Element główny metadanych opisujący dokument. Element główny metadanych opisujący dokument. Podmioty, do których dokument jest adresowany. Element zawierający dane o dacie dokumentu. Umożliwia wyszukiwanie i sortowanie dokumentów lub ich grupy według czasu zdarzeń z nimi związanych, jak również wyszukiwanie / filtrowanie wg rodzajów zdarzeń. Element zawierający status dostępności dokumentu. Określenie zasad i warunków regulujących dostęp do dokumentów. Informacja o dostępności nie może naruszać przepisów regulujących dostęp do danych (np. do danych osobowych, informacji niejawnych itd.) Element zawierający informacje o formacie dokumentu. Pozwala na wskazanie formatu i rozmiaru dokumentu. Umożliwi w przyszłości wyszukiwanie dokumentów wg ich rozmiaru lub formatu. Pozwoli na odróżnienie dokumentów elektronicznych od nieelektronicznych celem sprawdzenia czy dany zasób informacyjny zawiera odniesienia do dokumentów zapisanych na nośnikach fizycznych(papier, taśmy audio i wideo ale także przenośne informatyczne nośniki danych na których zapisano e - dokumentację znajdującą się poza zbiorem dostępnym bezpośrednio).Będzie można również wyszukać dokumentację wymagającą przeniesienia na inne nośniki co ułatwi konserwację zasobu. W przypadku dokumentów elektronicznych powoli także na zarządzanie dokumentacją zapisaną w przestarzałych technologicznie formatach w przypadku gdy system operacyjny nie będzie umiał rozpoznać formatu (informacja o formacie będzie wskazówką naprowadzającą co to jest za zasób). W szczególności będzie można wyszukać i wyodrębnić dokumentację w przestarzałych formatach celem przygotowania jej konwersji do formatów nowszych lub powiązania z oprogramowaniem zapewniającym możliwość wizualizacji treści. Wskazanie przynależności do akt sprawy lub innego zbioru dokumentów. Pozwala na łączenie dokumentów w grupy. Element zawierający identyfikator wg. ustalonej typologii oraz opcjonalnie podmiot, który nadał. Umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentu w określonym zbiorze. Pozwala na szybkie odnalezienie tego samego dokumentu na podstawie jego identyfikatora w różnym czasie. Stwarza podstawy do tworzenia jednoznacznych powiązań (relacji) między dokumentami w określonym zbiorze np. przyporządkowując załączniki, notatki, potwierdzenia wysłania, potwierdzenia doręczenia, podpisy elektronicznie, opinie itd. Określenie języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2, użytego w dokumencie. Streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu. Wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania treścią dokumentu. Kategoria archiwalna dokumentu oraz informacje o tym, kto i kiedy nadał kategorię. Pozwala na określenie, jak długo dany dokument (grupa dokumentów) powinien być przechowywany, oraz czy i kiedy zostanie przekazany do archiwum państwowego. Umożliwi łatwe ustalenie, jakie materiały można ze zbiorów w danym roku wycofać, dla jakich trzeba ustalić ponownie kategorię archiwalną, a jakie podlegają obowiązkowi przekazania do archiwum państwowego. Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania. Pozwala na odnalezienie dokumentów, które są bezpośrednio powiązane z danym dokumentem. Na przykład kolejnych wersji tego samego dokumentu, dekretacji dokumentu, dokumentów składających się z innych dokumentów, załączników do dokumentów, potwierdzeń doręczenia dokumentu, itd. Status dokumentu. Słowa kluczowe dotyczące treści dokumentu. Podmiot (instytucja lub osoba) pełniący określoną rolę w przygotowaniu dokumentu. Pozwala na identyfikację osoby fizycznej lub prawnej, która przygotowała, modyfikowała, akceptowała/zatwierdziła, podpisała dokument. Określenie kategorii