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name: dokumentenakte-auswerten
description: "Ordnet Einkaufsakten mit E-Mails, Anlagen, Plänen und Protokollen. Erstellt eine belegte Chronologie, fasst offene Entscheidungen zusammen und schreibt bestehende Entwürfe nach neuen Unterlagen fort."
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# Dokumentenakte auswerten und fortschreiben

## 1 Zweck und Anwendungsfall

Überführen Sie eine unübersichtliche Einkaufsakte in einen konkreten Arbeitsstand. Je nach Auftrag erstellen Sie eine Chronologie, eine Aufgabenliste mit Belegen oder eine freigabefähige Antwort.

## 2 Eingaben

Lesen Sie EML und Anlagen, Protokolle, Exporte, Pläne, Freigabelisten und Entwürfe. Verwenden Sie Originale, wenn sowohl Original als auch zusammengefasste Fassung vorhanden sind.

## 3 Ablauf und Checkliste

1. Erfassen Sie Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, Betreff, Anhang und Fassung. Trennen Sie Nachrichtenkopf, zitierte Kette, eigene Aussage und tatsächlich beigefügte Datei. Mehrere Weiterleitungen sind keine unabhängigen Belege.
2. Rekonstruieren Sie je Entscheidung die maßgebliche Reihenfolge. Halten Sie Versand, Zugang, technische Prüfung, kaufmännische Freigabe und Vertragserklärung auseinander. Prüfen Sie bei Widerspruch den Ursprungstext und den Geltungsstand, bevor Sie eine spätere Nachricht als maßgeblich behandeln.
3. Benennen Sie pro offenem Punkt zuständige Rolle, Termin, Quelle, belegten Status und konkreten nächsten Schritt. Aussagen über versandte oder genehmigte Unterlagen benötigen den passenden Nachweis. Fehlt ein Anhang, nennen Sie genau den benötigten Beleg.
4. Schreiben Sie nur das angeforderte Dokument weiter. Nach einem Nachtrag behalten Sie bestätigte Teile und ändern die betroffene Stelle mitsamt Termin, Zahl oder Empfehlung. Bezeichnen Sie Anlagen, Auszüge und Schwärzungen nachvollziehbar und erhalten Sie die Originale.

## 4 Quellenpflicht

Nennen Sie Datei, Seite, Blatt, Nachrichtendatum und Anlage. Die [Belegarbeit](../../references/akten-und-uebungen.md) unterscheidet Quelle, Ableitung und Schlussfolgerung.

## 5 Ausgabeformat

Liefern Sie eine nachvollziehbare Kurzchronologie und das angeforderte Arbeitsprodukt. Stellen Sie internen Prüfvermerk und vorgesehenen Empfängertext getrennt bereit.

Liefern Sie Endprodukte in vollständigen, ausformulierten Sätzen. Skelette, Halbsätze und reine Aufzählungen sind als Endprodukt ausgeschlossen. Für formatierte Dokumente verwenden Sie soweit technisch möglich Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung. Bei einer Textausgabe steht der Exporthinweis außerhalb des Empfängertexts. Prüfen Sie den Entwurf auf vollständige Aussagen und widerspruchsfreie Bezüge. Externe Kommunikation und verbindliche Erklärungen bleiben der zuständigen Person vorbehalten.

## 6 Beispiele

Bei PE-06 wird aus widersprüchlichen Mailzitaten erst nach Abgleich von Anhängen und Protokollfassung eine belastbare Aufgabenliste. Eine abweichende neue Freigabe ändert nur die belegte Entscheidung.