WEBVTT 00:00:00.210 --> 00:00:07.210 Bereit für zehn Tage voller Microsoft 365 Co-Pilot KI-Azure und den Menschen, die die Zukunft der Arbeit gestalten? Dergo. 00:00:08.070 --> 00:00:11.710 Diesen Januar ist die M3355-Con zurück und wir legen noch eins drauf. 00:00:12.950 --> 00:00:17.890 Seien Sie bei Live-Sessions, Praxis-Demos und Expertenwissen von MVPs und Branchenprofis weltweit dabei. 00:00:18.790 --> 00:00:21.070 Keine generischen Folien. Kein endloses Buzzword-Bingo. 00:00:22.010 --> 00:00:23.690 Wir widmen uns den echten Herausforderungen. 00:00:23.790 --> 00:00:28.470 Co-Pilot Studio, KI-Agenten, Fabric, Sicherheit, Governance und Automatisierung. 00:00:28.470 --> 00:00:34.230 Egal ob IT-Profi-Entwickler oder Führungskraft, es gibt Sessions, die speziell für Sie konzipiert sind. 00:00:35.430 --> 00:00:40.290 An zehn vollen Tagen können Sie verschiedene Technologien entdecken und sich mit einer globalen Community vernetzen. 00:00:40.950 --> 00:00:44.250 Schauen Sie live zu und nehmen Sie praktische Erkenntnisse mit in Ihr Unternehmen. 00:00:45.190 --> 00:00:50.650 Januar 2027. Zehn Tage. Eine Microsoft-Community. Die Registrierung ist ab sofort geöffnet. 00:00:52.370 --> 00:00:54.670 Sichern Sie sich noch heute Ihren Platz. 00:00:54.670 --> 00:00:58.590 Das ist m365con.net. 00:01:00.430 --> 00:01:04.270 Melden Sie sich jetzt unter m365con.net an. Wir sehen uns im Januar live. 00:01:05.070 --> 00:01:07.350 Ein unterschriebener Vertrag verschwindet aus einem freigegebenen Ort. 00:01:07.850 --> 00:01:11.590 Niemand weiß, wer ihn entfernt hat, ob er noch existieren sollte oder ob es eine Kopie an anderer Stelle gibt. 00:01:12.370 --> 00:01:14.170 Bei Papierunterlagen war der Prozess deutlich einfacher. 00:01:14.910 --> 00:01:20.170 Sie hatten einen Aktenschrank, eine abschließbare Schublade und einen Aufbewahrungsplan, der genau festlegte, wie lange jede Box aufzubewahren war. 00:01:20.170 --> 00:01:25.210 Dann, an einem geplanten Datum, gab jemand die Vernichtung frei. So funktioniert die Arbeit heute nicht mehr. 00:01:25.550 --> 00:01:32.470 Ein Vertrag liegt vielleicht in SharePoint, die Genehmigungs-E-Mail in Exchange Online und die Diskussion in Teams, während jemand noch eine Kopie in OneDrive hat. 00:01:32.950 --> 00:01:34.570 Was genau hält also all das unter Kontrolle? 00:01:35.210 --> 00:01:45.430 Microsoft Purview Records Management ist der Teil von Microsoft Purview, der Ihrer Organisation hilft, offizielle Datensätze für die erforderliche Zeit zu schützen und sie anschließend kontrolliert zu löschen. 00:01:45.430 --> 00:01:49.150 Das klingt einfach, aber das Risiko, es falsch zu machen, ist groß. 00:01:50.010 --> 00:01:54.590 Wenn jemand fragt, warum Sie ein Dokument behalten, geändert oder gelöscht haben, ist, wir dachten, dass es so passiert, keine gute Antwort. 00:01:55.130 --> 00:01:58.330 Sie benötigen eine klare Regel, einen klaren Prozess und eine Historie darüber, was getan wurde. 00:01:58.650 --> 00:02:00.910 Betrachten Sie Microsoft Renner 65 wie ein modernes Büro gebaut. 00:02:01.410 --> 00:02:05.010 SharePoint, OneDrive, Exchange Online und Teams sind die Räume, in denen gearbeitet wird. 00:02:05.690 --> 00:02:07.690 Purview Records Management arbeitet im Hintergrund. 00:02:08.250 --> 00:02:10.450 Es ist keine weitere App, in der die meisten Mitarbeiter ihren Tag verbringen. 00:02:10.450 --> 00:02:16.770 Es ist eher, wie das Archiv im Keller das Regeln festlegt, welche Unterlagen offiziell werden, wie lange sie bleiben und wann sie das Gebäude verlassen dürfen. 00:02:17.670 --> 00:02:21.810 In diesem Wissensnugget unterscheiden wir zunächst zwischen einer normalen Datei und einem offiziellen Datensatz, 00:02:21.890 --> 00:02:27.470 betrachten dann die damit verknüpfte Regel, die Schutzmechanismen, die Überprüfung vor der Löschung und die Prüfungshistorie, die Ihnen hilft, alles nachzuvollziehen. 00:02:28.310 --> 00:02:30.790 Zuerst müssen wir die Frage hinter jeder Aufbewahrungsregel beantworten. 00:02:31.250 --> 00:02:32.490 Was zählt eigentlich als ein Datensatz? 00:02:33.230 --> 00:02:34.630 Ein Datensatz ist mehr als nur eine Datei. 00:02:34.930 --> 00:02:39.970 Ein Datensatz ist ein offizieller Nachweis dafür, dass Ihre Organisation etwas getan, entschieden, genehmigt oder vereinbart hat. 00:02:40.450 --> 00:02:45.690 Das kann ein unterzeichneter Vertrag, ein endgültiger Finanzbericht, eine Personalakte oder eine genehmigte Unternehmensrichtlinie sein. 00:02:46.430 --> 00:02:47.330 Das Wort offiziell entscheiden. 