bundesgerichtshof.de/SharedDocs/Entscheidungen/DE/Zivilsenate/IX_ZS/2015/IX_ZR_214-15.pdf?__blob=publicationFile&v=1). Trägt: Im entschiedenen Haftungsfall war die konkrete Beratung über das weitere Vorgehen einschließlich Rechtsmittel wesentlich; Rechtsmittelberatung wird nicht durch bloße Übersendung einer Entscheidung ersetzt. Trägt nicht: eine grenzenlose Pflicht zur ungefragten Rechtsmittelberatung ohne Mandatsbezug; Rn. 25 lässt diese Reichweite offen. Haftung verlangt weiterhin Pflichtverletzung, Kausalität und Schaden.

**BGH, Urt. v. 10.12.2015 – Az. IX ZR 272/14, Rn. 6–14.** [Volltext](https://www.bundesgerichtshof.de/SharedDocs/Entscheidungen/DE/Zivilsenate/IX_ZS/2014/IX_ZR_272-14.pdf?__blob=publicationFile&v=1). Trägt: Die anwaltliche Aufgabe umfasst die konkrete Aufbereitung günstiger tatsächlicher und rechtlicher Gesichtspunkte; daraus erklärt sich, warum bestimmte Unterlagen für einen zusätzlichen Anspruchsweg beim Mandanten angefordert werden. Trägt nicht: eine Pflicht, den Mandanten mit sämtlichen abstrakten Anspruchsmöglichkeiten zu überfrachten.

### 4.3. Tragende amtliche Normlinks

- [§ 43a BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43a.html) – Verschwiegenheit, Verpflichtung mitwirkender Personen.
- [§ 49b BRAO](https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__49b.html) – Absatz 5: Hinweis auf Gebühren nach dem Gegenstandswert vor Übernahme des Auftrags.
- [§ 3a RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__3a.html) – Textform, Bezeichnung, Absetzung und Erstattungshinweis der Vergütungsvereinbarung.
- [§ 9 RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__9.html) – angemessener Vorschuss.
- [§ 10 RVG](https://www.gesetze-im-internet.de/rvg/__10.html) – Berechnung in Textform.
- [§ 12a ArbGG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbgg/__12a.html) – kein Erstattungsanspruch für Anwaltskosten im Urteilsverfahren erster Instanz; Hinweispflicht vor der Vertretungsvereinbarung.
- [§ 98 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__98.html), [§ 278 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__278.html), [§ 779 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__779.html) – Vergleichskosten, schriftlicher gerichtlicher Vergleich, Vergleichsbegriff.
- [§ 517 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__517.html), [§ 520 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__520.html), [§ 222 ZPO](https://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__222.html) – Berufungsfrist, Begründungsfrist, Fristende an Wochenenden und Feiertagen.
- [§ 203 StGB](https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html) – strafrechtlicher Geheimnisschutz.
- [BORA bei der BRAK](https://www.brak.de/fileadmin/02_fuer_anwaelte/berufsrecht/033-BORA_Stand_01.12.2025.pdf) – § 2 Abs. 2 zu Kommunikationswegen und § 11 zur Unterrichtung; Fassung vom 01.12.2025.

### 4.4. Belegdisziplin

Im Mandantenbrief steht die rechtliche Aussage in einem verständlichen Satz; die Fundstelle steht im internen Vermerk, es sei denn, der Mandant soll die Norm selbst nachlesen. Jede Norm mit Frist, Betrag, Form oder Rechtsfolge wird vor Verwendung am amtlichen Text geprüft; eine mangels geöffneten Volltexts unbelegte Aussage entfällt als Rechtsbehauptung und bleibt nur als konkrete interne Recherchefrage erhalten. Entscheidungen werden mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen, Fundstelle und Randnummer zitiert und tragen die Aussage nur, soweit Sachverhalt und Rechtsfrage übereinstimmen; eine Präjudizienbindung gibt es nicht.

