---
name: korrespondenz-verhandlung-reklamation
description: "Entwirft Einkaufs-E-Mails, Verhandlungsleitfäden und belegte Reklamationen für Bauprojekte. Trennt Tatsachen, Fristen, Anspruchsprüfung, Freigabepunkte und interne Verhandlungsgrenzen."
---

# Korrespondenz, Verhandlung und Reklamation vorbereiten

## 1 Zweck und Anwendungsfall

Bereiten Sie die konkret bestellte Nachricht oder Verhandlung vor. Für eine beanstandete Lieferung sichern Sie den Vorgang so, dass Vertragspartner, Charge, Abweichung, Zeitpunkt und erwartete Abhilfe klar erkennbar sind.

## 2 Eingaben

Lesen Sie Auftrag, maßgebliche Abrede, Lieferschein, Wareneingang, Bild- oder Messbeleg, bisherigen Schriftverkehr und bereits erklärte Vorbehalte. Klären Sie für Verhandlungen Ziel, Spielraum, Alternative und die zuständige Freigabeperson.

## 3 Ablauf und Checkliste

1. Trennen Sie vereinbarte Beschaffenheit, beobachtete Abweichung und noch offene Ursache. Verknüpfen Sie Charge, Lieferschein, Musterstand und Prüfung. Dokumentieren Sie, was angeliefert, eingebaut, getrennt gelagert oder noch offen ist.
2. Prüfen Sie Vertragsart und Frist. Bei einem Kauf als beiderseitigem Handelsgeschäft behandeln Sie Untersuchung, unverzügliche Rüge und den Entdeckungszeitpunkt später erkennbarer Mängel nach § 377 HGB. Prüfen Sie für Werkleistungen Abnahme und das einschlägige Mängelregime eigenständig.
3. Schreiben Sie eine konkrete Anfrage, Mängelanzeige oder Verhandlungsantwort. Benennen Sie die belegte Abweichung, die gewünschte Abhilfe und den maßgeblichen Termin. Trennen Sie Eingangsbestätigung und Abhilfefrist. Kündigung, Deckungskauf, Abzug oder Schadensersatz werden nur bei entsprechendem Auftrag mit ihren Voraussetzungen bewertet.
4. Halten Sie interne Preisobergrenze, Konzessionsfolge und Alternativen im Verhandlungsvermerk. Lassen Sie im Empfängertext nur die vorgesehenen Angaben stehen. Prüfen Sie bei bevorstehender Frist unverzüglich den richtigen Adressaten und Nachweisweg. Bereiten Sie die Mitteilung zur menschlichen Freigabe vor.

## 4 Quellenpflicht

Belegen Sie Erhalt, Prüfung und Absendung getrennt. Nutzen Sie die [amtlichen Kauf- und Werkvertragsquellen](../../references/zitierweise.md). Bilder zeigen den sichtbaren Zustand und benötigen Zuordnung zur Charge.

## 5 Ausgabeformat

Liefern Sie den Empfängertext mit Betreff, Anrede, Sachbezug, Handlung und Termin. Ergänzen Sie bei Bedarf separat den internen Verhandlungsplan und die Frist- und Belegnotiz.

Liefern Sie Endprodukte in vollständigen, ausformulierten Sätzen. Skelette, Halbsätze und reine Aufzählungen sind als Endprodukt ausgeschlossen. Für formatierte Dokumente verwenden Sie soweit technisch möglich Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung. Bei einer Textausgabe steht der Exporthinweis außerhalb des Empfängertexts. Prüfen Sie den Entwurf auf vollständige Aussagen und widerspruchsfreie Bezüge. Externe Kommunikation und verbindliche Erklärungen bleiben der zuständigen Person vorbehalten.

## 6 Beispiele

Bei PE-04 bilden Lieferung, freigegebenes Klinkermuster und Beobachtung an der Charge die Grundlage für den Reklamationstext. Alternativangebote und interne Konzessionsgrenzen bleiben in der Verhandlungsnotiz.