00:02:47.970 --> 00:02:52.010 Ihr Team erstellt vielleicht zehn Entwürfe für eine Richtlinie, bevor die Geschäftsführung die finale Version genehmigt. 00:02:52.750 --> 00:02:58.190 Diese Entwürfe sind Teil der Arbeit, haben aber nicht dasselbe Gewicht wie die genehmigte Richtlinie, die vorgibt, was zu tun ist. 00:02:59.010 --> 00:02:59.630 Denken Sie an einen Vertrag? 00:02:59.990 --> 00:03:06.610 Während der Verhandlungen haben Sie Word-Dokumente mit nachverfolgten Änderungen, Kommentaren und Namen wie Vertrag Final V3 oder Vertrag Final V3 wirklich final. 00:03:07.230 --> 00:03:09.230 Das sind Arbeitsdateien, von denen man erwartet, dass sie sich ändern. 00:03:09.230 --> 00:03:14.310 Dann wird die Vereinbarung unterzeichnet und diese unterschriebene Kopie wird zum Nachweis dessen, worauf Sie beide Seiten geeinigt haben. 00:03:14.570 --> 00:03:16.990 Auch die E-Mail, die die endgültige Genehmigung bestätigt, kann wichtig sein. 00:03:17.570 --> 00:03:20.690 Diese Elemente erfordern mehr Sorgfalt, da Sie Jahre später eine Frage beantworten könnten. 00:03:21.030 --> 00:03:21.670 Was haben wir vereinbart? 00:03:22.010 --> 00:03:22.650 Wer hat es genehmigt? 00:03:22.970 --> 00:03:23.770 An Ende der Vereinbarung. 00:03:24.050 --> 00:03:25.950 Deshalb sollte nicht jede Datei gleich behandelt werden. 00:03:25.950 --> 00:03:32.610 Wenn Sie jeden Entwurf, Chat, jede Notiz und jeden Download wie einen formellen Datensatz behandeln, entsteht ein riesiger Berg an Inhalten, der schwer zu verwalten ist. 00:03:32.910 --> 00:03:34.550 Außerdem speichern Sie mehr Informationen als nötig. 00:03:34.930 --> 00:03:39.210 Wenn Sie jedoch die offiziellen Elemente nicht schützen, können Sie die Nachweise verlieren, auf die sich Ihre Organisation verlässt. 00:03:39.490 --> 00:03:41.090 Die Datensatzverwaltung hilft Ihnen, die Grenze zu ziehen. 00:03:41.470 --> 00:03:44.710 Für jede Art von Datensatz benötigt Ihre Organisation eine klare Regel mit Reitern. 00:03:44.710 --> 00:03:46.350 Erstens, der Auslöse für die Aufbewahrung. 00:03:47.170 --> 00:03:47.830 Was lässt die Uhr ticken? 00:03:48.730 --> 00:03:49.490 Manchmal ist es einfach. 00:03:49.750 --> 00:03:53.210 Sie bewahren einen Abschlussbericht, möglicherweise eine festgelegte Anzahl von Jahren nach der Erstellung auf. 00:03:53.650 --> 00:03:56.030 Andere Datensätze orientieren sich stattdessen an einem beschäftigten Ereignis. 00:03:56.210 --> 00:03:59.110 Ein Vertrag muss möglicherweise noch einige Jahre nach dessen Ende aufbewahrt werden. 00:03:59.470 --> 00:04:02.670 Eine Personalakte muss möglicherweise noch eine gewisse Zeit nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auf. 00:04:02.870 --> 00:04:05.910 In beiden Fällen ist das Erstellungsdatum der Datei nicht das Wichtigste da. 00:04:06.270 --> 00:04:07.430 Das geschäftliche Ereignis ist entscheidend. 00:04:08.370 --> 00:04:10.710 Zweitens, die Aufbewahrungsfrist, also wie lange Sie sie aufbewahren. 00:04:10.710 --> 00:04:15.130 Ihre Organisation entscheidet dies basierend auf ihren eigenen geschäftlichen, rechtlichen und regulatorischen Anforderungen. 00:04:15.670 --> 00:04:18.910 Purview entscheidet nicht, ob ein Vertrag fünf oder sieben Jahre aufbewahrt werden muss. 00:04:19.770 --> 00:04:23.530 Die Verantwortlichen für den Geschäftsprozess entscheiden dies gemeinsam mit den Rechts- oder Compliance-Teams. 00:04:24.610 --> 00:04:26.310 Drittens, was passiert, wenn die Zeit abgelaufen ist? 00:04:26.810 --> 00:04:29.330 Vielleicht kann der Datensatz gelöscht werden, vielleicht muss ihn erst jemand prüfen 00:04:29.330 --> 00:04:31.790 oder vielleicht muss ein anderer Geschäftsprozess vor der Entsorgung erfolgen. 00:04:32.630 --> 00:04:35.370 Der Schlüssel liegt darin, die Endaktion von Anfang an zu planen, 00:04:35.410 --> 00:04:37.810 statt Jahre später zu raten, wenn die Ordner bereits voll sind. 00:04:38.530 --> 00:04:39.750 Kommen wir auf den unterzeichneten Vertrag zurück. 00:04:39.750 --> 00:04:44.890 Die Regel könnte so lauten, bewahren Sie die unterzeichnete Vereinbarung nach Vertragsablauf sieben Jahre lang auf 00:04:44.890 --> 00:04:46.770 und senden Sie sie dann vor der Löschung zur Prüfung. 00:04:47.170 --> 00:04:49.990 Dieser eine Satz liefert Ihnen den Auslöser, den Zeitraum und die Endaktion. 00:04:50.510 --> 00:04:54.350 So wird aus einem Aufbewahrungsplan auf Papier etwas, das Microsoft 365 befolgen kann. 00:04:55.050 --> 00:04:57.990 Das Business-Team weiß, was das Dokument bedeutet und wann der Vertrag endet. 00:04:58.270 --> 00:04:59.810 Compliance-Teams helfen bei der Regelfindung. 