--- name: gestion-alcance-scope description: Skill especializada en gestión de alcance (scope) para Domain Storytelling, enfocada en ajustar la granularidad del modelado (coarse-grained "pájaro/cometa" vs fine-grained "mar/peces") y distinguir perspectivas temporales (As-Is proceso actual vs To-Be futuro deseado). Útil para definir el nivel apropiado de detalle según el objetivo del modelado y para gestionar expectativas entre stakeholders. --- # Gestión de Alcance (Scope) ## Overview Esta skill te ayuda a determinar y ajustar el nivel de granularidad apropiado para el modelado de historias de dominio, así como a gestionar las perspectivas temporales (proceso actual vs. futuro deseado). Se basa en la metáfora de la granularidad ("pájaro/cometa" vs. "mar/peces") para explicar cómo el nivel de detalle cambia según el propósito del modelado y la audiencia objetivo. ## When to Use Usa esta skill cuando necesites: - **Definir el nivel de detalle** apropiado para un modelado - **Gestionar expectativas** entre stakeholders con diferentes necesidades - **Cambiar granularidad** según la fase del proyecto - **Distinguir proceso actual vs. futuro** deseado - **Adaptar la historia** a diferentes audiencias - **Evitar over-modeling** (demasiado detalle) o under-modeling (muy poco) - **Establecer scope claro** para el modelado ## Core Capabilities Esta skill se centra en **dos dimensiones fundamentales**: ### 1. Ajuste de Granularidad **¿Qué es?** El nivel de detalle en el modelado, desde visión general hasta detalles específicos **Metáforas clave:** - **Pájaro/Cometa** - Vista desde arriba (coarse-grained) - **Mar/Peces** - Vista bajo el agua (fine-grained) **Cómo aplicarlo:** - Determinar qué nivel necesita la audiencia - Ajustar detalle según propósito del modelado - Cambiar granularidad dinámicamente si es necesario - Equilibrar completitud con simplicidad ### 2. Perspectiva Temporal (As-Is vs. To-Be) **¿Qué es?** Distinguir entre el proceso actual (As-Is) y el proceso futuro deseado (To-Be) **Cómo aplicarlo:** - Identificar qué perspectiva quiere el stakeholder - Clarificar objetivos del modelado (documentar vs. diseñar) - Manejar transiciones entre perspectivas - Gestionar expectativas sobre mejoras ## Instructions Sigue este proceso para aplicar gestión de alcance efectivamente: ### Paso 1: Evaluación de Necesidades 1. **Pregunta por el propósito:** "¿Para qué vamos a usar este modelo?" 2. **Identifica la audiencia:** "¿Quién va a usar esta historia?" 3. **Determina el objetivo:** ¿Documentar proceso actual o diseñar uno nuevo? 4. **Clarifica el scope:** "¿Qué aspectos son más importantes?" ### Paso 2: Definición de Granularidad #### Para Granularidad Gruesa (Coarse-Grained - Pájaro/Cometa) **Cuándo usar:** - Visión general para ejecutivos - Comunicación con stakeholders no técnicos - Planificación estratégica - Understanding inicial del dominio **Características:** - Pasos amplios y resumidos - Actores principales únicamente - Sin detalles de implementación - Flujo de alto nivel - 5-10 pasos máximo **Ejemplo:** ``` 1. `Cliente solicita servicio` 2. `Comercial evalúa solicitud` 3. `Operaciones ejecuta servicio` 4. `Cliente recibe factura` 5. `Cliente paga` ``` #### Para Granularidad Fina (Fine-Grained - Mar/Peces) **Cuándo usar:** - Desarrollo de software - Automatización de procesos - Documentación técnica - Análisis detallado de problemas **Características:** - Pasos específicos y detallados - Todos los actores relevantes - Sistemas y herramientas incluidos - Validaciones y excepciones - 15-50+ pasos **Ejemplo:** ``` 1. `Cliente completa formulario web` 2. `Sistema valida formato email` 3. `Sistema verifica email