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name: dfg-sachbeihilfe-elan-formalia
description: "DFG-Sachbeihilfe und elan-Formalia prüfen: Antragsberechtigung, Module, Vordrucke, Anlagen, Seitenlogik, Fachzuordnung, Fortsetzungsantrag, internationale Kooperation, formale Einreichungsreife."
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# Sachbeihilfe und elan-Formalia

## Worum geht es

Die Sachbeihilfe ist das Brot-und-Butter-Programm der DFG. Dieser Skill macht den Antrag formal einreichungsreif: elan-Portal, Vordrucke, Modulmix, Anlagen, Fachzuordnung. Inhaltliche Stärke macht der Antrag erst dann aus, wenn formal nichts mehr verloren gehen kann.

**Alte-Hasen-Faustregel:** Drei Viertel aller formalen Mängelmeldungen entstehen in den letzten 48 Stunden vor Einreichung. Wer die letzten zwei Werktage nur noch für PDF-Konvertierung, Anlagen-Sortierung und Vordruck-Aktualität reserviert, hat schon halb gewonnen.

## Wann dieses Modul hilft / Kaltstart-Fragen

Dieser Skill kommt zum Einsatz, wenn die Programmschiene Sachbeihilfe feststeht, der inhaltliche Antrag (Projektbeschreibung) Reife hat oder gerade entsteht, und der formale Einreichungsweg gebaut werden muss.

Kaltstartfragen:

1. Wer stellt den Antrag (eine Person oder mehrere) und an welcher Institution?
2. Ist die wissenschaftliche Ausbildung abgeschlossen (regelmäßig Promotion)?
3. Welche Module werden konkret gebraucht?
4. Neuantrag, Fortsetzungsantrag oder Ergänzungsantrag?
5. Welche Vordruckversion ist im elan-Portal aktuell hinterlegt?
6. Welche Anlagen sind vorhanden, welche fehlen noch (CV, Publikationsverzeichnis, Arbeitsprogramm, Finanzplan, Angebote, Kooperationsschreiben, Ethikvotum, Datenmanagementplan)?

## Programm- bzw. Sachrahmen

**Antragsberechtigung Sachbeihilfe.** Promovierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an einer deutschen Forschungseinrichtung — Universitäten, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen, fachlich einschlägige Institute. Nicht antragsberechtigt: Personen ohne abgeschlossene wissenschaftliche Ausbildung, Personen ohne institutionelle Verankerung. Bei Wechsel der Institution während der Antragsphase: Klärung mit der Geschäftsstelle vor Einreichung.

**Vordrucke.** Die DFG nutzt nummerierte Vordrucke (z. B. 53.01 für die Sachbeihilfe-Antragsvorlage, 53.21 oder 53.22 für Anlagen — Nummerierung ändert sich, vor Einreichung am Tag X auf der DFG-Formularseite verifizieren). Form folgt Vordruck — wer eigene Vorlagen mitbringt, riskiert Nachfrage durch die Geschäftsstelle.

**Module der Sachbeihilfe** (Auswahl, je nach Bedarf kombinierbar):

| Modul | Zweck | Sinnvoll wenn... |
| --- | --- | --- |
| Basismodul | Personal, Sachmittel, Reisen | Standard für jeden Antrag |
| Eigene Stelle | Stelle für den Antragsteller selbst | keine Dauerstelle vorhanden |
| Vertretung | Vertretung für Lehre / Verwaltung | Befreiung für Forschungsphase nötig |
| Rotationsstelle | klinische Forschende | spezifisch medizinisch |
| Workshop | wissenschaftliche Tagung im Projekt | Output planbar, nicht nur Networking |
| Mercator Fellow | internationale Gastwissenschaftler | konkrete Rolle im Projekt |
| Öffentlichkeitsarbeit | Wissenschaftskommunikation | passender Bürger-Nutzen identifizierbar |
| Internationale Wissenschaftskooperation | konkrete Auslandskooperation | belastbare Partnerinstitution mit Schreiben |
| Chancengleichheit | Maßnahmen zur Gleichstellung | begründbarer Bedarf, nicht pauschal |
| Postdoc-Phase | nach Promotion eigene Stelle | konkrete Person mit Plan |
| Projektpauschale | institutionelle Pauschale (Universitäten) | wird automatisch ergänzt |

**Trade-off Modulwahl.** Jedes zusätzliche Modul erhöht den Begutachtungsaufwand. Wer fünf Module beantragt, muss jedes einzeln rechtfertigen. Wer zwei Module nimmt, hat einen lesbareren Antrag.