00:05:00.170 --> 00:05:05.030 Und Microsoft 365-Admins machen daraus eine Steuerung, die überall dort funktioniert, wo Inhalte gespeichert sind. 00:05:05.030 --> 00:05:11.390 Sie beginnen also nicht mit der Technologie, sondern indem Sie entscheiden, welche Dateien als offizieller Nachweis gelten, 00:05:11.530 --> 00:05:15.110 wann die Frist beginnt, wie lange sie bleiben müssen und was am Ende geschehen soll. 00:05:15.690 --> 00:05:19.350 Sobald Sie diese Antwort haben, kann Purview die passende Regel direkt an das Element anheften. 00:05:20.550 --> 00:05:21.550 Aufbewahrungsbezeichnungen sind das Regelwerk. 00:05:22.050 --> 00:05:24.030 Sobald Sie also wissen, dass ein Element eine Regel benötigt, 00:05:24.030 --> 00:05:27.090 verwendet Purview ein Aufbewahrungslabel, um diese Regel mit dem Element zu verknüpfen. 00:05:27.450 --> 00:05:30.110 Betrachten Sie ein Aufbewahrungslabel wie eine digitale Regelkarte, 00:05:30.210 --> 00:05:32.310 die an einem Dokument, einer E-Mail oder einem beliebigen Inhalt hängt. 00:05:32.670 --> 00:05:35.690 Das Label teilt Microsoft 365 mit, wann die Zeitrechnung beginnt, 00:05:35.730 --> 00:05:38.430 wie lange das Element aufbewahrt wird und was nach Ablauf dieser Zeit geschehen soll. 00:05:38.770 --> 00:05:41.410 Und das ist wichtig, denn ein Vertrag bleibt nicht immer in einem ordentlichen Ordner. 00:05:41.890 --> 00:05:45.330 Jemand könnte ihn verschieben, ein Team könnte eine SharePoint-Website umstrukturieren 00:05:45.330 --> 00:05:47.650 oder das Unternehmen könnte über Teams mit der Datei arbeiten, 00:05:47.950 --> 00:05:49.450 während sie eigentlich in SharePoint liegt. 00:05:50.210 --> 00:05:53.670 Das Label bleibt am Element, sodass die Aufbewahrungsregel mit dem Inhalt verbunden bleibt, 00:05:53.670 --> 00:05:54.390 der sie benötigt. 00:05:55.010 --> 00:05:58.530 Für eine formelle Aufzeichnung bietet diese Steuerung auf Elementebene viel mehr Präzision 00:05:58.530 --> 00:06:00.570 als eine pauschale Regel für einen ganzen Speicherort. 00:06:01.110 --> 00:06:01.950 Nehmen wir ein einfaches Beispiel. 00:06:02.510 --> 00:06:05.990 Sie erstellen ein Aufbewahrungslabel namens Vertrag sieben Jahre nach Ablauf, 00:06:06.190 --> 00:06:07.150 dann Entsorgungsprüfung. 00:06:08.030 --> 00:06:10.250 Selbst ohne den Atmenbildschirm zu sehen, können Sie die Absicht verstehen. 00:06:10.770 --> 00:06:12.990 Die Uhr beginnt nicht zu laufen, wenn jemand den Vertrag zum ersten Mal speichert. 00:06:13.470 --> 00:06:16.870 Sie beginnt, wenn der Vertrag abläuft und dann bewahrt Purview den Datensatz sieben Jahre lang auf. 00:06:17.390 --> 00:06:21.210 Nach Ablauf dieser sieben Jahre behandelt Purview das Element nicht einfach wie einen alten Download in einem Ordner, 00:06:21.210 --> 00:06:24.550 sondern leitet den Datensatz in den von Ihrer Organisation definierten Prüfungsprozess weiter. 00:06:24.730 --> 00:06:25.410 Das ist das Regelwerk. 00:06:25.790 --> 00:06:28.130 Ein Aufbewahrungslabel enthält drei integrierte Fragen. 00:06:28.510 --> 00:06:29.330 Wann beginnt die Zeitrechnung? 00:06:29.730 --> 00:06:30.690 Wie lange bleibt der Datensatz erhalten? 00:06:30.970 --> 00:06:31.650 Was passiert am Ende? 00:06:32.270 --> 00:06:33.650 Die erste Frage ist wichtiger als die Pint. 00:06:34.210 --> 00:06:37.470 Beim einfachen Dokument beginnt die Frist möglicherweise mit der Erstellung der letzten Änderung, 00:06:37.510 --> 00:06:39.270 der letzten Änderung oder der Anwendung der Bezeichnung. 00:06:39.350 --> 00:06:42.270 Viele Geschäftsunterlagen hängen jedoch von Ereignissen außerhalb der Datei ab, 00:06:42.350 --> 00:06:45.750 etwa dem Ende eines Vertrags, dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder dem Abschluss eines Projekts. 00:06:46.370 --> 00:06:49.650 In diesen Fällen benötigt der Datensatz eine Regel, die sich am geschäftlichen Ereignis orientiert 00:06:49.650 --> 00:06:51.190 und nicht nur an dem Tag, an dem jemand in PDF hochgeladen. 00:06:51.410 --> 00:06:54.410 Hier verwechseln Anfänger häufig Aufbewahrungsbezeichnungen mit Aufbewahrungsrichtlinien. 00:06:54.910 --> 00:06:57.450 Sie klingen ähnlich, da beide Microsoft 365 anweisen können, 00:06:57.530 --> 00:07:00.550 Inhalte im Laufe der Zeit aufzubewahren oder zu löschen, doch sie arbeiten auf unterschiedlichen Ebenen. 00:07:01.090 --> 00:07:03.950 Eine Aufbewahrungsrichtlinie entspricht der Anwendung einer einheitlichen Hausregel auf ein Gesamt. 00:07:04.510 --> 00:07:07.670 Sie könnten beispielsweise eine allgemeine Richtlinie auf ein Exchange-Online-Postfach, 00:07:07.730 --> 00:07:09.550 eine SharePoint-Website oder Teams-Nachrichten anwenden. 