## 5. Ausgabeformat

### 5.1. Versandfähiger Text

Das Schreiben enthält Anrede und Bezug („In dem Mandat …“ oder „In Sachen …“), Sachstand, Empfehlung, nächste Schritte mit Frist, erforderlichen Kostenhinweis nach RVG oder Honorarvereinbarung sowie Unterschrift mit Berufsbezeichnung. Ein kurzer Unterlagenbrief braucht keine Zwischenüberschriften; eine umfassende Vergleichsberatung kann mit dezimalen Abschnitten verständlicher werden.

Die **Ausformulierungspflicht** gilt vollständig: Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert; Stichwortskelette, Halbsätze und bloße Informationslisten sind als Endprodukt verboten. Fragen dürfen nummeriert sein, wenn sie jeweils vollständig formuliert sind. Formatierte Dokumente verwenden, soweit technisch möglich, Times New Roman, 11 pt, und ausschließlich dezimale Gliederung. Bei Markdown- oder Chat-Ausgabe steht der Exporthinweis (Times New Roman, 11 pt, dezimale Gliederung) außerhalb des Empfängertextes. Technische Quellenprotokolle, interne Honorarfragen, Dateizugriffsgrenzen und Bearbeiterhinweise werden getrennt geliefert und erscheinen nie im versandfähigen Brief.

### 5.2. Interner Abschlussvermerk

Der interne Vermerk hält verwendete Quellen, offene Tatsachen, die führende Fassung des Briefs mit Pfad und Hash, die Fristobjekte mit Status, den Honorarstand, den Zeitstand, die offenen Gates und den tatsächlichen Versandstatus fest; er behauptet keine Aufklärung über „sämtliche Risiken“, wenn der Brief nur einzelne Themen behandelt. Benenne, welche Entscheidung vorbereitet wurde, welche Rückmeldung bis wann benötigt wird und wer die Frist sichert.

### 5.3. Abnahmekriterien

Der erste Absatz nennt Empfehlung oder Sachstand und macht deutlich, ob die Mandantschaft handeln muss. Jede konkrete Frist stammt aus einem nach Freigabe von G2 tatsächlich eingetragenen und rückgelesenen Fristobjekt oder ist ausdrücklich vorläufig. Die interne Rückmeldefrist liegt mit Datum, Wochentag und Uhrzeit davor. Der Kostenabsatz unterscheidet Grundlage, Verbindlichkeit, Erstattungsaussicht und Vorschuss beziehungsweise Deckung; bei arbeitsgerichtlichen Mandaten enthält er den einschlägigen Hinweis nach § 12a ArbGG. Risiken werden an konkreten Voraussetzungen erklärt; unbegründete Erfolgsquoten entfallen. Bei einem Vergleich sind Erledigungsumfang, Kostenfolge und der Unterschied zwischen Zustimmung zum Entwurf und Annahme gegenüber dem Gericht benannt. Quellenprotokolle, Werkzeughinweise und Honorarfragen an die Kanzlei bleiben im internen Vermerk. Empfänger, Kopieadressaten und Kommunikationsweg sind gegen die Akte geprüft. Der Versandstatus lautet wahrheitsgemäß Entwurf, versandt oder bestätigt zugegangen. Die führende Fassung ist registriert; ohne Dateizugriff nennt der Übergabevermerk den vorhandenen Pfad und Hash. Insbesondere G3 wird nicht stillschweigend als freigegeben behandelt.

## 6. Beispiele

### 6.1. Mandantenbrief mit Empfehlung, Frist und Kostenwirkung

Ausgangslage: Das Landgericht hat am Dienstag, 06.10.2026, einen Vergleichsvorschlag über 6.000 Euro mit einer Klausel über „sämtliche Ansprüche aus der Geschäftsbeziehung“ übermittelt; das Fristobjekt Stellungnahmefrist ist mit Mittwoch, 21.10.2026, eingetragen, das Gate G2 freigegeben. Gespeichert ist ein Zeithonorar von 240 Euro netto je Stunde ohne Deckel für die gerichtliche Phase.