no existe` 4. `Comercial recibe notificación email` 5. `Comercial revisa solicitud en CRM` 6. `Comercial consulta historial cliente` 7. `Comercial evalúa viabilidad técnica` 8. `Comercial consulta disponibilidad recursos` 9. `Comercial decide aprobar/rechazar` 10. `Si aprueba: Sistema crea orden preliminar` 11. `Si aprueba: Sistema envía confirmación al cliente` 12. `Si rechaza: Sistema registra motivo` 13. `Si rechaza: Comercial llama al cliente` ... ``` ### Paso 3: Identificación de Perspectiva Temporal #### As-Is (Proceso Actual) **Cuándo modelar:** - Documentar cómo funciona actualmente - Identificar problemas y pain points - Auditoría de procesos - Baseline para mejoras **Enfoque:** - Reality-based -如实描述 - Incluye workarounds y problemas - Muestra ineficiencias - Documenta "cómo es ahora" **Señales del usuario:** - "Actualmente hacemos..." - "En el proceso actual..." - "Lo que pasa ahora es..." - "Nuestro proceso real..." #### To-Be (Proceso Futuro Deseado) **Cuándo modelar:** - Diseñar nuevos procesos - Planificación de mejoras - Automatización - Optimización **Enfoque:** - Ideal-based - como debería ser - Sin problemas ni ineficiencias - Automatizado donde posible - Best practices **Señales del usuario:** - "Idealmente queremos..." - "En el futuro我们将..." - "Debería funcionar así..." - "Lo que buscamos es..." #### Híbrido (As-Is + To-Be) **Cuándo usar:** - Transición de estado actual a futuro - Mostrar gap y solución - Justificación de cambios **Enfoque:** - Primero As-Is (problema) - Luego To-Be (solución) - Comparación clara - Justificación de cambios ### Paso 4: Comunicación de Scope #### Al Iniciar la Sesión **Pregunta inicial:** "Antes de empezar, ¿queremos modelar el proceso actual (As-Is) o el proceso futuro deseado (To-Be)? ¿Y necesitamos un nivel de detalle alto (visión general) o detallado (paso a paso)?" #### Durante la Sesión **Si scope cambia:** "Interrumpo un momento. Estamos modelando muy detalladamente - ¿queremos mantener este nivel o prefieres una visión más general?" **Para clarificar perspectiva:** "Cuando dices 'debería ser' - ¿estamos hablando de cómo funciona ahora o cómo queremos que funcione?" ### Paso 5: Gestión de Expectativas #### Si Piden Demasiado Detalle "Para el propósito de [objetivo], una visión general será suficiente. ¿Te parece si mantenemos los pasos a nivel de [X]?" #### Si Piden Muy Poco Detalle "Para poder [desarrollar/automatizar/entender], necesitamos más detalle. ¿Podemos profundizar en [área específica]?" #### Si Mezclan As-Is y To-Be "Estoy confundido - ¿estamos documentando el proceso actual o diseñando el futuro? ¿Hacemos primero el actual y luego el futuro?" ### Paso 6: Adaptación Dinámica #### Cambiar Granularidad Durante Sesión **De coarse a fine:** "Perfecto, tenemos la visión general. Ahora, para [propósito específico], necesitamos más detalle en [área]. ¿Podemos profundizar en [X]?" **De fine a coarse:** "Este nivel de detalle es muy técnico. ¿Le parece si resumimos a los pasos principales para [audiencia]?" #### Cambiar Perspectiva Temporal "Antes de continuar con el proceso futuro, ¿podemos documentar primero cómo funciona actualmente para tener el baseline?" ## Bundled Resources **references/** - Ejemplos y casos de uso para gestión de alcance - `granularidad-pajaro-vs-mar.md` - Comparación detallada de niveles de granularidad - `as-is-vs-to-be.md` - Cómo manejar perspectivas temporales - `audiencias-y-scope.md` - Adaptar scope según audiencia - `ejemplos-cambio-granularidad.md` - Casos de cambio dinámico de granularidad - `gestion-expectativas.md` - Técnicas para manejar expectativas ## Examples ### Ejemplo 1: Cambio de Granularidad #### Contexto **Solicitud inicial:** "Queremos modelar el proceso de ventas" **Tú (definiendo scope):** "¿Para qué vamos a usar este modelo? ¿Es para una presentación ejecutiva o para desarrollar un sistema?" **Usuario:** "Para presentar a la dirección" **Tú (eligiendo coarse-grained):** "Perfecto. Entonces modelaremos a nivel de visión general, los pasos principales." #### Modelado Coarse-Grained (Pájaro) ``` Proceso de Ventas - Visión General 1. `Cliente Contacta Empresa` 2. `Comercial Presenta Servicios` 3. `Cliente Solicita Presupuesto` 4. `Comercial Prepara Propuesta` 5. `Cliente Evalúa Propuesta` 6. `Cliente Negocia Términos` 7. `Cliente Aprueba Propuesta` 8. `Se Formaliza Contrato` 9. `Se Ejecuta Servicio` 10. `Se Factura al Cliente` Duración total: 2-4 semanas Puntos críticos: Preparación propuesta y negociación ``` **Después de la presentación, nueva solicitud:** "Excelente. Ahora necesitamos desarrollar el CRM para automatizar esto. ¿Podemos modelar más detalladamente?" **Tú (cambiando a fine-grained):** "Claro. Ahora necesitamos detalle técnico para el desarrollo." #### Modelado Fine-Grained (Mar/Peces) ``` Proceso de Ventas - Detalle Técnico 1. `Cliente completa formulario contacto web` 2. `Sistema envía email automático a comercial` 3. `Comercial recibe notificación en CRM` 4. `Comercial revisa información cliente` 5. `Comercial consulta historial si cliente existente` 6. `Comercial agenda llamada con cliente` 7. `Comercial realiza llamada de discovery` 8. `Comercial identifica necesidades cliente` 9. `Comercial prepara propuesta técnica` 10. `Comercial calcula precios según tarifa` 11. `Comercial envía propuesta por email` 12. `Cliente recibe propuesta` 13. `Cliente revisa propuesta` 14. `Cliente solicita modificaciones si necesario` 15. `Comercial incorpora modificaciones` 16. `Comercial envía propuesta revisada` 17. `Cliente solicita reunión de cierre` 18. `Comercial agenda reunión` 19. `Comercial y cliente negocian términos` 20. `Cliente solicita descuento` 21. `Comercial evalúa solicitud descuento` 22. `Comercial consulta políticas descuento` 23. `Comercial decide aprobación/rechazo` 24. `Si aprobado: Cliente acepta términos` 25. `Si rechazado: Cliente evalúa alternativa` 26. `Cliente firma contrato digital` 27. `Sistema genera orden de trabajo` 28. `Operaciones recibe orden` 29. `Servicio se ejecuta` 30. `Sistema genera factura automáticamente` 31. `Factura se envía a cliente` ... ``` ### Ejemplo 2: Perspectiva As-Is vs To-Be #### Sesión As-Is (Proceso Actual con Problemas) **Usuario:** "Queremos documentar cómo funciona ahora para identificar problemas" **Tú (clarificando perspectiva):** "Perfecto, documentamos el proceso actual, incluyendo problemas y workarounds." ``` Proceso de Solicitud de Vacaciones - AS-IS (Actual) 1. `Empleado quiere vacaciones` 2. `Empleado va a RRHH` (Pain point: lejos, siempre hay cola) 3. `RRHH le da formulario papel` 4. `Empleado completa formulario` (Pain point: formulario confuso, 15 campos) 5. `Empleado devuelve formulario a RRHH` 6. `RRHH verifica días disponibles` (Manual, en Excel) 7. `RRHH pasa formulario a supervisor` 8. `Supervisor revisa solicitud` (Pain point: supervisor siempre ocupado) 9. `Supervisor aprueba/rechaza` 10. `Si aprueba: RRHH actualiza calendario Excel` (Pain point: Excel se corrompe) 11. `Si aprueba: RRHH imprime confirmación` 12. `Empleado recoge confirmación` (Pain point: empleado debe ir otra vez a RRHH) 13. `RRHH archiva formulario papel` (Pain point: se pierden formularios) Duración: 3-5 días Problemas identificados: 6 pain points Eficiencia: 20% tiempo real en valor agregado ``` #### Sesión To-Be (Proceso Futuro Optimizado) **Usuario:** "Ahora