i rodzaju dokumentu. Pozwala na odnajdywanie dokumentów wg określonych klas (np. tylko dokumentów tekstowych, tylko fotografii, tylko nagrań dźwiękowych) oraz rodzajów (np. tylko decyzji, postanowień, urzędowych poświadczeń odbioru). Umożliwia podanie informacji o rodzaju dokumentu na wykazach dokumentów znajdujących się w danym zbiorze. Tytuł dokumentu. Pozwala na wstępne zorientowanie się czego dotyczy dokument o określonym tytule. Ma to szczególne znaczenie w przypadku prezentacji listy dokumentów należących do określonego zbioru – na przykład dokumentów należących do akt sprawy, dokumentów zarejestrowanych w ewidencji umów lub listy dokumentów będących wynikiem wyszukiwania. Tytuł pozwala zorientować się przeglądającemu listę, czy treść określonego dokumentu jest interesująca dla niego bez potrzeby zapoznawania się z treścią każdego dokumentu. Dodatkowym celem wyodrębnienia tytułu jest możliwość wyszukania dokumentu wg fragmentu lub całości tytułu, co w połączeniu z dodatkowymi warunkami wyszukiwania (np. data i twórca) może pozwolić na szybkie i precyzyjnie odnalezienie dokumentu w większym zbiorze. Dane podpisu elektronicznego. Kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub pieczęć elektroniczna. Podmioty, do których dokument jest adresowany. Element zawierający dane podmiotu. Jednostka (osoba fizyczna, instytucja), która może być stroną w jakiejś czynności związanej z dokumentem (tworzenie, odbieranie, akceptacja, podpisywanie, łączenie w grupy). Element zawierający dane podmiotu. Jednostka (osoba fizyczna, instytucja), która może być stroną w jakiejś czynności związanej z dokumentem (tworzenie, odbieranie, akceptacja, podpisywanie, łączenie w grupy). Element zawierający dane osoby fizycznej. Element zawierający dane instytucji. Podmiot inny niż osoba fizyczna np. urząd, organizacja, przedsiębiorstwo. Element zawierający dane osoby fizycznej. Identyfikator osoby. Nazwisko Imiona Adresy Kontakty Identyfikator osoby. Typ identyfikatora osoby. Element zawierający dane adresowe. Kod pocztowy Nazwa urzędu pocztowego Nazwa miejscowości Nazwa ulicy Numer budynku Numer miszkania Adres skrytki pocztowej Dodatkowe informacje o adresie Kod kraju Nazwa gminy Nazwa powiatu Nazwa województwa Strownik skrótów państw. Element zawierający dane kontaktowe. Wskazanie rodzaju kontaktu np. email, telefon, adres strony internetowej. Element zawierający dane instytucji. Podmiot inny niż osoba fizyczna np. urząd, organizacja, przedsiębiorstwo. Identyfikator elementu wraz ze zdefiniowanym typem. Nazwa instytucji Element zawierający dane adresowe. Element zawierający dane kontaktowe. Element zawierający dane jednostki organizacyjnej instytucji. Identyfikator elementu wraz ze zdefiniowanym typem. Typ identyfikatora. Element zawierający dane komórki lub jednostki organizacyjnej instytucji. Nazwa instytucji Element zawierający dane adresowe. Element zawierający dane kontaktowe. Element zawierający dane komórki lub jednostki organizacyjnej instytucji. Element zawierający dane pracownika instytucji. Pozwala opisać dane identyfikujące pracownika instytucji odpowiedzialnego za czynności przy tworzeniu i obiegu dokumentów. Element zawierający dane pracownika instytucji. Pozwala opisać dane identyfikujące pracownika instytucji odpowiedzialnego za czynności przy tworzeniu i obiegu dokumentów. Nazwisko Imiona Kontakty Stanowisko zajmowane przez pracownika Element zawierający dane jednostki organizacyjnej instytucji. Nazwa instytucji Element zawierający dane adresowe. Element zawierający dane kontaktowe. Element zawierający dane jednostki organizacyjnej instytucji. Element zawierający dane pracownika instytucji. Pozwala opisać