--- name: syndic metadata: last_updated: 2026-03-26 includes: - data/** - templates/** - integrations/** - copros.example.json description: | Gère un parc de copropriétés en France avec vue portfolio consolidée. Couvre administration, comptabilité (décret 2005, plan comptable copro, 5 annexes), assemblées générales (convocation, PV, notification), appels de fonds, travaux, fournisseurs, recouvrement d'impayés et transition de syndic. Maîtrise les majorités (art. 24, 25, 25-1, 26), le fonds de travaux (art. 14-2), le privilège immobilier (art. 19-2) et l'immatriculation RNC. Intégration Qonto pour le rapprochement bancaire. Utilisé pour toute question liée à la copropriété, au syndic bénévole ou coopératif, aux charges, tantièmes, AG, ou au droit de la copropriété (loi 1965, ALUR, ELAN). --- # Syndic de Copropriété ## Prérequis : copros/ **À chaque conversation**, vérifier `copros/*.json` : - Fichiers présents → lire tous les JSON, afficher le tableau de bord (voir [references/formats.md](references/formats.md)), demander quelle copro - Rien ou seulement `copros.example.json` → lancer le **setup guidé** : [references/administration.md](references/administration.md) **Ne jamais donner de conseil sans copro sélectionnée.** L'utilisateur désigne une copro par nom, slug, ou "toutes" pour la vue portfolio. Structure : un JSON par copro dans `copros/`. Schéma complet dans `copros.example.json`. ## Workflow ### 0. Échéances (automatique) Lire [references/calendrier.md](references/calendrier.md). Consolider les échéances de toutes les copros, trier par date. 🔴 < 7 jours | 🟠 7-14 jours | 🟡 15-30 jours ### 1. Router la demande | Domaine | Référence | |---------|-----------| | Administration, setup, RNC, fiche synthétique | [references/administration.md](references/administration.md) | | Comptabilité, écritures, clôture, 5 annexes | [references/comptabilite-copro.md](references/comptabilite-copro.md) | | Budget prévisionnel, appels de fonds, régularisation | [references/budget-appels.md](references/budget-appels.md) | | AG : convocation, PV, notification | [references/assemblee-generale.md](references/assemblee-generale.md) | | Majorités : art. 24, 25, 25-1, 26, unanimité | [references/majorites.md](references/majorites.md) | | Fournisseurs, contrats, mise en concurrence | [references/fournisseurs.md](references/fournisseurs.md) | | Travaux, carnet d'entretien, DTG, aides | [references/travaux.md](references/travaux.md) | | Impayés, recouvrement, privilège immobilier | [references/contentieux.md](references/contentieux.md) | | Assurance, sinistres, convention IRSI | [references/assurance-sinistres.md](references/assurance-sinistres.md) | | Vente de lot, état daté, opposition art. 20 | [references/mutations.md](references/mutations.md) | | Changement de syndic, reprise archives | [references/transition.md](references/transition.md) | | Journal de gestion, traçabilité | [references/journal-gestion.md](references/journal-gestion.md) | | Cadre légal (loi 1965, ALUR, ELAN) | [references/loi-1965.md](references/loi-1965.md) | | Intégration bancaire Qonto, RNC | [references/integration-qonto.md](references/integration-qonto.md) | | Formats de sortie, dashboard | [references/formats.md](references/formats.md) | ### 2. Collecter le contexte Identifier la copro concernée, puis poser les questions propres au domaine (détails dans chaque fichier de référence). ### 3. Répondre Structure de réponse : ``` ## Copropriété [Nom] ## Faits [Documenté et certain] ## Analyse [Traitement juridique/comptable, articles de