queremos diseñar cómo debería funcionar" **Tú (cambiando perspectiva):** "Ahora diseñamos el proceso ideal, automatizado y eficiente." ``` Proceso de Solicitud de Vacaciones - TO-BE (Futuro) 1. `Empleado accede a portal self-service` 2. `Sistema muestra días disponibles automáticamente` 3. `Empleado selecciona fechas en calendario visual` 4. `Sistema valida disponibilidad en tiempo real` 5. `Sistema envía solicitud automáticamente a supervisor` 6. `Supervisor recibe notificación móvil` 7. `Supervisor aprueba con un clic` 8. `Sistema actualiza calendario automáticamente` 9. `Empleado recibe confirmación instantánea` 10. `Sistema envía recordatorios antes de vacaciones` 11. `Datos se sincronizan con nóminas automáticamente` Duración: 2 horas Automatización: 90% Eficiencia: 95% tiempo real en valor agregado ``` ### Ejemplo 3: Audiencia Diferente, Scope Diferente #### Para Desarrolladores (Fine-Grained + To-Be) **Contexto:** Modelar para desarrollo de sistema de vacaciones **Scope:** Detallado, técnico, proceso futuro ``` Sistema de Vacaciones - Especificación Técnica 1. `Frontend: Portal empleado carga página solicitud` 2. `API: Consulta días disponibles (endpoint: GET /vacation/available)` 3. `API: Devuelve días disponibles en JSON` 4. `Frontend: Renderiza calendario interactivo` 5. `Usuario: Selecciona fechas (validate: no más 22 días)` 6. `Frontend: Calcula días seleccionados` 7. `Usuario: Hace clic en "Solicitar"` 8. `Frontend: Envía POST /vacation/request` 9. `API: Valida datos (schema validation)` 10. `API: Consulta reglas negocio (discount days, holidays)` 11. `API: Guarda solicitud en DB (table: vacation_requests)` 12. `API: Genera solicitud ID` 13. `API: Envía email a supervisor (queue: notification_queue)` 14. `Queue Worker: Procesa notificaciones` 15. `Email Service: Envía email HTML` 16. `Supervisor: Recibe email con link aprobación` 17. `Supervisor: Hace clic en link` 18. `Frontend: Carga página aprobación` 19. `API: Verifica permisos supervisor` 20. `API: Devuelve solicitud pendiente` 21. `Frontend: Muestra solicitud` 22. `Supervisor: Hace clic "Aprobar"` 23. `Frontend: Envía PUT /vacation/{id}/approve` 24. `API: Actualiza status a "APPROVED"` 25. `API: Calcula impacto en calendario` 26. `API: Actualiza tabla calendar` 27. `API: Sincroniza con sistema nóminas` 28. `API: Envía confirmación empleado` ... ``` #### Para Directivos (Coarse-Grained + As-Is + To-Be) **Contexto:** Presentación a junta directiva sobre digitalización RRHH **Scope:** Alto nivel, comparación actual vs. futuro, ROI ``` Digitalización RRHH - Presentación Ejecutiva AS-IS (Actual): 1. `Empleado solicita vacaciones` → 3-5 días proceso 2. `Múltiples interacciones manuales` → 90% tiempo perdido 3. `Formularios papel` → Se pierden, ineficientes 4. `Verificación manual` → Errores frecuentes 5. `Actualización Excel` → Corrupciones, datos inconsistentes COSTO ACTUAL: - Tiempo RRHH: 40h/mes = €2,400/mes - Tiempo empleados: 60h/mes = €3,600/mes - Errores: 15% casos = €800/mes TOTAL: €6,800/mes = €81,600/año TO-BE (Futuro): 1. `Portal self-service` → 2 horas proceso 2. `Automatización 90%` → 95% eficiencia 3. `Validación automática` → 0% errores 4. `Integración sistemas` → Datos consistentes 5. `Notificaciones móviles` → Instantáneo AHORRO PROYECTADO: - Tiempo RRHH: 4h/mes = €240/mes - Tiempo empleados: 6h/mes = €360/mes - Errores: 0% = €0 TOTAL: €600/mes = €7,200/año ROI: 91% reducción costo = €74,400/año ahorrados PAYBACK: 4 meses ``` ### Ejemplo 4: Manejo de Scope Durante Sesión #### Situación: Usuario Pide Demasiado Detalle **Usuario:** "Y entonces el empleado hace clic en el botón y... ¿qué pasa exactamente cuando hace clic?" **Tú (gestionando