00:07:09.970 --> 00:07:14.090 Dies ist sinnvoll für allgemeine Inhalte, bei denen eine einheitliche Regel für eine Vielzahl von Informationen gilt. 00:07:14.090 --> 00:07:17.630 Vielleicht bewahrt Ihr Unternehmen allgemeine Teams-Nachrichten für eine festgelegte Zeit auf 00:07:17.630 --> 00:07:20.830 oder alle Inhalte einer umfassenden Unternehmensseite benötigen eine grundlegende Aufbewahrungsfrist. 00:07:21.090 --> 00:07:22.490 Eine Aufbewahrungsbezeichnung ist gezielter. 00:07:22.850 --> 00:07:23.470 Sie sagt Purview. 00:07:23.810 --> 00:07:27.610 Dieses spezielle Element gehört zu dieser Datensatzkategorie, also wenden Sie diese spezifische Regel an. 00:07:27.850 --> 00:07:32.210 Damit eignen sich Bezeichnungen besser für offizielle Dokumente, die einen eigenen Aufbewahrungspfad erfordern, 00:07:32.290 --> 00:07:36.210 insbesondere wenn die Frist durch ein Geschäftsereignis beginnt oder das Element am Ende eine Kontrollentscheidung benötigt. 00:07:36.210 --> 00:07:40.090 Sie können beide Ansätze auf derselben vernetzten Plattform nutzen, aber sie lösen unterschiedliche Probleme. 00:07:40.090 --> 00:07:45.090 Richtlinien decken ein breites Spektrum ab, während Bezeichnungen für Datensätze verwendet werden, die eine individuelle Behandlung erfordern. 00:07:45.410 --> 00:07:47.530 Die nächste Frage ist, wer versieht das Element mit der Bezeichnung? 00:07:48.030 --> 00:07:49.550 In einigen Fällen erfolgt dies manuell. 00:07:49.670 --> 00:07:53.750 Was funktioniert, wenn jemand über das Fachwissen verfügt, einen offiziellen Datensatz im richtigen Moment zu erkennen, 00:07:53.870 --> 00:07:57.150 etwa beim Eintreffen einer endgültigen Vereinbarung oder der Genehmigung einer Richtlinie? 00:07:57.850 --> 00:08:00.990 Sich jedoch darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter jedes Mal an jede Bezeichnung denken, kann schwierig sein. 00:08:01.090 --> 00:08:05.750 Purview kann Bezeichnungen auch automatisch anwenden, wenn Ihr Unternehmen klare Bedingungen für den Abgleich der richtigen Inhalte festlegt, 00:08:05.750 --> 00:08:10.750 unter Verwendung bekannter Signale, festgelegte Eigenschaften oder anderer Merkmale, festgelegte Eigenschaften oder anderer Merkmale, die den Elementtyp identifizieren. 00:08:11.450 --> 00:08:17.610 Anstatt Benutzern hinterherzulaufen und Sie zu bitten, aus einer langen Liste zu wählen, erstellt das Unternehmen die Regel und Purview wendet sie im Hintergrund an. 00:08:18.350 --> 00:08:20.210 Der intelligente Ansatz hängt vom Datensatztyp ab. 00:08:20.630 --> 00:08:23.670 Wenn eine Person eine Ermessensentscheidung treffen muss, kann die manuelle Bezeichnung angewiesen. 00:08:23.970 --> 00:08:27.570 Folgt ein Datensatz jedoch einem klaren Muster, sorgt die automatische Bezeichnung für mehr Konsistenz. 00:08:27.930 --> 00:08:32.310 In jedem Fall verwandelt die Bezeichnung einen schriftlichen Aufbewahrungsplan in etwas, das Microsoft 165 umsetzen kann. 00:08:32.310 --> 00:08:38.010 Für Sie ist der praktische Schritt einfach. Nehmen Sie eine schriftliche Regel und stellen Sie sicher, dass Sie diese drei Fragen klar beantworten. 00:08:38.310 --> 00:08:42.190 Was startet die Uhr? Wie lange bleibt das Element gespeichert? Was passiert, wenn die Zeit abgenommen wird? 00:08:42.350 --> 00:08:49.450 Ein Label kann Purview anweisen, ein Element aufzubewahren, doch der nächste Baustein fügt eine strengere Kontrolle hinzu und behandelt das Element als offiziellen Nachweis statt als gewöhnliche Arbeitszette. 00:08:50.490 --> 00:08:52.310 Die Datensatzdeklaration sperrt den Nachweis. 00:08:52.810 --> 00:08:58.110 Ein Aufbewahrungslabel teilt Purview mit, wie lange ein Element aufbewahrt werden muss und die Datensatzdeklaration geht einen Schritt weiter, 00:08:58.110 --> 00:09:01.730 indem sie das Element als offiziellen Datensatz kennzeichnet und strengere Kontrollen anwendet. 00:09:02.910 --> 00:09:08.950 Stellen Sie sich eine gewöhnliche Arbeitsdatei wie Unterlagen auf einem Schreibtisch vor, die bearbeitet, kommentiert und ersetzt werden können, solange die Arbeit noch läuft. 00:09:09.750 --> 00:09:13.910 Ein deklarierter Datensatz entspricht den finalen unterschriebenen Unterlagen, die in einen abgeschlossenen Archivraum verbracht werden. 00:09:14.310 --> 00:09:18.590 Die Arbeit drumherum mag weitergehen, eine neue Richtlinienversion mag geschrieben oder ein Vertrag erneuert werden, 00:09:18.670 --> 00:09:22.350 aber der deklarierte Datensatz bewahrt die offizielle Fassung, wie zu diesem Zeitpunkt existierte. 