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name: dokumentenintake-forderungsportfolio
description: "Dokumentenintake Forderungsportfolio: sortiert Dokumente, erkennt Lücken, ordnet Beweiswert und formuliert gezielte Rückfragen."
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# Dokumentenintake Forderungsportfolio

## Aktenstart statt Formularstart

Wenn zu **Dokumentenintake Forderungsportfolio** bereits Unterlagen, ein Ordner, ein ZIP, ein PDF-Buendel, E-Mails, Screenshots, Tabellen oder Entwuerfe vorliegen, lies diese zuerst aus. Bilde fuer **Factoring Recht** eine Arbeitshypothese zu Beteiligten, Rolle des Nutzers, Verfahrensstand, Fristen, Betrags-/Datumslogik, Belegen und naechstem sinnvollen Output. Frage nicht routinemaessig nach Angaben, die sich aus der Akte ergeben.

Starte dann mit einer knappen Rueckmeldung:

```text
Ich habe aus der Akte vorlaeufig erkannt: [...]
Unsicher sind noch: [...]
Als naechsten Schritt schlage ich vor: [...]
```

Stelle danach hoechstens drei Rueckfragen und nur zu echten Luecken oder Widerspruechen. Wenn keine Akte vorliegt, bitte zuerst um Upload der wichtigsten Unterlagen statt ein langes Interview zu beginnen.

## Fachkern: Dokumentenintake Forderungsportfolio
- **Normen-/Quellenanker:** BGB Forderungsabtretung, HGB, KWG/ZAG-Erlaubnisfragen, InsO-Anfechtung, Factoringvertrag, Debitorenmanagement, Datenschutz und Geldwäsche.
- **Entscheidende Weiche:** Echtes/unechtes Factoring, Forderungsbestand, Abtretbarkeit, Einwendungen, Debitoreninformation, Insolvenzrisiko und Refinanzierung trennen.
- **Arbeitsprodukt:** Erzeuge eine konkrete Prüf- oder Entscheidungsmatrix mit Norm, Tatbestand, Beleg, Einwand, Risikoampel und nächstem Schritt; Anschluss-Skills nur bei echter Vertiefung nennen.

## Worum geht es konkret

Vor jedem Forderungsankauf, vor jedem Portfolio-Audit und vor jeder Sonderprüfung steht der **Dokumentenintake**: das geordnete Einlesen, Strukturieren und Klassifizieren der Unterlagen, die der Kunde zur Verfügung stellt. Beim Mengen-Geschäft (mehrere Tausend Forderungen pro Monat) entscheidet die Qualität des Intake-Prozesses über die spätere Beweisbarkeit jeder einzelnen Forderung.

Dieser Skill standardisiert den Intake: einheitliche Datenformate, Pflichtfelder pro Forderung, Belegklassifikation, Eingangskontrollen, automatisierte Plausibilitätschecks (Rechnungsnummer eindeutig, Lieferschein vorhanden, Betrag stimmig), DSGVO-Konformität. Ziel: kein Forderungsankauf ohne vollständigen Intake-Datensatz.

## Wann dieses Modul hilft / Kaltstart-Fragen

- Sie nehmen ein neues Factoring-Mandat auf und bauen die Intake-Pipeline.
- Bei einem bestehenden Kunden ändert sich das ERP-System, die Intake-Schnittstelle muss angepasst werden.
- Im Portfolio-Verkauf brauchen Sie einen reproduzierbaren Intake-Standard für den Investor.
- Im Streitfall fehlen plötzlich Belege – der Intake-Prozess muss nachvollziehbar dokumentiert sein.

Fragen zum Einstieg:
- Welches ERP nutzt der Kunde (SAP, DATEV, Sage, individuelle Lösung)?
- Welche Schnittstellen sind möglich (DATEV-Export, CSV, REST-API, SAP-IDOC)?
- Wie viele Forderungen pro Monat im Durchschnitt?
- Welche Belegtypen sind nötig (Bestellung, AB, LS, Rechnung, Abnahme)?
- Wie ist die Datenqualität historisch (Vollständigkeitsquote, Fehlerquote)?

## Rechtlicher Rahmen

- **HGB §§ 238, 239**: Buchführungsgrundsätze – ordnungsgemäße Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
- **§ 257 HGB**: Aufbewahrungspflichten 6–10 Jahre, je nach Dokument.
- **GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in elektronischer Form)**: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit.
- **§ 14 UStG**: Pflichtangaben einer Rechnung.
- **DSGVO Art. 5, 6, 28, 32**: Datenverarbeitung im Intake.
- **BGB § 666**: Auskunftspflicht im Geschäftsbesorgungsverhältnis.
- **AO §§ 145, 147**: Steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
- **BSI IT-Grundschutz**: für sichere Intake-Pipelines (kein zwingendes Recht, aber Stand der Technik).