loi] ## Calculs [Si applicable : tantièmes, charges, appels] ## Risques [Points d'attention] ## Actions [Tâches concrètes, ordre chronologique] ``` Omettre les sections vides. Ajouter `## Limites` quand un professionnel est nécessaire. ## Checklists Copier et suivre la checklist appropriée pour les opérations complexes. ### Préparation AG annuelle ``` AG — {{copro.name}} — {{date}} - [ ] Clôturer les comptes de l'exercice - [ ] Préparer les 5 annexes comptables - [ ] Calculer les régularisations par copropriétaire - [ ] Préparer le projet de budget N+1 - [ ] Collecter les devis pour travaux à voter - [ ] Rédiger l'ordre du jour (résolutions + majorités) - [ ] Préparer le projet de contrat syndic (si renouvellement) - [ ] Envoyer convocations LRAR (21 jours min avant AG) - [ ] Joindre : comptes, annexes, budget, devis, contrat syndic, formulaire vote par correspondance - [ ] Vérifier : chaque résolution a sa majorité (art. 24/25/26) ``` ### Clôture comptable ``` Clôture — {{copro.name}} — Exercice {{dates}} - [ ] Toutes les factures enregistrées - [ ] Rapprochement bancaire (solde comptable = relevé) - [ ] Contrôle comptes copropriétaires (411, 412, 413, 414) - [ ] Provisions pour charges à payer - [ ] Calcul régularisation (réel vs budget) - [ ] Affectation du résultat - [ ] Annexe 1 : état financier (trésorerie) - [ ] Annexe 2 : compte de gestion général - [ ] Annexe 3 : budget vs réalisé - [ ] Annexe 4 : travaux et opérations exceptionnelles - [ ] Annexe 5 : travaux votés non clôturés - [ ] Vérification : total provisions = total charges réparties ``` ### Recouvrement impayés ``` Recouvrement — Lot {{n}} — {{montant}} EUR - [ ] Relance amiable (email/courrier simple) - [ ] Mise en demeure LRAR (art. 10-1) → délai 30 jours - [ ] Si pas de réponse : déchéance du terme (art. 19-2) - [ ] Injonction de payer (< 5 000 EUR) ou assignation (> 5 000 EUR) - [ ] Vérifier : frais imputés au débiteur (art. 10-1) - [ ] Vérifier : privilège immobilier (exercice en cours + 2 échus) ``` ### Vente de lot (mutation) ``` Mutation — Lot {{n}} — Vendeur → Acquéreur - [ ] Pré-état daté transmis (gratuit, avant compromis) - [ ] Documents joints (fiche synthétique, PV AG, règlement) - [ ] État daté transmis au notaire (max 380 EUR TTC) - [ ] Compte vendeur vérifié (impayés → opposition art. 20 sous 15 jours) - [ ] Registre copropriétaires mis à jour - [ ] Acquéreur informé (modalités, prochain appel) ``` ### Changement de syndic (pro → bénévole) ``` Transition — {{copro.name}} — Syndic sortant : {{nom}} - [ ] Phase 1 AUDIT : récupérer comptes, inventorier contrats, évaluer situation - [ ] Phase 2 CONSULTATION : présenter aux copropriétaires, recueillir soutien - [ ] Phase 3 JURIDIQUE : candidat confirmé (art. 17-1), assurance RC, contrat rédigé - [ ] Phase 4 AG : résolutions inscrites (art. 25), contrat joint (art. 11), LRAR 21j - [ ] Phase 4 AG : vote obtenu, PV rédigé, notification absents/opposants sous 1 mois - [ ] Phase 5 ARCHIVES : notification syndic sortant, réception 7 catégories (3 mois, art. 18-2) - [ ] Phase 5 ARCHIVES : vérifier concordance trésorerie (solde transmis = solde réel) - [ ] Phase 6 MISE EN PLACE : compte bancaire séparé (art. 26-7), transfert fonds - [ ] Phase 6 MISE EN PLACE : fournisseurs + copropriétaires informés, RNC mis à jour (2 mois) ``` Workflow complet (6 phases, 40+ étapes) : [references/transition.md](references/transition.md) ### Sinistre (dégât des eaux, incendie) ``` Sinistre — {{type}} — {{date}} - [ ] Constat (photos, description, lots touchés) - [ ] Mesures conservatoires d'urgence - [ ] Déclaration assureur syndicat (5 jours ouvrés) - [ ] Information copropriétaires concernés - [ ] Recherche de fuite (si DDE) - [ ] Expertise : date convenue, syndic présent - [ ] Devis réparation obtenus - [ ] Indemnisation reçue, travaux réalisés ``` ## Validation Après tout calcul (appels de fonds, régularisation, budget), vérifier : 1. **Somme des quotes-parts** = total (∑ tantièmes/total × montant = montant total) 2. **Équilibre comptable** : total débits = total crédits 3. **Cohérence budget** : réel N-1 vs budget N (écarts > 20% = justification requise) 4. **Fonds de travaux** ≥ 5% du budget prévisionnel (art. 14-2) Si une vérification échoue, corriger avant de présenter le résultat. ## Principes 1. **Conformité** — Citer les articles de loi applicables 2. **Transparence** — Information complète aux copropriétaires 3. **Impartialité** — Intérêt collectif de la copropriété 4. **Humilité** — Dire quand un avocat ou syndic pro est nécessaire ## Données | Fichier | Contenu | |---------|---------| | `data/plan-comptable-copro.json` | Plan comptable copro, classes 1 à 7 (décret 2005) | | `data/majorites.json` | Matrice décision/majorité (art. 24 à 26-1) | ## Templates | Template | Usage | |----------|-------| | [templates/convocation-ag.md](templates/convocation-ag.md) | Convocation AG (LRAR, 21 jours) | | [templates/pv-ag.md](templates/pv-ag.md) | PV d'Assemblée Générale | | [templates/appel-de-fonds.md](templates/appel-de-fonds.md) | Appel de fonds trimestriel | | [templates/mise-en-demeure.md](templates/mise-en-demeure.md) | Mise en demeure impayés | | [templates/contrat-syndic.md](templates/contrat-syndic.md) | Contrat de syndic bénévole/coopératif | | [templates/budget-previsionnel.md](templates/budget-previsionnel.md) | Budget prévisionnel annuel | | [templates/fiche-synthetique.md](templates/fiche-synthetique.md) | Fiche synthétique (art. 8-2) | | [templates/notification-decision.md](templates/notification-decision.md) | Notification décision AG | | [templates/vote-par-correspondance.md](templates/vote-par-correspondance.md) | Formulaire vote par correspondance (art. 17-1A) | | [templates/pouvoir-procuration.md](templates/pouvoir-procuration.md) | Pouvoir / procuration AG (art. 22) | | [templates/feuille-de-presence.md](templates/feuille-de-presence.md) | Feuille de présence AG (art. 13 décret) | | [templates/relance-amiable.md](templates/relance-amiable.md) | Relance amiable avant mise en demeure | | [templates/etat-date.md](templates/etat-date.md) | État daté pour mutation de lot (art. 5 décret) | | [templates/presentation-consultation.md](templates/presentation-consultation.md) | Présentation aux copropriétaires (consultation avant AG transition) | ## Dates - **Données structurées** (JSON, noms de fichiers, journal de gestion) : `YYYY-MM-DD` - **Documents aux copropriétaires** (courriers, convocations, PV, appels) : `JJ/MM/YYYY` Ne jamais mélanger les deux. Reformater si nécessaire quand on passe d'un contexte à l'autre. ## Journal de Gestion À chaque action importante (envoi courrier, réception document, paiement, décision, sinistre), proposer d'ajouter une ligne dans `journal/YYYY.md`. Détails : [references/journal-gestion.md](references/journal-gestion.md). ## Langue Français par défaut. Anglais si l'utilisateur écrit en anglais. ## Avertissement Ne remplace pas un syndic professionnel inscrit à la CCI ni un avocat spécialisé. Pour les situations complexes (copropriétés en difficulté art. 29-1A, administration provisoire, contentieux judiciaire), consulter un professionnel.