00:09:22.890 --> 00:09:23.710 Warum ist diese Sperre nicht? 00:09:24.110 --> 00:09:25.970 Weil offizielle Datensätze zu Beweismitteln werden können. 00:09:25.970 --> 00:09:30.190 Ein Wirtschaftsprüfer muss vielleicht den genehmigten Finanzbericht eines bestimmten Jahres sehen, 00:09:30.430 --> 00:09:34.090 ein Rechtsteam muss möglicherweise die unterschriebene Vereinbarung zu einem Streitfall finden 00:09:34.090 --> 00:09:37.310 oder eine interne Untersuchung muss bestätigen, welche Richtlinie bei einer Entscheidung galt. 00:09:38.310 --> 00:09:40.910 In jedem Fall geht es nicht nur darum, ob wir eine Datei finden können, 00:09:41.030 --> 00:09:44.810 sondern auch darum, ob wir darauf vertrauen können, dass dies die Datei ist, die zu diesem Zeitpunkt existierte. 00:09:45.330 --> 00:09:47.210 Genau das soll die Datensatzdeklaration unterstützen. 00:09:47.210 --> 00:09:49.250 Denken Sie an eine finale Unternehmensrichtlinie. 00:09:49.630 --> 00:09:52.450 Während des Schreibprozesses können verschiedene Personen die Richtlinie bearbeiten, 00:09:52.570 --> 00:09:55.710 Notizen hinzufügen oder Änderungen anfordern, doch sobald die Richtlinie genehmigt ist, 00:09:56.070 --> 00:09:57.390 kann diese Version zum Datensatz werden. 00:09:58.250 --> 00:10:02.030 Die Deklaration als Datensatz hilft dabei, diese Version für den erforderlichen Zeitraum zu schützen. 00:10:02.690 --> 00:10:04.470 Dasselbe Prinzip gilt für eine unterschriebene Vereinbarung. 00:10:04.710 --> 00:10:08.330 Sie möchten nicht, dass die offizielle, unterzeichnete Kopie wie ein gewöhnlicher Entwurf behandelt wird, 00:10:08.330 --> 00:10:11.750 den jemand stillschweigend ersetzen, bearbeiten oder löschen kann, weil er einen Ordner aufräumt. 00:10:12.310 --> 00:10:14.750 Ein abgeschlossener Mitarbeiterdatensatz kann auf die gleiche Weise funktionieren. 00:10:14.750 --> 00:10:19.090 Sobald er zum offiziellen, geschäftlichen Nachweis wird, kann die Organisation ein Datensatzlabel anwenden, 00:10:19.230 --> 00:10:20.970 um ihn über den Aufbewahrungszeitraum hinweg zu schützen. 00:10:21.450 --> 00:10:22.710 Hier gibt es einen wichtigen Punkt für Einsteiger. 00:10:23.070 --> 00:10:25.830 Die Datensatzverwaltung steuert die Aufbewahrung über die Zeit und stellt sicher, 00:10:25.950 --> 00:10:28.490 dass ein offizielles Element so lange verfügbar bleibt, wie es die Regel vorschreibt, 00:10:28.530 --> 00:10:31.170 wie es die Regel vorschreibt, selbst wenn jemand versucht, es vor Ablauf des Zeitraums zu löschen. 00:10:31.370 --> 00:10:34.430 Zudem fügt sie Datensatzkontrollen hinzu, die dabei helfen, das Element als Beweismittel zu. 00:10:35.090 --> 00:10:37.950 Die Datensatzverwaltung übernimmt jedoch nicht jede Form des Schutzes im Microsoft-Pirc. 00:10:38.250 --> 00:10:40.910 Sie verschlüsselt kein Dokument, entscheidet nicht, wer ein Dokument öffnen darf 00:10:44.750 --> 00:10:47.490 Ein Vertraulichkeitslabel schützt den Zugriff und die Freigabe. 00:10:47.590 --> 00:10:50.170 Sie können es verwenden, um eine Verschlüsselung anzuwenden, um eine Verschlüsselung anzuwenden. 00:10:50.770 --> 00:10:54.750 Data Loss Prevention, kurz DLP, überwacht riskante Bewegungen vertraulicher Informationen 00:10:54.750 --> 00:10:57.030 und hilft dabei, Aktionen zu erkennen oder zu blockieren, 00:10:57.110 --> 00:11:00.150 wie etwa das Teilen geschützter Informationen auf eine Weise, die in Ihrem Unternehmen nicht zulässig ist. 00:11:01.030 --> 00:11:02.810 Die Datensatzverwaltung beantwortet eine andere Form. 00:11:03.290 --> 00:11:06.930 Wie lange muss dieser offizielle Nachweis aufbewahrt werden und welche Kontrollen sollten wir an dieser Zeit geben? 00:11:06.930 --> 00:11:09.730 Stellen Sie sich einen unterzeichneten Vertrag mit vertraulichen Konditionen vor. 00:11:10.210 --> 00:11:12.630 Ein Vertraulichkeitslabel kann steuern, wer Zugriff darauf hat. 00:11:12.630 --> 00:11:16.710 DLP kann riskante Freigaben überwachen und ein Aufbewahrungslabel, das ihn als Datensatz deklariert, 00:11:16.790 --> 00:11:21.090 steuert seine Lebensdauer als Nachweis und verhindert, dass der Vertrag vor Ablauf der erforderlichen Aufbewahrungsfrist verschwindet. 00:11:21.590 --> 00:11:23.630 Diese Tools können zusammenarbeiten, sollten aber nicht verwechselt werden. 00:11:23.970 --> 00:11:26.150 Das eine schützt das Dokument, während es genutzt wird. 00:11:26.310 --> 00:11:28.550 Das andere schützt die geschäftliche Verpflichtung über die Zeit hinweg. 00:11:28.930 --> 00:11:30.970 Dieser Unterschied hilft Ihnen, einen häufigen Fehler zu vermeiden, 00:11:31.110 --> 00:11:33.510 ein Datensatzlabel wie eine allgemeine Sicherheitseinstellung zu behandeln. 