> Sehr geehrte Frau Berger,
>
> in dem Rechtsstreit Berger Metallbau gegen Hollmann Logistik empfehlen wir, den gerichtlichen Vergleichsvorschlag vom 06.10.2026 in der vorliegenden Fassung nicht anzunehmen, sondern eine Änderung der Erledigungsklausel vorzuschlagen.
>
> Das Gericht schlägt vor, dass Hollmann Logistik 6.000 Euro an Sie zahlt und damit sämtliche Ansprüche aus der Geschäftsbeziehung erledigt sind. Der Betrag ist angesichts des Beweisrisikos zur Zusatzbeauftragung wirtschaftlich vertretbar. Die Erledigungsklausel erfasst nach ihrem Wortlaut jedoch auch Ihre noch nicht bezifferte Forderung wegen der am 17.09.2026 beschädigten Ware. Mit der Annahme wäre diese Forderung verloren, und ein späterer besserer Nachweis würde den Vergleich nicht wieder öffnen.
>
> Wir schlagen vor, die Erledigung auf die Rechnungen 2026-114 und 2026-121 sowie den anhängigen Rechtsstreit zu beschränken und die Forderung wegen der beschädigten Ware ausdrücklich auszunehmen. Außerdem soll die Zahlung innerhalb von vierzehn Tagen nach Feststellung des Vergleichs fällig sein.
>
> Zu den Kosten: Ohne abweichende Regelung trägt bei einem Vergleich jede Seite ihre eigenen Anwaltskosten und die Hälfte der Gerichtskosten. Für Sie entstehen auf der vereinbarten Grundlage von 240 Euro netto je Stunde voraussichtlich weitere zwei bis drei Stunden für Verhandlung und Prüfung der endgültigen Fassung; dies entspricht 480 bis 720 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Eine zusätzliche gesetzliche Einigungsgebühr wird auf das hier vereinbarte reine Stundenhonorar nicht aufgeschlagen. Eine Erstattung dieser Kosten durch die Gegenseite ist bei der vorgeschlagenen Kostenregelung nicht zu erwarten.
>
> Die gerichtliche Frist zur Stellungnahme endet am Mittwoch, 21.10.2026. Damit wir den Änderungsvorschlag rechtzeitig einreichen können, bitten wir um Ihre Entscheidung bis Freitag, 16.10.2026, 12 Uhr. Ihre Zustimmung zu unserem Vorschlag ist noch keine Annahme des Vergleichs; die Annahmeerklärung gegenüber dem Gericht geben wir erst nach Ihrer ausdrücklichen Weisung zur endgültigen Fassung ab.
>
> Mit freundlichen Grüßen
>
> Dr. Anna Kessler, Rechtsanwältin

Interner Vermerk (nicht Teil des Briefs): Fristobjekt F-7 Stellungnahmefrist 21.10.2026, Status eingetragen; Kostenfolge nach § 98 ZPO; reines Stundenhonorar ohne zusätzlichen Ansatz einer gesetzlichen Einigungsgebühr; Zeitstand offen, Narrativ vorgeschlagen. Exporthinweis: Times New Roman, 11 pt, dezimale Gliederung.

Agentischer Lauf auf Freigabestufe 3: Der Skill hat die Phase `kommunikation` gesetzt, den Brief als `01_Bearbeitung/Brief_Vergleich_v02.docx` erzeugt, ihn nach der Gegenkontrolle als Produkt `mandantenbrief` im Zustand `geprueft` eingetragen und das Gate G3 mit Bezug auf `mandantenbrief` und Dr. Anna Kessler als verantwortlicher Person geöffnet. Den Zeitstand mit dem Narrativvorschlag hat er ohne Rückfrage an zeiten-erfassen übergeben. Der Lauf steht bei G3: Erst nach der namentlichen Freigabe durch Dr. Kessler wird der Brief versandt und der Versandbeleg nachgetragen; bis dahin bleibt der Versandstatus „Entwurf“.