dane identyfikujące pracownika instytucji odpowiedzialnego za czynności przy tworzeniu i obiegu dokumentów. Element zawierający dane pracownika instytucji. Pozwala opisać dane identyfikujące pracownika instytucji odpowiedzialnego za czynności przy tworzeniu i obiegu dokumentów. Identyfikator elementu wraz ze zdefiniowanym typem. Nazwisko Imię Kontakty Stanowisko zajmowane przez pracownika Element zawierający dane o dacie dokumentu. Umożliwia wyszukiwanie i sortowanie dokumentów lub ich grupy według czasu zdarzeń z nimi związanych, jak również wyszukiwanie / filtrowanie wg rodzajów zdarzeń. Słownik zdarzeń związanych z datą dokumentu. Data dokumentu Słownik zdarzeń związanych z datą dokumentu. Element zawierający status dostępności dokumentu. Określenie zasad i warunków regulujących dostęp do dokumentów. Informacja o dostępności nie może naruszać przepisów regulujących dostęp do danych (np. do danych osobowych, informacji niejawnych itd.) Słownik typów dostępności. Dodatkowe informacje o adresie Data dostępności dokumentu. Słownik typów dostępności. Data dostępności dokumentu. Typ daty dostepności. Data dostępności dokumentu. Typ daty dostepności. Element zawierający informacje o formacie dokumentu. Pozwala na wskazanie formatu i rozmiaru dokumentu. Umożliwi w przyszłości wyszukiwanie dokumentów wg ich rozmiaru lub formatu. Pozwoli na odróżnienie dokumentów elektronicznych od nieelektronicznych celem sprawdzenia czy dany zasób informacyjny zawiera odniesienia do dokumentów zapisanych na nośnikach fizycznych(papier, taśmy audio i wideo ale także przenośne informatyczne nośniki danych na których zapisano e - dokumentację znajdującą się poza zbiorem dostępnym bezpośrednio).Będzie można również wyszukać dokumentację wymagającą przeniesienia na inne nośniki co ułatwi konserwację zasobu. W przypadku dokumentów elektronicznych powoli także na zarządzanie dokumentacją zapisaną w przestarzałych technologicznie formatach w przypadku gdy system operacyjny nie będzie umiał rozpoznać formatu (informacja o formacie będzie wskazówką naprowadzającą co to jest za zasób). W szczególności będzie można wyszukać i wyodrębnić dokumentację w przestarzałych formatach celem przygotowania jej konwersji do formatów nowszych lub powiązania z oprogramowaniem zapewniającym możliwość wizualizacji treści. Określenie typu pliku lub zasobu będącego zbiorem plików lub dokumentu fizycznego Specyficzne dla danego typu formatu sposoby zapisu. Element definiujący wielkość dokumentu. Posiada atrybut miara określający miarę wielkości. Element definiujący wielkość dokumentu. Posiada atrybut miara określający miarę wielkości. Wskazanie przynależności do akt sprawy lub innego zbioru dokumentów. Pozwala na łączenie dokumentów w grupy. Określenie typu grupy dokumentów np. sprawa, rejestr umów, rejestr skarg i wniosków itd. Numer albo ciąg znaków będący identyfikatorem grupy dokumentów. W danym kontekście (miejscu w strukturze obiegu dokumentów) wartość powinna być unikatowa. Hasło klasyfikacyjne wykazu akt w przypadku sprawy; w przypadku grupy dokumentów innej niż sprawa - tekstowy opis grupy. Element zawierający identyfikator wg. ustalonej typologii oraz opcjonalnie podmiot, który nadał. Umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentu w określonym zbiorze. Pozwala na szybkie odnalezienie tego samego dokumentu na podstawie jego identyfikatora w różnym czasie. Stwarza podstawy do tworzenia jednoznacznych powiązań (relacji) między dokumentami w określonym zbiorze np. przyporządkowując załączniki, notatki, potwierdzenia wysłania, potwierdzenia doręczenia, podpisy elektronicznie, opinie itd. Typ identyfikatora np. Znak sprawy. Wartość identyfikatora