00:11:33.750 --> 00:11:34.110 Das ist es. 00:11:34.470 --> 00:11:37.250 Ein Datensatzlabel ist die Regel, die Microsoft 365 mitteilt. 00:11:37.370 --> 00:11:38.790 Dieses Element ist ein offizieller Nachweis. 00:11:38.970 --> 00:11:40.490 Bewahren Sie es gemäß diesem Zeitplan auf 00:11:40.490 --> 00:11:42.810 und wenden Sie die von uns gewählten strengeren Kontrollen für Datensätze. 00:11:43.050 --> 00:11:46.270 Das bedeutet auch, dass Sie sorgfältig abwägen müssen, bevor Sie etwas als Datensatz deklarieren. 00:11:47.030 --> 00:11:50.490 Wenn Sie jeden Entwurf, jedes Duplikat und jede informelle Notiz sperren, 00:11:50.570 --> 00:11:51.750 erschweren Sie die normale Arbeit. 00:11:51.990 --> 00:11:54.690 Denn das Ziel ist es, die endgültigen offiziellen Nachweise zu schützen, 00:11:54.810 --> 00:11:56.590 nicht jedes Inhaltselement sofort einzufrieren. 00:11:57.890 --> 00:11:59.710 Einen Datensatz aufzubewahren ist jedoch nur die halbe Minute. 00:12:00.190 --> 00:12:02.410 Jede Aufbewahrungsregel führt irgendwann zu einer schwierigeren Frage. 00:12:02.930 --> 00:12:04.290 Wenn die erforderliche Zeit abgelaufen ist, 00:12:04.290 --> 00:12:06.210 wer entscheidet, dass der Datensatz endgültig wieder stören kann? 00:12:06.710 --> 00:12:08.770 Die Dispositionüberprüfung ist die Schranke vor der Löschung. 00:12:08.770 --> 00:12:11.810 Einen Datensatz für die richtige Zeit aufzubewahren ist nur die halbe Geschichte. 00:12:12.330 --> 00:12:14.150 Die andere Hälfte ist, was passiert, wenn diese Zeit abläuft. 00:12:14.590 --> 00:12:16.870 Diese Entscheidung wird als Disposition bezeichnet oder fordert Sorgfalt. 00:12:17.230 --> 00:12:19.930 Löschen Sie einen Datensatz zu früh, könnt Ihr Unternehmen Beweise verlieren, 00:12:19.970 --> 00:12:23.110 die es für einen Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine geschäftliche Auseinandersetzung noch benötigt. 00:12:23.490 --> 00:12:25.550 Behalten Sie jeden abgelaufenen Datensatz für immer. 00:12:25.690 --> 00:12:28.190 Sammeln Sie einen wachsenden Berg alter Inhalte an mehr Informationen, 00:12:28.310 --> 00:12:31.390 die geschützt werden müssen und mehr Material, das in einem Prozess angefordert werden könnte. 00:12:31.770 --> 00:12:34.890 Purview Records Management bietet Ihnen eine Schranke zwischen diesen beiden Risiken. 00:12:35.310 --> 00:12:36.610 Sie nennt sich Dispositionüberprüfung. 00:12:36.930 --> 00:12:38.710 Denken Sie kurz an den alten papierbasierten Prozess. 00:12:39.170 --> 00:12:41.090 Ein Karton erreicht sein geplantes Vernichtungsdatum, 00:12:41.170 --> 00:12:45.010 aber niemand sollte ihn direkt in den Aktenvernichter geben, ohne ihn vorher zu prüfen, ohne ihn vorher zu prüfen. 00:12:45.250 --> 00:12:47.510 Jemand, der für die Unterlagen verantwortlich ist, sieht sich den Karton an, 00:12:47.610 --> 00:12:50.150 bestätigt, dass sich nichts geändert hat und genehmigt dann das weitere Vorgehen. 00:12:50.690 --> 00:12:53.630 Die Dispositionüberprüfung bringt dieselbe Entscheidung in Microsoft 3 von uns. 00:12:54.130 --> 00:12:56.690 Wenn ein Datensatz das Ende seiner Aufbewahrungsfrist erreicht, 00:12:56.790 --> 00:12:59.530 kann Purview ihn an bestimmte Prüfer senden, anstatt ihn sofort zu löschen. 00:13:00.210 --> 00:13:02.110 Der Prüfer öffnet das Element im Purview-Portal 00:13:02.110 --> 00:13:04.790 und entscheidet, ob der Datensatz dauerhaft gelöscht werden kann. 00:13:05.370 --> 00:13:08.510 Diese Überprüfung gibt Ihrem Unternehmen eine letzte Chance für eine praktische Frage. 00:13:09.330 --> 00:13:10.670 Gibt es einen Grund, warum wir das noch benötigen? 00:13:11.050 --> 00:13:11.890 Nehmen wir unser Vertragsbeispiel. 00:13:12.310 --> 00:13:15.430 Ein Vertrag ist ausgelaufen und seine siebenjährige Aufbewahrungsfrist ist nun abgelaufen. 00:13:15.730 --> 00:13:18.710 An diesem Punkt gelangt der Vertrag in die Warteschlange für die Prüfung der Vernichtung. 00:13:19.030 --> 00:13:21.630 Der Prüfer prüft, ob es einen laufenden Rechtsstreit, eine rechtliche Anfrage 00:13:21.630 --> 00:13:23.350 oder einen anderen geschäftlichen Grund gibt, ihn aufzubewahren. 00:13:23.670 --> 00:13:26.390 Wenn nichts dagegen spricht, kann der Prüfer die Vernichtung genehmigen. 00:13:26.390 --> 00:13:30.210 Wenn der Vertrag noch relevant ist, kann der Prüfer den Prozess pausieren, 00:13:30.290 --> 00:13:32.450 anstatt ihn einfach verschwinden zu lassen, nur weil ein Datum erreicht wurde. 00:13:33.110 --> 00:13:35.970 Das ist ein wesentlich sichereres Verfahren als eine Kalenderin, die jemand übersehen könnte. 