### 6.2. Entscheidungsvorlage mit zwei Optionen nach ungünstigem Urteil

Ausgangslage: Das Urteil des Landgerichts wurde am Dienstag, 13.10.2026, zugestellt. Die Fristobjekte Berufungsfrist Freitag, 13.11.2026, und Begründungsfrist Montag, 14.12.2026 (der 13.12.2026 ist ein Sonntag), sind eingetragen; das Gate G2 ist freigegeben. Der Mandant ist Unternehmer; die Deckungszusage des Rechtsschutzversicherers für die zweite Instanz liegt noch nicht vor.

> Sehr geehrter Herr Lindqvist,
>
> in Sachen Lindqvist gegen Nordlicht Versicherung hat das Landgericht Ihre Klage mit dem am 13.10.2026 zugestellten Urteil abgewiesen, weil es die Nebenkosten nicht als vom Versicherungswert erfasst ansieht. Sie müssen entscheiden, ob Sie Berufung einlegen. Wir stellen Ihnen die beiden Optionen gegenüber.
>
> Option 1: Berufung einlegen. Die Klausel definiert den Versicherungswert ausdrücklich unter Einbeziehung der Nebenkosten; das Landgericht hat diese Definition in den Gründen nicht behandelt. Das ist ein konkreter Angriffspunkt. Ein Erfolg ist dennoch nicht sicher, weil das Berufungsgericht die Auslegung eigenständig prüft und die Höhe einzelner Positionen streitig bleibt. Es entstehen Gerichtskosten für die zweite Instanz und weitere Anwaltskosten; die beigefügte Berechnung weist sie nach dem Streitwert von 48.000 Euro getrennt aus. Ob Ihr Rechtsschutzversicherer diese Kosten übernimmt, steht erst mit der Deckungszusage fest, die wir am 14.10.2026 beantragt haben.
>
> Option 2: Das Urteil hinnehmen. Dann wird es mit Ablauf der Berufungsfrist rechtskräftig, und die Nebenkosten von 31.500 Euro bleiben endgültig unerstattet. Es entstehen keine weiteren Kosten außer der bereits ausgewiesenen Kostenerstattung an die Gegenseite.
>
> Wir empfehlen Option 1, sofern die Deckungszusage erteilt wird oder Sie das Kostenrisiko der zweiten Instanz selbst tragen wollen. Die Berufungsfrist endet am Freitag, 13.11.2026, die Begründungsfrist am Montag, 14.12.2026. Wir benötigen Ihre Weisung bis Mittwoch, 04.11.2026, 12 Uhr. Ohne Weisung legen wir keine Berufung ein; bitte teilen Sie uns auch eine Entscheidung gegen die Berufung ausdrücklich mit.
>
> Mit freundlichen Grüßen
>
> Jonas Weigand, Rechtsanwalt

### 6.3. Rückfrage-E-Mail zu fehlendem Zugangsnachweis

Ausgangslage: Für die vorgerichtlichen Zinsen fehlt der Zugangsnachweis zur Mahnung vom Donnerstag, 17.09.2026. Die Mandantin kommuniziert per E-Mail; der Risikohinweis ist in der Akte dokumentiert.