expectativas):** "Para entender el proceso general, no necesitamos entrar en tanto detalle técnico. ¿Te parece si mantenemos los pasos a nivel de 'el empleado solicita' y 'el sistema procesa'? Si luego necesitamos desarrollar el sistema, ahí sí profundizaremos." #### Situación: Usuario Pide Muy Poco Detalle **Usuario:** "El sistema envía la factura al cliente." **Tú (pidiendo más detalle):** "Para poder automatizar esto, necesitamos saber qué datos incluye la factura, cómo se genera, qué validaciones hace... ¿Podemos profundizar un poco en cómo funciona exactamente el envío?" #### Situación: Mezclan As-Is y To-Be **Usuario:** "El empleado solicita vacaciones, el sistema valida automáticamente, pero ahora tenemos que ir a RRHH para el papel..." **Tú (clarificando):** "Espera, estoy confundido. ¿Estamos hablando de cómo funciona ahora (As-Is) o cómo queremos que funcione (To-Be)? Porque mencionas 'sistema valida automáticamente' (futuro) y 'ir a RRHH' (actual). ¿Hacemos primero el proceso actual completo y luego diseñamos el futuro?" ### Ejemplo 5: Adaptación Dinámica por Audiencia #### Fase 1: Sesión con Usuarios Finales (Fine-Grained + As-Is) **Objetivo:** Entender proceso actual en detalle ``` Entrevista: María (Administrativa) Scope: Detallado, proceso actual 1. `María recibe parte de trabajo del técnico` 2. `María abre sistema facturación` 3. `María busca orden por número` 4. `María verifica que orden está "completada"` 5. `María copia datos cliente a factura` 6. `María introduce horas trabajadas manualmente` 7. `María introduce materiales manualmente` 8. `María calcula descuentos (calculadora)` 9. `María calcula impuestos (tabla)` 10. `María revisa totales` 11. `María genera PDF factura` 12. `María abre Outlook` 13. `María redacta email` 14. `María adjunta PDF` 15. `María envía email` 16. `María marca orden como "facturada"` 17. `María archiva parte papel` Tiempo promedio: 25 minutos Puntos de error: Pasos 7, 8, 9 (cálculos manuales) ``` #### Fase 2: Sesión con Desarrolladores (Fine-Grained + To-Be) **Objetivo:** Diseñar solución técnica ``` Workshop: Equipo Desarrollo Scope: Detallado, proceso futuro 1. `Técnico completa orden en tablet` 2. `Tablet guarda datos localmente` 3. `Tablet sincroniza cuando hay conexión` 4. `API recibe datos orden completada` 5. `Servicios calculan costes automáticamente` 5.1. `Consulta tarifa por tipo trabajo` 5.2. `Suma horas trabajadas` 5.3. `Calcula materiales + margen` 5.4. `Aplica descuentos cliente` 5.5. `Calcula impuestos según ubicación` 6. `Generador PDF crea factura` 7. `Email service envía factura` 8. `Sistema actualiza estado orden` 9. `Notificación a contabilidad` 10. `Sincronización con ERP` Automatización: 95% Tiempo estimado: 2 minutos ``` #### Fase 3: Presentación a Gerencia (Coarse-Grained + To-Be) **Objetivo:** Mostrar beneficios ``` Presentación: Gerencia General Scope: Visión general, futuro 1. `Técnico completa trabajo` 2. `Sistema calcula automáticamente` 3. `Cliente recibe factura al instante` 4. `Contabilidad actualiza automáticamente` BENEFICIOS: - Tiempo: 25 min → 2 min (92% reducción) - Errores: 15% → 0% (eliminación) - Satisfacción cliente: +40% - Productividad: +300% ``` ## Progressive Disclosure Para información específica: - **Granularidad**: consulta `references/granularidad-pajaro-vs-mar.md` - **Perspectivas**: consulta `references/as-is-vs-to-be.md` - **Audiencias**: consulta `references/audiencias-y-scope.md` - **Cambios**: consulta `references/ejemplos-cambio-granularidad.md` - **Expectativas**: consulta `references/gestion-expectativas.md` ## Metáforas Clave ### Granularidad #### Vista de Pájaro/Cometa (Coarse-Grained) - **Perspectiva:** Desde