00:13:36.450 --> 00:13:38.750 Ein einfacher Datensatztyp benötigt möglicherweise nur eine Prüfungsstufe. 00:13:39.050 --> 00:13:42.910 Zum Beispiel könnte ein Records Team Routineverträge prüfen, die ihr Enddatum erreicht haben. 00:13:43.550 --> 00:13:46.570 Eine Gruppe prüft die Warteschlange, trifft die Entscheidung und schließt den Prozess ab. 00:13:47.130 --> 00:13:48.990 Andere Datensatztypen erfordern möglicherweise eine Stufe. 00:13:48.990 --> 00:13:53.010 Ein sensibler Finanzdatensatz muss eventuell vom Geschäftsinhaber als nicht mehr benötigt bestätigt werden, 00:13:53.450 --> 00:13:56.550 gefolgt von einer Prüfung durch das Compliance- oder Records Team vor der endgültigen Maßnahme. 00:13:57.370 --> 00:13:59.550 Purview kann diese Art der mehrstufigen Prüfung unterstützen, 00:13:59.670 --> 00:14:01.730 bei der der Datensatz mehr als ein Genehmigungsschritt durchläuft. 00:14:02.150 --> 00:14:04.550 Mehr Stufen bringen mehr Kontrolle, aber sie erzeugen auch mehr Arbeit. 00:14:05.090 --> 00:14:07.690 Sie sollten den Prozess also auf das Risiko des Datensatzes abstimmen. 00:14:07.770 --> 00:14:10.330 Bauen Sie keine lange Genehmigungskette für jedes gewöhnliche Element auf. 00:14:10.690 --> 00:14:13.790 Geben Sie gleichzeitig nicht einer einzelnen Person, die endgültige Entscheidung bei Datensätzen, 00:14:13.890 --> 00:14:15.790 die rechtlichen, finanziellen oder Compliance-Imput erfordert. 00:14:15.970 --> 00:14:18.510 Es gibt eine praktische Einrichtungswahl, die später Ärger erspart. 00:14:19.250 --> 00:14:22.830 Weisen Sie Prüfer nach Möglichkeit über eine verwaltete Gruppe zu, anstatt eine einzelne Person zu benennen. 00:14:23.310 --> 00:14:25.730 Menschen wechseln den Job, gehen in den Urlaub oder verlassen das Unternehmen. 00:14:26.630 --> 00:14:29.190 Eine Gruppe kann die Prüfungsarbeit bei Mitgliederwechseln weiterführen, 00:14:29.290 --> 00:14:32.510 sodass Datensätze nicht in einer Warteschlange auf jemanden warten, der dort nicht mehr arbeitet. 00:14:33.530 --> 00:14:34.650 Sie müssen auch Berechtigungen planen. 00:14:35.290 --> 00:14:38.390 Allgemeiner Microsoft 365-3 zu sein, bedeutet nicht automatisch, 00:14:38.450 --> 00:14:40.830 dass jemand Datensätze prüfen kann, die auf ihre Vernichtung warten. 00:14:41.230 --> 00:14:43.210 Die Personen, die diese Elemente sehen und bearbeiten müssen, 00:14:43.290 --> 00:14:45.290 benötigen die richtigen Berechtigungen für die Datensatzverwaltung. 00:14:46.010 --> 00:14:48.230 Das sollten Sie prüfen, bevor Sie eine Kennzeichnung aktivieren, 00:14:48.230 --> 00:14:50.030 die große Mengen an Inhalten zur Prüfung senden. 00:14:50.530 --> 00:14:52.530 Für Sie ist der Ausgangspunkt nicht der Purview-Bildschirm. 00:14:53.010 --> 00:14:55.470 Schreiben Sie auf, wer die endgültige Entscheidung für jeden Datensatztyp trägt. 00:14:55.930 --> 00:14:58.970 Fragen Sie, wer bestätigen kann, dass ein Datensatz nicht mehr benötigt wird, 00:14:59.050 --> 00:15:00.590 wer die Löschung genehmigen muss und was geschehen soll, 00:15:00.670 --> 00:15:03.550 falls ein Prüfer einen aktiven rechtlichen oder geschäftlichen Grund für die Aufbewahrung findet. 00:15:03.550 --> 00:15:07.970 Sobald diese Fragen geklärt sind, kann Purview den Datensatz durch einen wiederholbaren Prozess leiten. 00:15:08.370 --> 00:15:11.890 Nachdem ein Datensatz aufbewahrt, geprüft und gelöscht wurde, bleibt eine letzte Frage offen. 00:15:12.230 --> 00:15:13.130 Können Sie nachweisen, was geschehen? 00:15:13.790 --> 00:15:15.230 Die Überwachungshistorie liefert den Beweis. 00:15:15.550 --> 00:15:17.930 Beim Datensatzmanagement geht es nicht nur um das Aufstellen von Regeln, 00:15:18.010 --> 00:15:20.130 sondern auch darum, nachweisen zu können, dass diese eingehalten wurden. 00:15:20.710 --> 00:15:22.110 Genau hier kommt die Überwachungshistorie ins Spiel. 00:15:22.330 --> 00:15:26.110 Microsoft Purview Audit speichert eine zentralisierte Historie der Aktivitäten in Microsoft 365. 00:15:26.110 --> 00:15:30.210 Je nach Aktivität und Ihrer Audit-Konfiguration kann es Ihnen helfen zu untersuchen, 00:15:30.290 --> 00:15:32.930 wer gehandelt hat, was getan wurde und wann dies geschah. 00:15:33.410 --> 00:15:36.430 Für die Arbeit mit Datensätzen ist dies wichtig, wenn nachträglich Fragen gestellt werden. 00:15:36.970 --> 00:15:39.650 Stellen Sie sich vor, ein Prüfer fragt, warum ein unterzeichneter Vertrag nicht mehr existiert. 00:15:39.970 --> 00:15:42.290 Sie benötigen mehr als nur einen leeren Orden und das Gedächtnis einer passt. 