np. ABC-A.123.77.3.2011.JW. Element zawierający dane podmiotu. Jednostka (osoba fizyczna, instytucja), która może być stroną w jakiejś czynności związanej z dokumentem (tworzenie, odbieranie, akceptacja, podpisywanie, łączenie w grupy). Element zawierający nazwę i kod języka, w którym go sporządzono. Słownik kodów języka, w którym sporządzono dokument. Słownik kodów języka, w którym sporządzono dokument. Kategoria archiwalna dokumentu oraz informacje o tym, kto i kiedy nadał kategorię. Pozwala na określenie, jak długo dany dokument (grupa dokumentów) powinien być przechowywany, oraz czy i kiedy zostanie przekazany do archiwum państwowego. Umożliwi łatwe ustalenie, jakie materiały można ze zbiorów w danym roku wycofać, dla jakich trzeba ustalić ponownie kategorię archiwalną, a jakie podlegają obowiązkowi przekazania do archiwum państwowego. Kategoria archiwalna. Data nadania kategorii archiwalnej. Element zawierający dane podmiotu. Jednostka (osoba fizyczna, instytucja), która może być stroną w jakiejś czynności związanej z dokumentem (tworzenie, odbieranie, akceptacja, podpisywanie, łączenie w grupy). Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania. Pozwala na odnalezienie dokumentów, które są bezpośrednio powiązane z danym dokumentem. Na przykład kolejnych wersji tego samego dokumentu, dekretacji dokumentu, dokumentów składających się z innych dokumentów, załączników do dokumentów, potwierdzeń doręczenia dokumentu, itd. Element zawierający identyfikator wg. ustalonej typologii oraz opcjonalnie podmiot, który nadał. Umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentu w określonym zbiorze. Pozwala na szybkie odnalezienie tego samego dokumentu na podstawie jego identyfikatora w różnym czasie. Stwarza podstawy do tworzenia jednoznacznych powiązań (relacji) między dokumentami w określonym zbiorze np. przyporządkowując załączniki, notatki, potwierdzenia wysłania, potwierdzenia doręczenia, podpisy elektronicznie, opinie itd. Określenie rodzaju powiązania. Status dokumentu. Rodzaj statusu. Wersja statusu. Opis statusu. Słowa kluczowe dotyczące treści dokumentu. Określenie tematyki treści dokumentu na bardzo dużym poziomie ogólności, nie będące nazwą własną (tj. nie nazwą geograficzną, osoby, obiektu, ulicy, instytucji itp.) Określenie osoby o której traktuje treść dokumentu. Określenie obszaru administracyjnego lub obiektów geograficznych o których traktuje treść. Określenie okresów czasu lub konkretnych dat, których dotyczy treść dokumentu; posiada dwa podelementy: czasOd i czasDo. Kategoria (grupa) osób lub instytucji, dla których dany dokument jest przeznaczony (do których kierowana jest treść). Inne wskazówki dotyczące treści, posiada dwa podelementy: klucz i wartość. Określenie okresów czasu lub konkretnych dat, których dotyczy treść dokumentu; posiada dwa podelementy: czasOd i czasDo. Data skrajna Od Data skrajna Do Inne wskazówki dotyczące treści, posiada dwa podelementy: klucz i wartość. Klucz hasła tematycznego. Wartość hasła tematycznego. Podmiot (instytucja lub osoba) pełniący określoną rolę w przygotowaniu dokumentu. Pozwala na identyfikację osoby fizycznej lub prawnej, która przygotowała, modyfikowała, akceptowała/zatwierdziła, podpisała dokument. Określenie roli podmiotu w tworzeniu treści dokumentu. Element zawierający dane podmiotu. Jednostka (osoba fizyczna, instytucja), która może być stroną w jakiejś czynności związanej z dokumentem (tworzenie, odbieranie, akceptacja, podpisywanie, łączenie w grupy). Określenie kategorii i rodzaju dokumentu. Pozwala na odnajdywanie dokumentów wg określonych klas (np. tylko dokumentów tekstowych, tylko fotografii, tylko nagrań dźwiękowych) oraz