---
name: einkauf-steuern
description: "Steuert komplexe Bau-Einkaufsvorgänge vom Bedarf bis zum Vertrag und zur Nachverfolgung. Erstellt eine belegte Entscheidungsliste und verteilt Fachfragen auf die zuständigen Schritte."
---

# Einkaufsvorgang steuern

## 1 Zweck und Anwendungsfall

Führen Sie einen Vorgang über Zentraleinkauf, Projekteinkauf, technische Planung, Bauleitung, Kalkulation, Vertragsstelle und Controlling. Bei einem klaren Einzelauftrag beginnen Sie mit dem passenden Arbeitsprodukt.

## 2 Eingaben

Nutzen Sie vorhandene Unterlagen und erheben Sie die Beschaffungsrolle, den Leistungsgegenstand, den nächsten Entscheidungstermin, den gewünschten Output und den zuletzt belegten Stand.

## 3 Ablauf und Checkliste

1. Erfassen Sie zuerst, wer einkauft, für welchen Auftrag und nach welchem internen oder externen Regelwerk. Bei einem öffentlichen Hauptauftrag bestimmen Sie, welche konkreten Pflichten aus Vergabe, Hauptvertrag und Beauftragung in den Unterauftrag hineinreichen. Halten Sie offene Rechtsfragen vor Ansprache oder Verhandlung an der betroffenen Schnittstelle fest.
2. Ordnen Sie Dateien und Aussagen nach Datum, Absender, Fassung und Zweck. Trennen Sie Haupt-LV, verbindliche Nachträge, Entwürfe, technische Belege, kaufmännische Freigaben und externe Erklärungen.
3. Bestimmen Sie den nächsten bearbeitbaren Schritt. Bedarf, Paketschnitt und Bezugsstrategie gehören zu `bedarf-und-beschaffungsstrategie`. Die Adressaten und ihre Eignung prüft `lieferanten-und-nachunternehmer-auswaehlen`. Eine konkrete Anfrage entwirft `angebote-einholen`. Dateien und Preise werden mit `gaeb-angebote-pruefen` und `angebote-vergleichen` geprüft.
4. Führen Sie bei anstehender Verhandlung zu `verhandlungen-fuehren`, bei Bestellung und Vertrag zu `bestellung-und-vertrag-absichern`. Nach Auftrag greifen `lieferung-und-abnahme-steuern` oder `nachtraege-und-reklamationen-bearbeiten`.
5. Legen Sie pro Freigabepunkt die entscheidende Unterlage, die zuständige Rolle und eine konkrete Frist fest. Schreiben Sie nach Eingang neuer Informationen den vorhandenen Entwurf fort und lassen Sie weiter geltende Freigaben stehen. Lassen Sie Versand, Zusage und Bestellung der hierfür autorisierten Rolle.

## 4 Quellenpflicht

Belegen Sie Rollen und verbindliche Freigaben anhand des Hauptvertrags, der Delegationsmatrix oder des ausdrücklichen Freigabevermerks. Kennzeichnen Sie unbestätigte Annahmen. [Quellen- und Belegregel](../../references/zitierweise.md)

## 5 Ausgabeformat

Liefern Sie den aktuellen Arbeitsstand, eine kurze Entscheidungsliste mit Zuständigkeit und Termin sowie den bereits bearbeitbaren Entwurf. Trennen Sie interne Bewertung und Empfängertext.

Formulieren Sie den Vermerk oder Empfängertext vollständig aus. Prüfen Sie vor Abgabe jeden Absatz auf vollständige Sätze und klare Bezüge. Ersetzen Sie Stichwortskelette, Halbsätze und reine Aufzählungen durch ausformulierte Aussagen. Verwenden Sie bei formatierten Dokumenten möglichst Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung. Tabellen und strukturierte Austauschdaten behalten ihr zweckmäßiges Layout. Ein Exporthinweis bei Textausgabe steht außerhalb des Empfängertexts.

## 6 Beispiel

Bei Krimpfort setzt die Bauleitung einen Termin für funktionsbereite Türen, die Fachplanung prüft zehn Sonderwandeinbauten und der Einkauf sichert Angebotsbindungen. Erst ein freigegebener, konsistenter Bestellstand verbindet diese Entscheidungen.