arriba, vista general - **Qué ves:** Flujo principal, pasos amplios - **Qué NO ves:** Detalles, excepciones, sistemas específicos - **Analogía:** Como ver un río desde un avión - ves el curso general, no las piedras del fondo - **Uso típico:** Presentaciones, planificación, comunicación ejecutiva #### Vista de Mar/Peces (Fine-Grained) - **Perspectiva:** Bajo el agua, detalle granular - **Qué ves:** Cada paso, cada actor, cada validación - **Qué NO ves:** Solo lo general, el "por qué" - **Analogía:** Como nadar en el río - ves cada piedra, corriente, pez - **Uso típico:** Desarrollo, automatización, documentación técnica ### Perspectiva Temporal #### As-Is (Proceso Actual) - **Analogía:** Fotografía del momento actual - **Enfoque:**如实描述, incluyendo imperfecciones - **Uso:** Baseline, identificación de problemas #### To-Be (Proceso Futuro) - **Analogía:** Boceto de lo que queremos construir - **Enfoque:** Ideal, optimizado, automatizado - **Uso:** Diseño, planificación, visión ## Principios de Scope Management ### 1. Propósito Determina Granularidad - **Desarrollo** → Fine-grained - **Comunicación** → Coarse-grained - **Análisis** → Fine-grained (As-Is) - **Planificación** → Coarse-grained (To-Be) ### 2. Audiencia Determina Perspectiva - **Usuarios finales** → As-Is detallado - **Desarrolladores** → To-Be detallado - **Ejecutivos** → As-Is + To-Be (comparación) - **Stakeholders** → Según objetivo ### 3. Fase del Proyecto - **Descubrimiento** → As-Is coarse - **Análisis** → As-Is fine - **Diseño** → To-Be coarse - **Desarrollo** → To-Be fine - **Implementación** → To-Be fine - **Validación** → As-Is vs To-Be ### 4. Cambio es Normal - Scope puede cambiar durante sesión - Es mejor adaptar que forzar - Comunicar cambios claramente - Validar nuevo scope ## Tips for Application ### Para Definir Scope Inicial 1. **Pregunta directa:** "¿Para qué vamos a usar esto?" 2. **Identifica audiencia:** "¿Quién lo va a leer/usar?" 3. **Clarifica nivel:** "¿Visión general o detalle paso a paso?" 4. **Confirma perspectiva:** "¿Proceso actual o futuro deseado?" ### Para Mantener Scope 1. **Señales de over-scope:** Demasiados detalles técnicos, pasos micro 2. **Señales de under-scope:** Pasos muy amplios, preguntas sobre implementación 3. **Ajusta dinámicamente:** "Para [propósito], ¿necesitamos más o menos detalle?" 4. **Documenta decisiones:** "Modelamos a nivel [X] porque [razón]" ### Para Cambiar Scope 1. **Comunica el cambio:** "Cambiamos de visión general a detalle porque..." 2. **Justifica la decisión:** "Para [objetivo], necesitamos [nivel] granularidad" 3. **Valida con usuario:** "¿Te parece bien este nivel de detalle?" 4. **Ofrece alternativas:** "Podemos hacer [opción A] u [opción B]" ## Common Pitfalls to Avoid ❌ **No definir scope al inicio** - Asumir que "todos saben" el nivel necesario - No preguntar propósito u audiencia ❌ **Scope creep durante sesión** - Agregar detalles sin preguntar - No mantener foco en objetivo ❌ **Mezclar granularidades** - Algunos pasos muy detallados, otros muy amplios - Inconsistencia confunde ❌ **Confundir As-Is y To-Be** - Mezclar proceso actual con deseado - No clarificar perspectiva ❌ **No adaptar a audiencia** - Mismo nivel para todos - No considerar conocimientos técnicos ❌ **Ser inflexible al cambio** - No adaptar cuando scope cambia - Forzar scope inapropiado ❌ **Over-engineering** - Demasiado detalle innecesario - Modelar lo obvio ❌ **Under-engineering** - Muy poco detalle para el propósito - Saltar pasos importantes **Recuerda:** El scope correcto es el que sirve al propósito. Ni más ni menos. Es mejor tener el nivel apropiado que tener "todo". Pregunta, clarifica, adapta.