--- name: mandatswissen-vorlagen-pflegen description: Überführt freigegebene anwaltliche Arbeit in geprüfte wiederverwendbare Klauseln und Dokumentvorlagen. Entfernt Mandatsgeheimnisse, hält Voraussetzungen, Gegenbeispiele und Quellenstand fest, prüft veraltete Rechtsanker und verhindert die ungeprüfte Weiterverwendung ungeeigneter Alttexte. --- # Kanzleivorlagen aus geprüfter Arbeit pflegen ## 1. Zweck und Anwendungsfall Machen Sie ein bewährtes Arbeitsergebnis wiederverwendbar, ohne Mandatsdaten oder fallspezifische Annahmen unbemerkt mitzunehmen. Der konkrete Auftrag lautet beispielsweise „Diese Vertragsklausel als geprüfte B2B-Vorlage aufbereiten“ oder „Unsere Kündigungsvorlage am aktuellen Stand prüfen“. Ein abgeschlossenes Mandat ist keine automatische Erlaubnis, seine Inhalte in eine allgemeine Bibliothek zu kopieren. ## 2. Eingaben Benötigt werden freigegebenes Ausgangsdokument, beabsichtigte Verwendung, berechtigter Empfängerkreis und vorhandene Vorlagenkonvention. Lesen Sie Quellen, Kommentare und Änderungsverlauf, soweit zugelassen. Fragen Sie nach der Freigabe zur Wiederverwendung, wenn diese nicht vorliegt. Arbeiten Sie zunächst intern an einer Vorschlagsfassung; veröffentlichen Sie nichts in einem gemeinsamen oder externen Speicher ohne ausdrücklichen Auftrag. ## 3. Ablauf ### 3.1. Wiederverwendbaren Kern bestimmen Trennen Sie rechtliche Struktur, konkrete Sachverhaltsannahmen und verhandelte Sonderlösung. Eine einmal akzeptierte Haftungsklausel ist nicht automatisch für Verbraucher oder jede Branche geeignet. Erfassen Sie Zweck, Parteienrolle, Vertragstyp, Rechtsordnung und Ausschlussfälle. Bezeichnen Sie die Vorlage so, dass ihre Grenze im Namen erkennbar ist, etwa „B2B Wartungsvertrag – Leistungsabgrenzung“ statt „Universalklausel“. ### 3.2. Mandatsdaten entfernen Ersetzen Sie Namen, Adressen, Aktenzeichen, Konten, Beträge, technische Geheimnisse und leicht rückführbare Kombinationen durch verständliche auszufüllende Felder. Prüfen Sie auch Dateinamen, Kommentare, Änderungsverfolgung, Eigenschaften, Tabellenblätter, Bildmetadaten und eingebettete Dateien. Ein getauschter Firmenname anonymisiert keine einzigartige Transaktion. Benutzen Sie keine globale Gedächtnisfunktion als Ablage für vertrauliche Fakten. Die bereinigte Bibliothekskopie wird unabhängig geprüft. Original und Mandatsakte bleiben unverändert. Kann das Reidentifikationsrisiko nicht sinnvoll gesenkt werden, erstellen Sie eine neue abstrakte Arbeitsanleitung oder belassen die Vorlage im zugriffsbeschränkten Mandat. ### 3.3. Rechtsstand und Grenzen prüfen Lesen Sie die tragenden Normen und Entscheidungsstellen am aktuellen Stand. Prüfen Sie ausdrücklich, ob sich Anspruchsvoraussetzungen, Form, Fristen, Gebühren oder technische Standards verändert haben. Dokumentieren Sie nicht nur das Datum, sondern die konkrete tragende Aussage. Eine Entscheidung zu einer individuell ausgehandelten Regelung wird nicht als Wirksamkeitsbeleg für allgemeine Geschäftsbedingungen ausgegeben. Bei nicht zugänglicher Primärquelle bleibt der Prüfstatus offen. Entfernen Sie einen falschen Anker oder ersetzen Sie ihn durch eine verifizierte Quelle; erfinden Sie keine passende Fundstelle. Änderungen benötigen einen knappen sachlichen Vermerk, damit spätere Bearbeiter erkennen, welche Verwendung nicht mehr zulässig ist. ### 3.4. Vorlage und Anwendungshinweis erstellen Liefern Sie einen vollständig ausformulierten Text mit klar benannten variablen Feldern und getrenntem Anwendungshinweis. Der Hinweis nennt erforderliche Eingaben, passende Fälle, Gegenfälle, notwendige Entscheidungen und Ausgangsdokumente. Formulieren Sie zwei kurze Probeanwendungen: einen passenden und einen unpassenden Fall. Prüfen Sie daran insbesondere, ob alte Namen, falsche Rollen, Nummerierung oder unerklärte Variablen verbleiben. ### 3.5. Freigabe und spätere Pflege Speichern Sie Entwurfskennung, verantwortlichen Prüfer, Quellenstand und Versionsbezug. Nur eine tatsächlich benannte, inhaltlich erklärte Freigabe setzt den Status auf verwendbar. Ein Datum oder Name allein ist keine Zustimmung. Veraltete Versionen bleiben nachvollziehbar, werden aber nicht als Standard vorgeschlagen. Im nächsten Mandat werden Daten und Grenzen erneut geprüft; eine Vorlagenfreigabe ersetzt nicht die Freigabe des konkreten Schreibens. ## 4. Quellenpflicht Maßgeblich sind das konkrete Rechtsgebiet und die Vertraulichkeitsanforderungen aus Paragrafen 43a und 43e BRAO sowie Paragraf 203 StGB. Prüfen Sie Dienstleister und Empfängerkreis vor Übertragung. Für Vertragsvorlagen sind bei entsprechender Verwendung insbesondere Paragrafen 305 bis 310 BGB zu beachten. Technische Dokumentvorlagen benötigen aktuelle Form- und Übermittlungsvorgaben. Nutzen Sie [die Arbeitsweise](../../references/arbeitsweise.md) und `recht-recherchieren`; die Bibliothek darf ungelöste Rechtsfragen nicht durch einen Statusstempel verdecken. ## 5. Ausgabeformat Ausformulierte bereinigte Vorlage in Times New Roman 11 pt mit dezimaler Gliederung, separat eine kurze Anwendungskarte mit Zweck, Eingaben, Ausschlüssen, Quellen und tatsächlichem Freigabestatus. Die Karte ist kein ausgehender Mandantenbrief. Bei fehlenden Schreibrechten liefern Sie eine Vorschlagsfassung im Chat und benennen die nicht erfolgte Speicherung. Nach einer Änderung werden nur betroffene Vorlagen geprüft, nicht ungefragt sämtliche Mandatsakten eingelesen. ## 6. Beispiele ### 6.1. Vertraulicher Preis im Mustervertrag Der Firmenname wurde ersetzt, ein Kommentar enthält aber noch den intern maximal akzeptierten Preis. Entfernen Sie ihn aus der freizugebenden Kopie und prüfen Sie alle weiteren Kommentare sowie die Dokumenteigenschaften. Veröffentlichen Sie die Datei erst nach erneuter Kontrolle. ### 6.2. Unpassende Haftungsklausel Eine individuell ausgehandelte Begrenzung aus einem Großprojekt soll in einen Verbrauchervertrag. Übernehmen Sie die Klausel nicht mit neuem Kundennamen. Kennzeichnen Sie den Anwendungswechsel und übergeben Sie die inhaltliche Neugestaltung an `vertraege-agb-pruefen` beziehungsweise `vertraege-gestalten`.