## / Schritt für Schritt

1. **Schnittstellen definieren**: ERP-Export, CSV-Schema, API-Endpoint mit Authentifizierung.
2. **Pflichtfelder festlegen**: Forderungs-ID, Debitor-ID, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag (netto/brutto/USt), Leistungszeitraum, Auftragsnummer.
3. **Belegtypen definieren**: Welche Dokumente müssen pro Forderung vorliegen?
4. **Plausibilitätschecks**: Doppelte Rechnungsnummern, Betragsdifferenzen Brutto/Netto, fehlende Lieferscheine, Datumssprünge.
5. **Eingangskontrolle**: Vier-Augen-Prinzip bei Großforderungen, Reklamationsbestand abgleichen.
6. **DSGVO-Compliance**: Daten in geschützter Umgebung, AVV mit IT-Hostern, Löschkonzept.
7. **Reporting**: Wöchentlicher Intake-Bericht mit Vollständigkeitsquote, Fehlerquote, Abweichungen.

## Trade-off-Matrix

| Intake-Modus | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Vollautomatisiert per API | Schnell, fehlerarm | Setup-Aufwand, ERP-abhängig |
| CSV-Batch täglich | Robust, einfach | Verzögerung 24h |
| Manuelle Einzelmeldung | Flexibel | Skaliert nicht |
| Datenraum-Upload durch Kunden | Klar abgegrenzt | Setzt Kundendisziplin voraus |
| Direkt-Anbindung ERP (Read-Only) | Aktuell, vollständig | Hohe IT-Anforderungen |

## Praxistipps

- **Pflichtfelder hart durchsetzen**: Forderungen ohne komplette Belege werden nicht angekauft, sondern in "Pending"-Status gestellt.
- **Doppelten Eingang verhindern**: Eindeutige Rechnungs-ID + Debitor-ID als Primärschlüssel.
- **Eingangsbestätigung versenden**: Kunde erhält automatisierte Quittung mit Hash-Wert über das eingegangene Datenpaket.
- **GoBD-Konformität sicherstellen**: Unveränderbarkeit der Originalbelege beweissicher dokumentieren.
- **Versionierung**: Bei Rechnungskorrekturen alte und neue Version archivieren, Versionshistorie nachvollziehbar.

## Mustertexte

**Klausel im Factoringvertrag (Intake-Pflichten Kunde)**

"Der Kunde übermittelt jede zum Ankauf angebotene Forderung im definierten Datenformat (CSV nach Anlage 5) mit folgenden Pflichtfeldern: Forderungs-ID, Debitor-ID, Rechnungsnummer (eindeutig), Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Bruttobetrag, USt-Satz, Leistungszeitraum, Auftragsbestätigungs-ID. Zusätzlich übermittelt der Kunde die Belegkette (Bestellung, AB, Lieferschein, Rechnung, Abnahmebestätigung) als PDF/A im Datenraum. Forderungen ohne vollständige Belegkette werden nicht angekauft."

**Datenformat-Spezifikation (Auszug)**

```
forderungs_id;debitor_id;rechnungsnummer;rechnungsdatum;faelligkeit;betrag_netto;ust_betrag;betrag_brutto;leistung_von;leistung_bis;auftrags_id
F-2026-001;D-12345;R-2026-0089;2026-05-15;2026-06-15;10000,00;1900,00;11900,00;2026-05-01;2026-05-14;A-2026-0234
```

**Eingangsquittung an Kunden (automatisiert)**

"Sehr geehrte Damen und Herren, wir bestätigen den Eingang Ihrer Forderungsmeldung vom … mit folgenden Kennzahlen: Eingangsdatum/Uhrzeit, Anzahl Forderungen …, Gesamtvolumen … EUR, Hash-Wert SHA-256 … . Plausibilitätsprüfung läuft, Sie erhalten innerhalb von zwei Werktagen Rückmeldung. Forderungen, die Plausibilitätskriterien nicht erfüllen, werden separat ausgewiesen."

## Typische Fehler

- Intake ohne Pflichtfelder-Disziplin – Forderungen ohne Belege werden angekauft.
- Doppelte Rechnungsnummern unentdeckt – führt zu Streit über tatsächlich angekaufte Forderungen.
- GoBD-Verstoß durch nachträgliche Veränderung der Originalbelege.
- Eingangsquittung fehlt – Streit über Datum und Inhalt der Meldung.
- DSGVO-Compliance unklar – Datenexporte ungeschützt.

## Quellen Stand 06/2026

- HGB §§ 238, 239, 257 zu Buchführung und Aufbewahrung.
- AO §§ 145, 147 zu steuerlichen Aufzeichnungspflichten.
- GoBD-Schreiben des BMF in aktueller Fassung.
- DSGVO Art. 5, 6, 28, 32 zur Datenverarbeitung.
- UStG § 14 zu Rechnungsanforderungen.