rodzajów (np. tylko decyzji, postanowień, urzędowych poświadczeń odbioru). Umożliwia podanie informacji o rodzaju dokumentu na wykazach dokumentów znajdujących się w danym zbiorze. Określenie typu dokumentu na bardzo ogólnym poziomie (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy itd). Dookreślenie typu dokumentu ze względu na cel jakiemu służy dokument (np. decyzja, prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo itd). Tytuł dokumentu. Pozwala na wstępne zorientowanie się czego dotyczy dokument o określonym tytule. Ma to szczególne znaczenie w przypadku prezentacji listy dokumentów należących do określonego zbioru – na przykład dokumentów należących do akt sprawy, dokumentów zarejestrowanych w ewidencji umów lub listy dokumentów będących wynikiem wyszukiwania. Tytuł pozwala zorientować się przeglądającemu listę, czy treść określonego dokumentu jest interesująca dla niego bez potrzeby zapoznawania się z treścią każdego dokumentu. Dodatkowym celem wyodrębnienia tytułu jest możliwość wyszukania dokumentu wg fragmentu lub całości tytułu, co w połączeniu z dodatkowymi warunkami wyszukiwania (np. data i twórca) może pozwolić na szybkie i precyzyjnie odnalezienie dokumentu w większym zbiorze. Element zawierający tytuł dokumentu z podanie kodu języka, w którym go sporządzono. Element zawierający tytuł dokumentu z podanie kodu języka, w którym go sporządzono. Element zawierający tytuł dokumentu z podanie kodu języka, w którym go sporządzono. Słownik kodów języka, w którym sporządzono dokument. Opis dokumentu. Wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania treścią dokumentu. Lokalizacja dokumentu. Typ identyfikatora osoby. Typ definiujący nie pusty ciąg znaków. Typy kontaktu Typ identyfikatora. Czas zapisany jako rok lub rok i miesiąc lub jako pełna data. Miara wielkości dokumentu. Dla zbioru/grupy będącej sprawą założoną zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt typ przyjmuje wartość = „znak sprawy”. Dla pozostałych grup – inny dowolny tekst w sposób jednoznaczny charakteryzujący wyodrębniony zbiór/grupę dokumentów. Dla grupy będącej sprawą założoną zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, kod przyjmuje wartość zgodną z przyjętym w podmiocie sposobem znakowania spraw. Dla pozostałych grup – unikatowy identyfikator wyodrębnionego zbioru/grupy. Dla grupy będącej sprawą założoną zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt – hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające pozycji tego wykazu użytej do nadania znaku sprawy. Dla pozostałych grup tekst dodatkowo objaśniający w sposób zwięzły cel wyodrębnienia zbioru/grupy dokumentów. Typy identyfikatorów Kategoria archiwalna zgodnie z wykazem akt. Standardowe typy relacji powinny być ujęte w słownik zawierający co najmniej typy relacji określone w repozytorium interoparacyjności. Rodzaj statusu. Wersja statusu. Opis statusu. Klucz hasła tematycznego. Zgodnie z referencyjnym słownikiem funkcji użytkowanych w podmiocie, słownik musi zawierać co najmniej następujące elementy: utworzył, modyfikował, zatwierdził, podpisał. Słownik zdefiniowany w repozytorium interoperacyjności oparty o listę kategorii DCMI: http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ (tekst, dźwięk, obraz nieruchomy, obraz ruchomy, zbiór dokumentów, zbiór danych, obiekt fizyczny, oprogramowanie). Dookreślenie typu dokumentu w ramach wskazanej klasy; Rekomendowane jest przygotowanie słownika rodzajów właściwego dla praktyki kancelaryjnej podmiotu w odniesieniu do klasy tekst . Słownik taki będzie musiał zawierać co najmniej zestaw określeń wskazanych w repozytorium interoperacyjności. Data skrajna Od Data skrajna Do