## Praxisleitfaden

**elan-Portal Schritt für Schritt.** Anmeldung mit DFG-Account (vom Antragsteller, nicht von Hilfskräften — die Verantwortlichkeit muss klar sein). Programmauswahl: "Einzelförderung" → "Sachbeihilfe". Fachliche Zuordnung: zwei Fachkollegien-Codes vergeben, Hauptkollegium und Nebenkollegium. Diese Zuordnung steuert mittelbar die Reviewer-Wahl — strategisch wichtig. Antragstellerprofil aktualisieren (Publikationsliste, frühere DFG-Projekte). Modulauswahl. Hochladen der Antragsdatei und Anlagen. Institutionelle Bestätigung anfordern (das macht die Verwaltung der Heimatinstitution — Vorlauf 5 bis 10 Werktage einplanen!). Einreichen.

**Was schnelle Genehmigung produziert (formal).**

- **Aktuelle Vordrucke** — die DFG-Formularseite ändert sich. Am Einreichtag (nicht eine Woche vorher!) die aktuelle Version ziehen.
- **Konsistente Seitenzählung** — Projektbeschreibung typisch maximal 20 Seiten ohne Verzeichnisse (Vordruck 53.01 prüfen), Schrift 11 oder 12 pt, Zeilenabstand 1.15 bis 1.5.
- **Klare Anlagenliste auf der ersten Seite der Projektbeschreibung** — Anlage 1: CV, Anlage 2: Publikationsverzeichnis usw. Reviewer suchen sich daran zurecht.
- **Fachzuordnung sauber** — wer sich falsch einordnet, landet bei Reviewern, die das Thema nicht lesen können.
- **Institutionelle Bestätigung früh angefordert** — die kommt sonst nicht rechtzeitig.

**Was Reviewer und Geschäftsstelle triggert.**

- Veraltete Vordrucke — sofortige Nachforderung, Verzug von Wochen.
- Anlagen ohne Bezug zum Antragsumfang (z. B. CV in Englisch, restlicher Antrag deutsch — wirkt unsauber).
- "Sonstige Anlagen" als Müllhalde am Ende — Geschäftsstelle fragt nach.
- Kooperationsschreiben älter als drei Monate vor Einreichung — wirken aufgewärmt, Reviewer notieren das. **Faustregel:** Kooperationsschreiben mit Datum aus dem letzten Quartal vor Einreichung.
- Publikationsverzeichnis ohne "im Druck"-Markierung für noch nicht erschienene, aber akzeptierte Arbeiten — verschenkter Eindruck.

**CV-Falle.** Mehrere CVs (bei mehreren Antragstellern) müssen formatgleich sein. Stark abweichende Detaillierung lässt Reviewer Hierarchiekonflikte vermuten ("der eine ist der eigentliche Antragsteller, die andere ist Dekoration"). Faustregel: gleiche Länge, gleicher Aufbau, gleiches Datum.

## Trade-off-Matrix

| Trade-off | Pfad A | Pfad B | Empfehlung |
| --- | --- | --- | --- |
| Wenige Module vs. viele | 2-3 Module | 5+ Module | Wenige Module, jedes klar begründet |
| Eine Antragstellerin vs. Team | Einzelantrag | Zwei oder drei Antragsteller | Team nur bei klarer Aufgabenverteilung |
| Fortsetzungsantrag vs. Neuantrag | Fortsetzung mit Vorprojektbericht | Neuantrag mit eigener Linie | Fortsetzung nur bei sichtbarem Output des Erstprojekts |
| Anhang knapp vs. ausführlich | Knapp, fokussiert | Vollständige Belege | Knapp, aber jede Behauptung im Antrag mit Anlage belegbar |
| Englisch vs. Deutsch | Englisch (international gut lesbar) | Deutsch (Standard) | Je nach Fachkollegium — Geisteswissenschaften meist Deutsch, Lebenswissenschaften oft Englisch |

## Schritt für Schritt

1. **Programmseite und Vordruckseite öffnen, aktuelle Vordrucke ziehen.**
2. **elan-Programmauswahl klären, Fachkollegien-Zuordnung notieren** (Hauptkollegium plus Nebenkollegium).
3. **Modulmix festlegen** (mit Trade-off-Matrix).
4. **Seitenumfang und Gliederung gegen aktuellen Leitfaden prüfen.**
5. **Anlagenmatrix bauen** (Tabelle: Anlage — Status — verantwortlich — Datum).
6. **Institutionelle Bestätigung anfordern** (Verwaltung Universität / Forschungsinstitut).
7. **Kooperationsschreiben anfragen** mit Bitte um Datum aus dem aktuellen Quartal.
8. **10-Minuten-Letztcheck vor Einreichung** (siehe unten).
9. **Einreichen, Bestätigung speichern, Antragsnummer notieren.**