> Betreff: Mandat Berger Metallbau – Zugangsnachweis zur Mahnung vom 17.09.2026
>
> Sehr geehrte Frau Berger,
>
> für die Geltendmachung der vorgerichtlichen Zinsen benötigen wir noch den Nachweis, wann die Mahnung vom 17.09.2026 bei Hollmann Logistik eingegangen ist. Der vorliegende Brief belegt den Inhalt, lässt den Zugang aber offen.
>
> Bitte senden Sie uns bis Freitag, 09.10.2026, 12 Uhr den Einlieferungs- oder Zustellungsbeleg oder eine Antwort der Gegenseite, aus der der Erhalt hervorgeht. Falls die Mahnung persönlich übergeben wurde, teilen Sie uns bitte mit, wer sie wann an welche Person übergeben hat und wer dies wahrgenommen hat. Bitte unterscheiden Sie dabei Ihre eigene Erinnerung von Angaben anderer Personen.
>
> Die Hauptforderung prüfen wir unabhängig von dieser Ergänzung weiter; offen ist allein der Beginn der vorgerichtlichen Zinsen. Diese Anforderung ändert den vereinbarten Honorarumfang nicht. Nach Eingang Ihrer Angaben passen wir den Zinsabschnitt des Klageentwurfs an.
>
> Mit freundlichen Grüßen
>
> Dr. Anna Kessler, Rechtsanwältin

### 6.4. Negativbeispiel: Brief mit internen Quellenprotokollen und ungeprüftem Fristende

Falsche Ausgabe:

> Sehr geehrter Herr Lindqvist,
>
> das Urteil vom 02.10.2026 ist angreifbar. Die Berufungsfrist endet daher am 02.11.2026. Nach BGH, Urt. v. 13.10.2016 – Az. IX ZR 214/15, Rn. 23–29 (amtlicher Volltext am 07.10.2026 abgerufen, SHA-256 geprüft), sind wir zur Rechtsmittelberatung verpflichtet; § 517 ZPO wurde auf gesetze-im-internet.de verifiziert. Die Erfolgsaussichten liegen bei etwa 70 Prozent. Ihre Versicherung übernimmt die Kosten. Hinweis an die Kanzlei: Zeit für diesen Brief noch nicht erfasst, Narrativ bitte bestätigen.

Warum sie falsch ist: Das Urteilsdatum wird als Fristbeginn verwendet, obwohl die Berufungsfrist mit der Zustellung beginnt; der 02.11.2026 ist ohne Zustellungsbeleg und ohne eingetragenes Fristobjekt erfunden. Abrufvermerke, Hashwerte, Randnummern und Werkzeughinweise gehören in den internen Vermerk. Die Prozentangabe hat keine Grundlage. Die Deckung wird als Zusage dargestellt, obwohl nur ein Antrag vorliegt. Die Honorarfrage an die Kanzlei steht im Mandantenbrief. „Angreifbar“ benennt keinen Angriffspunkt; Entscheidungsfrage, Rückmeldefrist und Unterschrift mit Berufsbezeichnung fehlen.

Korrigierte Fassung:

> Sehr geehrter Herr Lindqvist,
>
> in Sachen Lindqvist gegen Nordlicht Versicherung hat das Landgericht Ihre Klage abgewiesen; das Urteil wurde uns am 13.10.2026 zugestellt. Nach unserer Prüfung besteht ein konkreter Angriffspunkt, weil das Gericht die vertragliche Definition des Versicherungswerts unter Einbeziehung der Nebenkosten nicht behandelt hat. Ein Erfolg der Berufung ist dennoch nicht sicher, weil das Berufungsgericht die Auslegung eigenständig prüft.
>
> Die Berufungsfrist endet nach unserer Berechnung am Freitag, 13.11.2026. Wir benötigen Ihre Weisung bis Mittwoch, 04.11.2026, 12 Uhr. Die Deckungsanfrage an Ihren Rechtsschutzversicherer haben wir am 14.10.2026 gestellt; eine Zusage liegt noch nicht vor. Bis dahin müssten Sie die in der beigefügten Berechnung ausgewiesenen Kosten der zweiten Instanz selbst tragen.
>
> Mit freundlichen Grüßen
>
> Jonas Weigand, Rechtsanwalt

Der interne Vermerk hält getrennt fest: Fristobjekt F-9 Berufungsfrist mit Status eingetragen, gelesene Entscheidung mit Randnummern, Normabruf, Deckungsantrag vom 14.10.2026 und offene Zeiterfassung.