00:15:42.570 --> 00:15:44.450 Ihr Unternehmen sollte in der Lage sein, die Zusammenhänge zu erkennen. 00:15:44.810 --> 00:15:46.210 Der Vertrag hat ein Aufbewahrungsetikett. 00:15:46.210 --> 00:15:47.970 Der Aufbewahrungszeitraum ist abgelaufen. 00:15:48.410 --> 00:15:51.950 Der zuständige Prüfer hat die Löschentscheidung genehmigt und die Aktivität wurde protokolliert. 00:15:52.510 --> 00:15:53.830 Dies schafft eine Spur, die Sie überprüfen können. 00:15:54.170 --> 00:15:55.170 Vielleicht lautet die Frage anders. 00:15:55.170 --> 00:15:57.030 Wer hat das Etikett auf dieses Element angewendet? 00:15:57.270 --> 00:15:59.570 Hat jemand versucht, es vor Ablauf des Aufbewahrungszeitraums zu löschen? 00:15:59.930 --> 00:16:01.390 Wann hat der Prüfer die Löschung genehmigt? 00:16:01.970 --> 00:16:04.190 Die Überwachungshistorie kann helfen, diese Fragen zu beantworten, 00:16:04.250 --> 00:16:07.630 indem Sie aufgezeichnete Aktivitäten aus der gesamten Microsoft 365-Plattform bereitstellen. 00:16:08.050 --> 00:16:10.010 Es gibt einen Unterschied der Anfänger oft überrascht. 00:16:10.730 --> 00:16:12.970 Die Überwachungshistorie befindet sich nicht innerhalb des Dokuments selbst. 00:16:12.970 --> 00:16:16.650 Sie werden keine Word-Datei öffnen und darin einen vollständigen Überwachungspfad vorfinden. 00:16:17.310 --> 00:16:20.150 Purview speichert diese Aktivitäten im einheitlichen Überwachungsprotokoll, 00:16:20.230 --> 00:16:22.730 einem zentralen Ort für Audit-Datensätze über Dienste wie SharePoint, 00:16:22.950 --> 00:16:24.870 OnDrive, Exchange Online Teams und EntraID, 00:16:25.290 --> 00:16:25.590 hinweg. 00:16:26.310 --> 00:16:28.670 Betrachten Sie es wie ein Besucher- und Aktivitätenregister eines Gebäudes, 00:16:28.770 --> 00:16:30.090 nicht wie eine Notiz, die in Ihrem Blattpapier sticht. 00:16:30.390 --> 00:16:33.990 Das bedeutet, dass Sie die Aufbewahrung der Audit-Daten getrennt von der Aufbewahrung der Datensätze betrachten müssen. 00:16:34.530 --> 00:16:36.550 Ein Datensatz muss möglicherweise viele Jahre lang aufbewahrt werden. 00:16:37.030 --> 00:16:39.290 Die Ihnen zur Verfügung stehenden Audit-Informationen hängen davon ab, 00:16:39.290 --> 00:16:42.470 wie Ihr Unternehmen Purview Audit eingerichtet hat und welche Lizenzen vorhanden sind. 00:16:43.150 --> 00:16:45.870 Wenn Sie eine lange Historie auf zeichnungsbezogene Aktivitäten benötigen, 00:16:45.930 --> 00:16:49.650 stellen Sie sicher, dass Ihre Audit-Konfiguration diese Historie für den von Ihrem Unternehmen geforderten Zeitraum beibehält. 00:16:49.650 --> 00:16:52.090 Andernfalls könnten Sie zwar den Datensatz noch haben, 00:16:52.170 --> 00:16:55.270 aber den Zugriff auf ältere Aktivitätsdetails verlieren, die dessen Weg erklären würden. 00:16:55.870 --> 00:16:58.430 Deshalb können Entscheidungen über Datensätze nicht allein bei einem Team liegen. 00:16:59.470 --> 00:17:01.490 Geschäftsbereichsleiter verstehen die Datensätze, die Ihre Teams erstellen. 00:17:01.490 --> 00:17:04.750 Compliance und Rechtsteams definieren die Regeln und die erforderlichen Nachweise. 00:17:05.290 --> 00:17:08.050 Microsoft 365-Administratoren konfigurieren die Bezeichnungen, 00:17:08.150 --> 00:17:10.870 überprüfen Berechtigungen und Auditeinstellungen, die diese Regeln erst ermöglichen. 00:17:10.990 --> 00:17:12.310 Jede Gruppe hält einen Teil der Antwort bereit. 00:17:12.630 --> 00:17:13.910 Die Aufbewahrung bezeichnet die Regel. 00:17:14.350 --> 00:17:16.530 Die Datensatzdeklaration schützt den offiziellen Nachweis. 00:17:16.810 --> 00:17:19.270 Die Überprüfung der Entsorgung kontrolliert die Entscheidung am Ende. 00:17:19.710 --> 00:17:21.570 Der Audit-Verlauf dokumentiert die Spur dieser Aktion. 00:17:22.150 --> 00:17:23.730 Für Sie ist die praktische Frage ganz einfach. 00:17:24.510 --> 00:17:26.510 Wenn jemand in einigen Jahren eine Löschung anfechten würde, 00:17:26.610 --> 00:17:30.170 könnte Ihr Unternehmen die Regel, die Genehmigung und die aufgezeichnete Aktivität dazu vorlegen. 00:17:30.170 --> 00:17:32.730 Falls nicht, ist der Datensatz zwar geschützt, 00:17:33.050 --> 00:17:36.230 aber der Prozess weist dennoch Lücken im Lebenszyklus der digitalen Unterlagen auf. 00:17:36.810 --> 00:17:38.270 Wenn Sie also alle Teile zusammenfügen, 00:17:38.370 --> 00:17:42.030 bietet die Purview-Datensatzverwaltung offiziellen Inhalten kontrollierten Weg während ihrer Nutzungsdauer. 00:17:42.950 --> 00:17:45.070 Zuerst identifiziert Ihr Unternehmen, was als Beweis gilt. 00:17:45.570 --> 00:17:46.170 Dann die richtige Aufbewahrungsbezeichnung.