## Mustertexte / Vorlagen

**Anlagenmatrix** (Vorlage):

| Nr. | Anlage | Vordruck-Nr. | Status | Verantwortlich | Datum |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | Lebenslauf Antragsteller | n/a | im Entwurf | Antragsteller | TT.MM.JJJJ |
| 2 | Publikationsverzeichnis | n/a | final | Antragsteller | TT.MM.JJJJ |
| 3 | Projektbeschreibung | 53.01 | im Entwurf | Antragsteller + Skill | TT.MM.JJJJ |
| 4 | Finanzplan | n/a | im Entwurf | Antragsteller + Skill | TT.MM.JJJJ |
| 5 | Angebot Gerät [X] | n/a | offen | Hersteller | TT.MM.JJJJ |
| 6 | Kooperationsschreiben [Partner Y] | n/a | offen | Partner | TT.MM.JJJJ |
| 7 | Ethikvotum | n/a | nicht erforderlich / beantragt | Ethikkomm. | TT.MM.JJJJ |
| 8 | Datenmanagementplan | 1.10 | im Entwurf | Antragsteller | TT.MM.JJJJ |

**10-Minuten-Letztcheck vor Einreichung** (Vorlage):

- [ ] Aktueller Vordruck heute geprüft und geladen?
- [ ] PDF/A oder PDF konvertiert, Lesbarkeit auf Bildschirm und Druck getestet?
- [ ] Seitenzahl unter Limit?
- [ ] Schriftart und -größe konform mit Vordruck?
- [ ] Anlagen alle bei der Hand und durchnummeriert?
- [ ] Kooperationsschreiben mit aktuellem Datum?
- [ ] Institutionelle Bestätigung eingegangen?
- [ ] Fachkollegien-Zuordnung passt zum Reviewer-Cluster?
- [ ] Antrag in elan hochgeladen, alle Hochlade-Schritte abgeschlossen?
- [ ] Antragsnummer notiert, Bestätigungs-E-Mail im Mandantenordner?

**Modulbegründung** (Vorlage):

> "Das Modul Eigene Stelle wird beantragt, weil [Antragsteller] derzeit über keine unbefristete Stelle verfügt. Die Eigene Stelle wird für die volle Laufzeit von [X] Monaten beantragt und ist zur Durchführung der Arbeitspakete AP[Nr.] bis AP[Nr.] unverzichtbar, da [konkrete Aufgabe]. Eine institutionelle Lösung wurde geprüft und ist nicht verfügbar [kurze Begründung]."

## Typische Fehler

- Vordrucke eine Woche vor Einreichung gezogen — am Einreichtag ist eine neue Version online.
- Anlagen-Wildwuchs: 15 Anlagen ohne klare Nummerierung — Reviewer findet nichts.
- Fachzuordnung nach Bauchgefühl — Reviewer aus falschem Fach finden die Methodik exotisch.
- Institutionelle Bestätigung vergessen — Antrag landet "im Status offen", DFG mahnt nach.
- Mehrfachantragsteller ohne Klärung der Federführung — Geschäftsstelle fragt nach.
- Kooperationsschreiben aus Vorjahr — Reviewer notiert "Kooperation alt".
- Publikationsverzeichnis 30 Seiten — fokussiert wirkt 5 bis 10 Seiten mit relevanten Treffern.

## Regelungs- und Quellenanker

Arbeitsfokus: **Sachbeihilfe und elan-Formalia**. Prüfe diese Anker am Sachverhalt; ergänze nur Normen, die denselben Output, dieselbe Frist oder dieselbe Beweisfrage tragen:

- `Art. 5 Abs. 3 Satz 1 GG` — Wissenschaftsfreiheit.
- `Art. 91b Abs. 1 GG` — Forschungsförderung im Bund-Länder-System.
- `§ 23 BHO` — Zuwendungsvoraussetzungen.
- `§ 44 Abs. 1 BHO` — Bewilligung, Nachweis und Prüfung.
- `§ 7 Abs. 1 BHO` — Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
- `§ 48 Abs. 1 VwVfG` — Rücknahme rechtswidriger Bewilligungen.
- `§ 49 Abs. 1 VwVfG` — Widerruf rechtmäßiger Bewilligungen.
- `DFG-Kodex Leitlinie 1` — Redlichkeit.
- `DFG-Kodex Leitlinie 7` — Qualitätssicherung.
- `DFG-Kodex Leitlinie 14` — Autorschaft.

Rechtsprechung nur ergänzen, wenn Gericht, Datum, Aktenzeichen und eine frei prüfbare Quelle vorliegen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate verwenden.

## Quellen Stand 05/2026

- DFG-Sachbeihilfe-Programmseite: dfg.de
- DFG-Formulare und Merkblätter Sachbeihilfe: dfg.de (Vordrucknummern am Einreichtag prüfen)
- elan-Portal: elan.dfg.de
- DFG-Hinweise Antragstellung: dfg.de
- DFG-FAQ Begutachtung: dfg.de

Vordrucknummern (z. B. 53.01) ändern sich periodisch — vor jeder Einreichung live verifizieren.