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name: archivierung
description: "Sichert MAR-konforme Archivierung aller Insiderrecht-Compliance-Dokumente: Fristen, Formate, Zugriffssicherung und Loeschkonzept im Insiderrecht Compliance."
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# Archivierung – MAR-konforme Aufbewahrung

## Arbeitsweg

- Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
- Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: die im Fachgebiet einschlägigen Verfahrens-, materiellen und Anmeldefristen vorab markieren und nicht aus Modellwissen finalisieren (insbesondere Widerspruch 1 Monat, Klage 1 Monat, Verjährung §§ 195, 199 BGB / spezialgesetzlich).
- Tragende Normen verifizieren: WpHG §§ 13, 14, 15-15b (i.d.F. MAR), Marktmissbrauchs-VO (MAR) 596/2014, KWG, EU-VO 600/2014 (MiFIR), BörsG; WpHG — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
- Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
- Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

## Rechtlicher Rahmen

Art. 18 Abs. 5 MAR schreibt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 5 Jahren für Insiderlisten
vor. Weitere Compliance-Dokumente (Ad-hoc-Mitteilungen, Aufschubakten, Directors'-Dealings-
Meldungen, Market-Sounding-Protokolle) unterliegen ebenfalls Aufbewahrungspflichten aus MAR,
WpHG und allgemeinen handelsrechtlichen Vorschriften. Unveränderbarkeit und Zugriffssicherung
sind Pflicht.

Rechtsgrundlagen:
- Art. 18 Abs. 5 MAR: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32014R0596
- § 257 HGB (Aufbewahrungsfristen): https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
- § 147 AO (Aufbewahrungspflichten): https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- DSGVO Art. 5 (Datenminimierung): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
- BaFin-Emittentenleitfaden: https://www.bafin.de/dok/8252648

## Ziel dieses Skills

Dieser Skill erstellt ein vollständiges Archivierungskonzept für alle insiderrechtlich
relevanten Dokumente, das Aufbewahrungsfristen, Formate, Zugriffssicherung und
DSGVO-konformes Löschkonzept umfasst.

## Arbeitsprogramm

### Schritt 1 – Dokumentenkatalog

Folgende Dokumente sind aufzubewahren (Mindestfristen):
- Insiderlisten (Art. 18 MAR): 5 Jahre nach letztem Eintrag
- Aufschubakten (Art. 17 MAR): 5 Jahre
- Ad-hoc-Mitteilungen: 5 Jahre (Art. 4 DVO 2016/1055)
- Market-Sounding-Protokolle (Art. 11 MAR, DVO 2016/960): 5 Jahre
- Directors'-Dealings-Meldungen (Art. 19 MAR): 5 Jahre
- Pre-Clearance-Entscheidungen: 5 Jahre
- Schulungsnachweise: 5 Jahre
- Compliance-Dossiers für BaFin-Anfragen: 5 Jahre

### Schritt 2 – Aufbewahrungsformat

- Elektronische Archivierung bevorzugt (revisionssicher, unveränderbar)
- Anforderungen: Zeitstempelzertifizierung, Versionierung, keine nachträgliche Änderung
- Akzeptierte Formate: PDF/A für Dokumente, XLSX/CSV für Listen
- Backup: Off-Site-Backup mindestens monatlich, inkl. Wiederherstellungstest

### Schritt 3 – Zugriffssicherung

- Zugriff auf Compliance-Archiv: Nur Compliance-Officer, CFO, General Counsel
- Kein Zugriff für Handelsabteilungen oder IR-Teams
- Protokollierung aller Zugriffe (Audit Trail)
- Bei BaFin-Anfrage: Zugriff durch externe Kanzlei auf definierten Umfang

### Schritt 4 – DSGVO-Konformität

- Insiderlisten enthalten personenbezogene Daten (Art. 18 MAR: Name, Adresse, Geburtsdatum)
- Aufbewahrung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
- Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (automatisiertes Löschkonzept)
- Keine Zweckentfremdung der Insiderlisten-Daten

### Schritt 5 – Löschkonzept

- Automatisches Lösch-Flag: 5 Jahre + 1 Monat nach letztem Eintrag
- Löschbestätigung dokumentieren
- Ausnahme: Laufende BaFin-Ermittlung oder gerichtliches Verfahren → Einfrierung der Löschung